Kann ich abschließen, wenn noch nicht alle Rechnungen da sind?

Die kurze Antwort

Ja, mit ausreichender Begründung von Kosten und Verpflichtungen. Das Eingangsdatum der Rechnung bestimmt nicht allein, zu welchem Jahr Kosten gehören.

Grundlage: Art. 2:384 Abs. 2 und 2:395a Abs. 3 BW

Welche Verpflichtungen bestehen am Bilanzstichtag schon?

Ein Jahresabschluss kann aufgestellt werden, bevor jede Rechnung physisch eingegangen ist. Sie müssen aber beurteilen, welche Leistungen und Verpflichtungen zum Geschäftsjahr gehören. Ein Lieferant, der im Januar für Arbeiten im Dezember abrechnet, kann daher für den Jahresabschluss relevant sein. Auf die Rechnung zu warten ist nicht immer die einzig richtige Verarbeitung.

Erstellen Sie eine Übersicht erbrachter Leistungen und gelieferter Waren, für die noch keine Rechnung gebucht ist. Nutzen Sie Verträge, Auftragsbestätigungen, Stundennachweise und Korrespondenz, um den Betrag zu belegen. Denken Sie an Accountant, Energie, Fremdpersonal und Wartung. Unterscheiden Sie zwischen tatsächlich erbrachten Leistungen und Kosten, die ausschließlich für das Folgejahr geplant sind. Ein künftiger Wunsch ist keine bestehende Verbindlichkeit. Prüfen Sie auch, ob Beträge bereits über ein anderes Konto verarbeitet wurden. Ohne diese Prüfung kann derselbe Aufwand sowohl in einer Rückstellung als auch in einer später eingehenden Rechnung landen.

Wie schätzen Sie fehlende Rechnungen?

Art. 2:384 Abs. 2 BW ist relevant für Verpflichtungen, die vor Ende des Geschäftsjahres entstanden und vor der Aufstellung bekannt geworden sind. Die anwendbaren Bewertungsgrundlagen und etwaigen Vereinfachungen bestimmen die konkrete Verarbeitung. Das Kleinst-Regime kennt zum Beispiel eine besondere Möglichkeit bei bestimmten Abgrenzungsposten; wenden Sie sie nicht stillschweigend oder selektiv an. Halten Sie die gewählte Behandlung fest und seien Sie konsequent. Bei einem bekannten Betrag für erhaltene Leistungen kann ein Posten für noch zu zahlende Beträge passend sein. Bei größerer Unsicherheit ist zu beurteilen, ob eine andere Kategorie oder ein Anhang nötig ist.

Behandeln Sie die USt. gesondert. Ein geschätzter Kostenposten bedeutet nicht automatisch, dass die USt. schon als Vorsteuer abgezogen werden darf. Die Belastingdienst (niederländische Steuerverwaltung) stellt Anforderungen an den Abzug, darunter grundsätzlich den Besitz einer geeigneten Rechnung und die Verwendung für steuerpflichtige Tätigkeiten. Prüfen Sie die konkrete Situation und etwaige Ausnahmen. Bitten Sie den Lieferanten möglichst um eine Aufstellung oder eine rechtzeitige Rechnung. Erläutern Sie bei einer Schätzung, welche Beträge inklusive oder exklusive USt. verwendet wurden. So vermeiden Sie, dass die Berechnung des Jahresabschlusses und die USt.-Voranmeldung unbemerkt auf verschiedenen, nicht belegten Ausgangspunkten beruhen.

Wann verarbeiten Sie die USt.?

Prüfen Sie nach Erhalt der Rechnung, ob die Schätzung passt, und lösen Sie den zuvor erfassten Posten gegen die richtige Kostenverbuchung auf. Differenzen können eine zusätzliche Beurteilung erfordern, besonders wenn sie wesentlich sind oder Informationen über die Lage am Bilanzstichtag geben. Führen Sie daher eine Liste offener Schätzungen mit einem Verantwortlichen und einem Kontrolldatum. So wird sichtbar, welche Posten später noch weiterverfolgt werden müssen. Schließen Sie kein Geschäftsjahr mit beliebigen runden Beträgen ab, nur um schnell fertig zu werden. Eine begründete Schätzung kann brauchbar sein; ein unerklärter Ausgleichsposten macht die Akte dagegen schwerer beurteilbar und erhöht die Gefahr doppelter Kosten.

Quellen

• Belastingdienst: eine Buchführung einrichten
• Belastingdienst: welche USt. ist abziehbar?

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