Jaarrekeningsoftware: wat het is en hoe u kiest

Wat is jaarrekeningsoftware?

Jaarrekeningsoftware is een programma dat de cijfers uit uw boekhouding omzet in een jaarrekening volgens Titel 9 Boek 2 BW: een balans, een winst-en-verliesrekening en een toelichting, en waar nodig een bestuursverslag. Goede software bepaalt ook uw grootteklasse en maakt daaruit de publicatiestukken die u bij de KvK deponeert.

Het verschil met boekhoudsoftware zit in het moment en het doel. Een boekhoudpakket legt het hele jaar transacties vast en levert aan het eind een saldibalans. Jaarrekeningsoftware begint daar. Zij rubriceert de saldi naar de wettelijke posten, stelt de toelichting op en zorgt dat cijfers en teksten met elkaar kloppen. Veel boekhoudpakketten hebben een jaarwerkmodule; er zijn ook losse programma's die met de export van veel pakketten werken.

Een jaarrekening is verplicht voor de BV, de NV, de coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij art. 2:360 lid 1 BW. Stichtingen en verenigingen vallen alleen onder dezelfde regels als zij een onderneming drijven met een netto-omzet van ten minste € 7,5 mln in twee opeenvolgende boekjaren art. 2:360 lid 3 BW. Een eenmanszaak, maatschap of gewone vof deponeert geen jaarrekening; daar volstaan de jaarcijfers voor de aangifte.

Wat goede jaarrekeningsoftware voor u doet

Een volledig programma neemt u door de hele keten, van boekhouding tot deponering. Dit zijn de stappen die het moet beheersen.

1. Inlezen: de saldibalans of het auditbestand uit uw boekhoudpakket, en de cijfers van vorig jaar.
2. Rubriceren: elke grootboekrekening krijgt een plaats in de wettelijke indeling, bij voorkeur via het Referentie GrootboekSchema (RGS).
3. Grootteklasse bepalen: micro, klein, middelgroot of groot, volgens het twee-van-drie-criterium op twee opeenvolgende balansdata art. 2:395a-2:397 BW.
4. Overzichten opstellen: balans en winst-en-verliesrekening volgens het Besluit modellen jaarrekening, met de cijfers van het vorige boekjaar ernaast art. 2:363 lid 5 BW.
5. Toelichten: grondslagen, verloopoverzichten en de vermeldingen die voor uw grootteklasse gelden.
6. Bestuursverslag: alleen waar de wet het vraagt art. 2:391 BW.
7. Publicatiestukken samenstellen: de ingekorte versie die u deponeert, naast de volledige versie voor de aandeelhouders.
8. Digitaal aanleveren voorbereiden: een XBRL-bestand volgens de Nederlandse Taxonomie, of een overdracht aan uw SBR-route.
9. Vastleggen: wie wat heeft gewijzigd en goedgekeurd, en op welke datum de jaarrekening is vastgesteld art. 2:394 lid 1 BW.

Niet elk pakket doet al deze stappen. Sommige stoppen bij een nette pdf; andere leveren ook het XBRL-bestand en dienen dat via SBR in. Weet dus vooraf welke stappen u zelf of via uw accountant regelt.

Vijf soorten oplossingen vergeleken

Er is niet één soort jaarrekeningsoftware. Grofweg kiest u uit vijf routes. De tabel laat zien wanneer elke route past.

De KvK heeft daarnaast een eigen portaal, Zelf Deponeren. Micro- en kleine rechtspersonen vullen daarin hun publicatiestukken in; middelgrote en grote uploaden er een vastgestelde jaarrekening. Het portaal maakt geen volledige jaarrekening voor de aandeelhouders: die stelt u vooraf op.

Twijfelt u tussen zelf doen en uitbesteden, lees dan jaarrekeningsoftware of accountant en Excel of software. Aanbieders per categorie naast elkaar vindt u in beste jaarrekeningsoftware. Werkt u op een accountants- of administratiekantoor, lees dan jaarrekeningsoftware voor kantoren.

Jaarrekeningsoftware kiezen: acht criteria

Prijs en gebruiksgemak tellen mee, maar de verschillen die er later toe doen zitten dieper. Toets een programma op deze acht punten.

1. Rekenkern of taalmodel

Laat bedragen nooit door een taalmodel bedenken. Balans, resultaat en subtotalen horen uit vaste rekenregels te komen, zodat dezelfde invoer altijd dezelfde uitkomst geeft. AI is nuttig voor conceptteksten en voor voorstellen bij het koppelen van rekeningen, zolang u alles kunt nalopen en aanpassen. Meer hierover in AI in jaarrekeningsoftware.

2. RGS en uw boekhoudpakket

Leest het programma de saldibalans of het XAF-auditbestand van uw pakket? Gebruikt het de codes van het Referentie GrootboekSchema? Met RGS-codes hoeft u minder rekeningen zelf te koppelen. Zie koppelen aan uw boekhoudpakket.

3. Grootteklasse en vrijstellingen

Het programma moet het twee-van-drie-criterium op twee opeenvolgende balansdata toepassen, inclusief de regel voor het eerste boekjaar art. 2:398 lid 1 BW. Daaruit volgt wat u opstelt en wat u deponeert. Kijk of alle vier de klassen worden ondersteund of alleen micro en klein.

4. Opstelling en publicatie gescheiden

Aandeelhouders krijgen de volledige jaarrekening, de KvK vaak een ingekorte versie. Goede software maakt beide uit dezelfde cijfers en laat zien wat er in de publicatieversie wegvalt.

5. SBR, XBRL en validatie

Vraag welke versie van de Nederlandse Taxonomie het programma gebruikt, of het XBRL-bestand vooraf wordt gevalideerd en wie het indient. Voor boekjaar 2025 is dat NT20. Zonder eigen SBR-koppeling heeft u een intermediair of het KvK-portaal nodig. Zie XBRL- en SBR-software.

6. Audittrail en rollen

Wie heeft welke post gewijzigd, en wie heeft goedgekeurd? Een audittrail en aparte rollen voor opstellen, beoordelen en goedkeuren maken samenwerken met uw accountant eenvoudiger en controleerbaar.

7. Hosting en AVG

Waar staan de gegevens, welke subverwerkers kijken mee en is er een verwerkersovereenkomst? Bij AI-functies: waar worden verzoeken verwerkt en worden ze voor training gebruikt? Zie jaarrekeningsoftware en de AVG.

8. Prijsmodel

Abonnement, licentie of een bedrag per jaarrekening: wat voordelig is, hangt af van het aantal rechtspersonen en boekjaren. Reken een volledig jaar door, inclusief modules en extra gebruikers. Zie wat jaarrekeningsoftware kost.

Welke software past bij uw grootteklasse?

Uw grootteklasse bepaalt hoeveel de software moet kunnen. Voor boekjaren die op of na 1 januari 2024 beginnen, gelden de grenzen hieronder. U valt in een klasse als u op twee opeenvolgende balansdata aan ten minste twee van de drie criteria voldoet.

Bij een holding tellen de cijfers van de groepsmaatschappijen mee art. 2:396 lid 2 BW. Reken uw klasse uit met de grootteklasse calculator en kijk met de controleplicht-check of u een accountant nodig heeft.

Hoe Jaarrekening.io werkt

Jaarrekening.io is een online programma voor rechtspersonen onder Titel 9 Boek 2 BW: de BV, de NV en de coöperatie, en stichtingen en verenigingen die onder art. 2:360 lid 3 BW vallen. Een onderlinge waarborgmaatschappij is een verzekeraar (afdeling 15 van Titel 9); die kunt u niet aanmaken. Het draait in de browser; u installeert niets.

1. U activeert het boekjaar (de eerste is gratis) en leest daarna de saldibalans in, als Excel of CSV, of als XAF-auditbestand.
2. Rekeningen met RGS-codes worden via die codes aan de jaarrekeningposten gekoppeld. Voor de rest doet de AI een voorstel dat u controleert.
3. Het programma leidt de grootteklasse af uit uw cijfers en geeft aan of de controleplicht geldt. U legt de klasse per boekjaar vast.
4. Balans en winst-en-verliesrekening komen uit vaste rekenregels, niet uit het taalmodel.
5. De AI schrijft bewerkbare concepten voor toelichting en, als uw klasse dat vereist, het bestuursverslag. U beoordeelt en past alles aan.
6. U exporteert als pdf via het afdrukvenster van de browser, als Word- of Excel-bestand en als publicatieversie. Daarnaast maakt de app, in elke grootteklasse, een XBRL-bestand als validatiekandidaat.

De vergelijkende cijfers haalt u op uit de gedeponeerde jaarrekening bij de KvK, uit de vorige jaarrekening als pdf of uit de saldibalans van vorig jaar. Teams werken in één werkruimte met rollen, goedkeuring per sectie en een audittrail. Inloggen gaat met tweestapsverificatie, en de primaire database staat in de EU. Alle functies staan op de functiepagina.

Wat kost Jaarrekening.io?

De eerste jaarrekening in uw account is gratis, voor elke grootteklasse en zonder betaalgegevens. Daarna betaalt u per jaarrekening: eenmalig per boekjaar, naar de grootteklasse van de rechtspersoon. Voor de jaarrekening is geen abonnement nodig. Wat er verder gratis is, leest u in gratis jaarrekening maken.

Alle bedragen zijn exclusief btw. U betaalt per rechtspersoon per boekjaar; een holding met een werkmaatschappij zijn dus twee jaarrekeningen. Voert u de boekhouding in de app, dan is dat een abonnement per rechtspersoon per maand; aanvullende modules, zoals consolidatie, zijn een abonnement per werkruimte. De bedragen staan op de prijzenpagina. Heeft u een accountant nodig, dan komen diens kosten erbij; zie wat een jaarrekening in totaal kost. Meer over prijsmodellen in wat jaarrekeningsoftware kost.

Wat Jaarrekening.io nu nog niet doet

Een programma kiest u beter als u de grenzen kent. Dit zijn de beperkingen op dit moment.

• XBRL: voor alle vier de grootteklassen, voor boekjaren die beginnen in 2023 tot en met 2026. Bij een grote rechtspersoon bevat het bestand de volledige jaarrekening en dient uw accountant het in met SBR-software; een iXBRL-bestand maakt de app niet.
• Indienen: Jaarrekening.io verzendt niets naar de KvK. U laat het XBRL-bestand extern valideren en deponeert zelf of via uw accountant.
• Groepsvrijstelling: past u art. 2:403 BW toe, dan geeft de app sjablonen voor de instemmings- en de aansprakelijkheidsverklaring en bewaakt zij de termijn voor de stukken van de moeder; de verklaringen deponeert u zelf bij de KvK.
• Koppelingen: directe koppelingen per boekhoudpakket zijn in voorbereiding en nog niet vrijgegeven; u werkt met een export.
• Rechtsvormen: eenmanszaak, vof, cv en maatschap vallen in de regel niet onder Titel 9 en gebruiken de jaarrekeningroute niet.
• Accountant: middelgrote en grote rechtspersonen hebben een controleverklaring nodig art. 2:393 BW. De software bereidt het dossier voor; de controle blijft bij de accountant.
• AI-verwerking: AI-verzoeken gaan naar de API van Anthropic en kunnen buiten de EU worden verwerkt.

Alles over jaarrekeningsoftware

Verder lezen

Lees ook