Jahresabschluss-Software: was sie ist und wie Sie wählen

Was ist Jahresabschluss-Software?

Jahresabschluss-Software ist ein Programm, das die Zahlen aus Ihrer Buchhaltung in einen niederländischen Jahresabschluss nach Titel 9 Buch 2 BW umwandelt: eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung und einen Anhang, und wo nötig einen Lagebericht. Gute Software bestimmt auch Ihre Größenklasse und erstellt daraus die Offenlegungsunterlagen, die Sie bei der KVK hinterlegen.

Der Unterschied zur Buchhaltungssoftware liegt im Zeitpunkt und im Zweck. Ein Buchhaltungspaket erfasst das ganze Jahr über Transaktionen und liefert am Ende eine Summen- und Saldenliste. Jahresabschluss-Software beginnt dort. Sie ordnet die Salden den gesetzlichen Posten zu, stellt den Anhang auf und sorgt dafür, dass Zahlen und Texte zusammenpassen. Viele Buchhaltungspakete haben ein Jahresabschlussmodul; es gibt auch eigenständige Programme, die mit dem Export vieler Pakete arbeiten.

Ein Jahresabschluss ist Pflicht für die BV, die NV, die Genossenschaft und den Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit (onderlinge waarborgmaatschappij) Art. 2:360 Abs. 1 BW. Stiftungen und Vereine fallen nur dann unter dieselben Regeln, wenn sie ein Unternehmen betreiben mit einem Nettoumsatz von mindestens € 7,5 mln in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren Art. 2:360 Abs. 3 BW. Ein Einzelunternehmen (eenmanszaak), eine Maatschap oder eine gewöhnliche vof hinterlegt keinen Jahresabschluss; dort genügen die Jahreszahlen für die Steuererklärung.

Was gute Jahresabschluss-Software für Sie leistet

Ein vollständiges Programm führt Sie durch die ganze Kette, von der Buchhaltung bis zur Hinterlegung. Diese Schritte muss es beherrschen.

1. Einlesen: die Summen- und Saldenliste oder die Auditdatei aus Ihrem Buchhaltungspaket und die Zahlen des Vorjahres.
2. Zuordnen: Jedes Sachkonto erhält einen Platz in der gesetzlichen Gliederung, vorzugsweise über das Referentie GrootboekSchema (RGS).
3. Größenklasse bestimmen: Kleinst, klein, mittelgroß oder groß, nach dem Zwei-von-drei-Kriterium an zwei aufeinanderfolgenden Bilanzstichtagen Art. 2:395a-2:397 BW.
4. Übersichten aufstellen: Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Besluit modellen jaarrekening (Verordnung über die Jahresabschlussschemata), mit den Zahlen des vorherigen Geschäftsjahres daneben Art. 2:363 Abs. 5 BW.
5. Erläutern: Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, Entwicklungsübersichten und die Angaben, die für Ihre Größenklasse gelten.
6. Lagebericht: nur dort, wo das Gesetz ihn verlangt Art. 2:391 BW.
7. Offenlegungsunterlagen zusammenstellen: die gekürzte Fassung, die Sie hinterlegen, neben der vollständigen Fassung für die Gesellschafter.
8. Digitale Einreichung vorbereiten: eine XBRL-Datei nach der niederländischen Taxonomie oder eine Übergabe an Ihren SBR-Weg.
9. Festhalten: wer was geändert und genehmigt hat und an welchem Datum der Jahresabschluss festgestellt wurde Art. 2:394 Abs. 1 BW.

Nicht jedes Paket erledigt alle diese Schritte. Manche enden bei einem sauberen PDF; andere liefern auch die XBRL-Datei und reichen sie über SBR ein. Wissen Sie daher vorab, welche Schritte Sie selbst oder über Ihren Accountant erledigen.

Fünf Arten von Lösungen im Vergleich

Es gibt nicht eine Art von Jahresabschluss-Software. Grob wählen Sie aus fünf Wegen. Die Tabelle zeigt, wann welcher Weg passt.

Die KVK hat außerdem ein eigenes Portal, Zelf Deponeren. Kleinst- und kleine Unternehmen geben darin ihre Offenlegungsunterlagen ein; mittelgroße und große laden dort einen festgestellten Jahresabschluss hoch. Das Portal erstellt keinen vollständigen Jahresabschluss für die Gesellschafter: Den stellen Sie vorher auf.

Sind Sie unsicher zwischen Selbermachen und Auslagern, lesen Sie Jahresabschluss-Software oder Accountant und Excel oder Software. Anbieter nach Kategorie nebeneinander finden Sie unter beste Jahresabschluss-Software. Arbeiten Sie in einer Accountant- oder Buchhaltungskanzlei, lesen Sie Jahresabschluss-Software für Kanzleien.

Jahresabschluss-Software wählen: acht Kriterien

Preis und Bedienkomfort zählen mit, aber die Unterschiede, auf die es später ankommt, liegen tiefer. Prüfen Sie ein Programm anhand dieser acht Punkte.

1. Rechenkern oder Sprachmodell

Lassen Sie Beträge nie von einem Sprachmodell erfinden. Bilanz, Ergebnis und Zwischensummen sollten aus festen Rechenregeln kommen, damit dieselbe Eingabe immer dasselbe Ergebnis liefert. KI ist nützlich für Textentwürfe und für Vorschläge beim Zuordnen von Konten, solange Sie alles durchsehen und anpassen können. Mehr dazu unter KI in Jahresabschluss-Software.

2. RGS und Ihr Buchhaltungspaket

Liest das Programm die Summen- und Saldenliste oder die XAF-Auditdatei Ihres Pakets? Nutzt es die Codes des Referentie GrootboekSchema? Mit RGS-Codes müssen Sie weniger Konten selbst zuordnen. Siehe Anbindung an Ihr Buchhaltungspaket.

3. Größenklasse und Befreiungen

Das Programm muss das Zwei-von-drei-Kriterium an zwei aufeinanderfolgenden Bilanzstichtagen anwenden, einschließlich der Regel für das erste Geschäftsjahr Art. 2:398 Abs. 1 BW. Daraus ergibt sich, was Sie aufstellen und was Sie hinterlegen. Prüfen Sie, ob alle vier Klassen unterstützt werden oder nur Kleinst und klein.

4. Aufstellung und Offenlegung getrennt

Gesellschafter erhalten den vollständigen Jahresabschluss, die KVK oft eine gekürzte Fassung. Gute Software erstellt beide aus denselben Zahlen und zeigt, was in der Offenlegungsfassung wegfällt.

5. SBR, XBRL und Validierung

Fragen Sie, welche Version der niederländischen Taxonomie das Programm nutzt, ob die XBRL-Datei vorab validiert wird und wer sie einreicht. Für das Geschäftsjahr 2025 ist das NT20. Ohne eigene SBR-Anbindung brauchen Sie einen Intermediär oder das KVK-Portal. Siehe XBRL- und SBR-Software.

6. Audit-Trail und Rollen

Wer hat welchen Posten geändert, und wer hat genehmigt? Ein Audit-Trail und getrennte Rollen für Aufstellen, Prüfen und Genehmigen machen die Zusammenarbeit mit Ihrem Accountant einfacher und nachvollziehbar.

7. Hosting und DSGVO

Wo liegen die Daten, welche Unterauftragsverarbeiter sehen mit und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Bei KI-Funktionen: Wo werden Anfragen verarbeitet und werden sie für Training genutzt? Siehe Jahresabschluss-Software und die DSGVO.

8. Preismodell

Abonnement, Lizenz oder ein Betrag pro Jahresabschluss: Was günstig ist, hängt von der Zahl der Unternehmen und Geschäftsjahre ab. Rechnen Sie ein volles Jahr durch, einschließlich Modulen und zusätzlichen Nutzern. Siehe was Jahresabschluss-Software kostet.

Welche Software passt zu Ihrer Größenklasse?

Ihre Größenklasse bestimmt, wie viel die Software leisten muss. Für Geschäftsjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2024 beginnen, gelten die folgenden Grenzen. Sie fallen in eine Klasse, wenn Sie an zwei aufeinanderfolgenden Bilanzstichtagen mindestens zwei der drei Kriterien erfüllen.

Bei einer Holding zählen die Zahlen der Konzerngesellschaften mit Art. 2:396 Abs. 2 BW. Berechnen Sie Ihre Klasse mit dem Größenklassen-Rechner und prüfen Sie mit dem Prüfungspflicht-Check, ob Sie einen Accountant brauchen.

Wie Jaarrekening.io funktioniert

Jaarrekening.io ist ein Online-Programm für Unternehmen unter Titel 9 Buch 2 BW: die BV, die NV und die Genossenschaft sowie Stiftungen und Vereine, die unter Art. 2:360 Abs. 3 BW fallen. Ein Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit (onderlinge waarborgmaatschappij) ist ein Versicherer (Abschnitt 15 von Titel 9); den können Sie nicht anlegen. Es läuft im Browser; Sie installieren nichts.

1. Sie aktivieren das Geschäftsjahr (das erste ist kostenlos) und lesen dann die Summen- und Saldenliste ein, als Excel oder CSV oder als XAF-Auditdatei.
2. Konten mit RGS-Codes werden über diese Codes den Posten des Jahresabschlusses zugeordnet. Für den Rest macht die KI einen Vorschlag, den Sie prüfen.
3. Das Programm leitet die Größenklasse aus Ihren Zahlen ab und zeigt an, ob die Prüfungspflicht gilt. Sie legen die Klasse je Geschäftsjahr fest.
4. Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung kommen aus festen Rechenregeln, nicht aus dem Sprachmodell.
5. Die KI schreibt bearbeitbare Entwürfe für den Anhang und, wenn Ihre Klasse es verlangt, den Lagebericht. Sie beurteilen und passen alles an.
6. Sie exportieren als PDF über das Druckfenster des Browsers, als Word- oder Excel-Datei und als Offenlegungsfassung. Außerdem erstellt die App in jeder Größenklasse eine XBRL-Datei als Validierungskandidat.

Die Vergleichszahlen holen Sie aus dem bei der KVK hinterlegten Jahresabschluss, aus dem vorherigen Jahresabschluss als PDF oder aus der Summen- und Saldenliste des Vorjahres. Teams arbeiten in einem Arbeitsbereich mit Rollen, Genehmigung je Abschnitt und einem Audit-Trail. Die Anmeldung erfolgt mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, und die primäre Datenbank steht in der EU. Alle Funktionen stehen auf der Funktionsseite.

Was kostet Jaarrekening.io?

Der erste Jahresabschluss in Ihrem Konto ist kostenlos, für jede Größenklasse und ohne Zahlungsdaten. Danach zahlen Sie pro Jahresabschluss: einmalig pro Geschäftsjahr, nach Größenklasse des Unternehmens. Für den Jahresabschluss ist kein Abonnement nötig. Was es sonst noch kostenlos gibt, lesen Sie unter kostenlos einen Jahresabschluss erstellen.

Alle Beträge verstehen sich zuzüglich USt. Sie zahlen pro Unternehmen pro Geschäftsjahr; eine Holding mit einer operativen Gesellschaft sind also zwei Jahresabschlüsse. Führen Sie die Buchhaltung in der App, ist das ein Abonnement pro Unternehmen pro Monat; zusätzliche Module, etwa Konsolidierung, sind ein Abonnement pro Arbeitsbereich. Die Beträge stehen auf der Preisseite. Brauchen Sie einen Accountant, kommen dessen Kosten hinzu; siehe was ein Jahresabschluss insgesamt kostet. Mehr zu Preismodellen unter was Jahresabschluss-Software kostet.

Was Jaarrekening.io noch nicht kann

Ein Programm wählen Sie besser, wenn Sie seine Grenzen kennen. Dies sind die Einschränkungen im Moment.

• XBRL: für alle vier Größenklassen, für Geschäftsjahre, die in den Jahren 2023 bis einschließlich 2026 beginnen. Bei einem großen Unternehmen enthält die Datei den vollständigen Jahresabschluss, und Ihr Accountant reicht sie mit SBR-Software ein; eine iXBRL-Datei erstellt die App nicht.
• Einreichen: Jaarrekening.io sendet nichts an die KVK. Sie lassen die XBRL-Datei extern validieren und hinterlegen selbst oder über Ihren Accountant.
• Konzernbefreiung: Wenden Sie Art. 2:403 BW an, liefert die App Vorlagen für die Zustimmungs- und die Haftungserklärung und überwacht die Frist für die Unterlagen der Mutter; die Erklärungen hinterlegen Sie selbst bei der KVK.
• Anbindungen: Direkte Anbindungen je Buchhaltungspaket sind in Vorbereitung und noch nicht freigegeben; Sie arbeiten mit einem Export.
• Rechtsformen: Einzelunternehmen (eenmanszaak), vof, cv und maatschap fallen in der Regel nicht unter Titel 9 und nutzen den Jahresabschluss-Weg nicht.
• Accountant: Mittelgroße und große Unternehmen brauchen einen Bestätigungsvermerk Art. 2:393 BW. Die Software bereitet die Akte vor; die Prüfung bleibt beim Accountant.
• KI-Verarbeitung: KI-Anfragen gehen an die API von Anthropic und können außerhalb der EU verarbeitet werden.

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