Logiciel de comptes annuels : ce que c'est et comment choisir

Qu'est-ce qu'un logiciel de comptes annuels ?

Un logiciel de comptes annuels est un programme qui convertit les chiffres de votre comptabilité en comptes annuels néerlandais selon le titre 9 du livre 2 du BW : un bilan, un compte de résultat et une annexe, et si nécessaire un rapport de gestion. Un bon logiciel détermine aussi votre catégorie de taille et en tire les documents de publication que vous déposez à la KVK.

La différence avec un logiciel comptable tient au moment et à l'objectif. Un logiciel comptable enregistre les transactions toute l'année et fournit à la fin une balance générale. Le logiciel de comptes annuels commence là. Il classe les soldes selon les postes légaux, établit l'annexe et veille à ce que chiffres et textes concordent. Beaucoup de logiciels comptables ont un module de comptes annuels ; il existe aussi des programmes autonomes qui travaillent avec l'export de nombreux logiciels.

Des comptes annuels sont obligatoires pour la BV, la NV, la coopérative et la société d'assurance mutuelle (onderlinge waarborgmaatschappij) art. 2:360, al. 1 BW. Les fondations et associations ne relèvent des mêmes règles que si elles exploitent une entreprise avec un chiffre d'affaires net d'au moins € 7,5 mln sur deux exercices consécutifs art. 2:360, al. 3 BW. Une entreprise individuelle (eenmanszaak), une maatschap ou une vof ordinaire ne dépose pas de comptes annuels ; les chiffres annuels pour la déclaration suffisent.

Ce que fait pour vous un bon logiciel de comptes annuels

Un programme complet vous accompagne sur toute la chaîne, de la comptabilité au dépôt. Voici les étapes qu'il doit maîtriser.

1. Importer : la balance générale ou le fichier d'audit de votre logiciel comptable, et les chiffres de l'an dernier.
2. Classer : chaque compte du grand livre trouve sa place dans la présentation légale, de préférence via le Referentie GrootboekSchema (RGS).
3. Déterminer la catégorie de taille : micro, petite, moyenne ou grande, selon le critère deux sur trois à deux dates de bilan consécutives art. 2:395a-2:397 BW.
4. Établir les états : bilan et compte de résultat selon le Besluit modellen jaarrekening (arrêté sur les modèles de comptes annuels), avec les chiffres de l'exercice précédent à côté art. 2:363, al. 5 BW.
5. Commenter : principes comptables, tableaux de variation et les mentions applicables à votre catégorie de taille.
6. Rapport de gestion : uniquement là où la loi l'exige art. 2:391 BW.
7. Composer les documents de publication : la version abrégée que vous déposez, à côté de la version complète pour les actionnaires.
8. Préparer la transmission numérique : un fichier XBRL selon la taxonomie néerlandaise, ou un transfert vers votre voie SBR.
9. Consigner : qui a modifié et approuvé quoi, et à quelle date les comptes annuels ont été approuvés art. 2:394, al. 1 BW.

Tous les logiciels ne font pas toutes ces étapes. Certains s'arrêtent à un PDF propre ; d'autres livrent aussi le fichier XBRL et le transmettent via SBR. Sachez donc d'avance quelles étapes vous assurez vous-même ou par votre expert-comptable.

Cinq types de solutions comparés

Il n'existe pas un seul type de logiciel de comptes annuels. Grosso modo, vous choisissez parmi cinq voies. Le tableau montre quand chaque voie convient.

La KVK a en outre son propre portail, Zelf Deponeren. Les micro et petites entités y saisissent leurs documents de publication ; les moyennes et grandes y téléversent des comptes annuels approuvés. Le portail ne produit pas de comptes annuels complets pour les actionnaires : vous les établissez au préalable.

Si vous hésitez entre le faire vous-même et externaliser, lisez logiciel de comptes annuels ou expert-comptable et Excel ou logiciel. Les fournisseurs par catégorie côte à côte figurent dans meilleur logiciel de comptes annuels. Si vous travaillez dans un cabinet d'expertise comptable ou de comptabilité, lisez logiciel de comptes annuels pour cabinets.

Choisir un logiciel de comptes annuels : huit critères

Le prix et la facilité d'usage comptent, mais les différences qui importent plus tard sont plus profondes. Évaluez un programme sur ces huit points.

1. Noyau de calcul ou modèle de langage

Ne laissez jamais un modèle de langage inventer des montants. Bilan, résultat et sous-totaux doivent provenir de règles de calcul fixes, pour que la même saisie donne toujours le même résultat. L'IA est utile pour des projets de textes et pour des propositions lors de l'affectation des comptes, tant que vous pouvez tout relire et adapter. Plus à ce sujet dans l'IA dans les logiciels de comptes annuels.

2. RGS et votre logiciel comptable

Le programme lit-il la balance générale ou le fichier d'audit XAF de votre logiciel ? Utilise-t-il les codes du Referentie GrootboekSchema ? Avec des codes RGS, vous avez moins de comptes à affecter vous-même. Voir connexion à votre logiciel comptable.

3. Catégorie de taille et exemptions

Le programme doit appliquer le critère deux sur trois à deux dates de bilan consécutives, y compris la règle pour le premier exercice art. 2:398, al. 1 BW. Il en découle ce que vous établissez et ce que vous déposez. Regardez si les quatre catégories sont prises en charge ou seulement micro et petite.

4. Établissement et publication séparés

Les actionnaires reçoivent les comptes annuels complets, la KVK souvent une version abrégée. Un bon logiciel produit les deux à partir des mêmes chiffres et montre ce qui disparaît de la version de publication.

5. SBR, XBRL et validation

Demandez quelle version de la taxonomie néerlandaise le programme utilise, si le fichier XBRL est validé au préalable et qui le transmet. Pour l'exercice 2025, c'est NT20. Sans connexion SBR propre, il vous faut un intermédiaire ou le portail de la KVK. Voir logiciel XBRL et SBR.

6. Piste d'audit et rôles

Qui a modifié quel poste, et qui a approuvé ? Une piste d'audit et des rôles distincts pour établir, vérifier et approuver rendent la collaboration avec votre expert-comptable plus simple et contrôlable.

7. Hébergement et RGPD

Où se trouvent les données, quels sous-traitants ultérieurs y accèdent et existe-t-il un contrat de sous-traitance ? Pour les fonctions d'IA : où les requêtes sont-elles traitées et servent-elles à l'entraînement ? Voir logiciel de comptes annuels et RGPD.

8. Modèle de prix

Abonnement, licence ou montant par jeu de comptes annuels : le plus avantageux dépend du nombre d'entités et d'exercices. Calculez une année complète, modules et utilisateurs supplémentaires compris. Voir ce que coûte un logiciel de comptes annuels.

Quel logiciel convient à votre catégorie de taille ?

Votre catégorie de taille détermine ce que le logiciel doit savoir faire. Pour les exercices commençant le 1er janvier 2024 ou après, les limites ci-dessous s'appliquent. Vous entrez dans une catégorie si, à deux dates de bilan consécutives, vous remplissez au moins deux des trois critères.

Pour une holding, les chiffres des sociétés du groupe comptent art. 2:396, al. 2 BW. Calculez votre catégorie avec le calculateur de catégorie de taille et vérifiez avec le contrôle de l'obligation d'audit si vous avez besoin d'un expert-comptable.

Comment fonctionne Jaarrekening.io

Jaarrekening.io est un programme en ligne pour les entités relevant du titre 9 du livre 2 du BW : la BV, la NV et la coopérative, ainsi que les fondations et associations relevant de l'art. 2:360, al. 3 BW. Une société d'assurance mutuelle (onderlinge waarborgmaatschappij) est un assureur (section 15 du titre 9) ; vous ne pouvez pas la créer. Il fonctionne dans le navigateur ; vous n'installez rien.

1. Vous activez l'exercice (le premier est gratuit) puis vous importez la balance générale, en Excel ou CSV, ou en fichier d'audit XAF.
2. Les comptes avec codes RGS sont affectés aux postes des comptes annuels via ces codes. Pour le reste, l'IA fait une proposition que vous vérifiez.
3. Le programme déduit la catégorie de taille de vos chiffres et indique si l'obligation d'audit s'applique. Vous fixez la catégorie par exercice.
4. Le bilan et le compte de résultat proviennent de règles de calcul fixes, pas du modèle de langage.
5. L'IA rédige des projets modifiables pour l'annexe et, si votre catégorie l'exige, le rapport de gestion. Vous évaluez et adaptez tout.
6. Vous exportez en PDF via la fenêtre d'impression du navigateur, en fichier Word ou Excel et en version de publication. En outre, l'application produit, dans chaque catégorie de taille, un fichier XBRL comme candidat à la validation.

Vous récupérez les chiffres comparatifs dans les comptes annuels déposés à la KVK, dans les comptes annuels précédents en PDF ou dans la balance générale de l'an dernier. Les équipes travaillent dans un espace de travail avec des rôles, une approbation par section et une piste d'audit. La connexion se fait avec une vérification en deux étapes, et la base de données principale se trouve dans l'UE. Toutes les fonctions figurent sur la page des fonctions.

Combien coûte Jaarrekening.io ?

Les premiers comptes annuels de votre compte sont gratuits, pour toute catégorie de taille et sans données de paiement. Ensuite vous payez par jeu de comptes annuels : une seule fois par exercice, selon la catégorie de taille de l'entité. Aucun abonnement n'est nécessaire pour les comptes annuels. Ce qui est encore gratuit, vous le lisez dans établir gratuitement des comptes annuels.

Tous les montants s'entendent hors TVA. Vous payez par entité et par exercice ; une holding avec une société opérationnelle représente donc deux jeux de comptes annuels. Si vous tenez la comptabilité dans l'application, c'est un abonnement par entité et par mois ; les modules complémentaires, comme la consolidation, sont un abonnement par espace de travail. Les montants figurent sur la page des prix. Si vous avez besoin d'un expert-comptable, ses coûts s'ajoutent ; voir ce que coûtent les comptes annuels au total. Plus sur les modèles de prix dans ce que coûte un logiciel de comptes annuels.

Ce que Jaarrekening.io ne fait pas encore

On choisit mieux un programme quand on en connaît les limites. Voici les limitations actuelles.

• XBRL : pour les quatre catégories de taille, pour les exercices commençant de 2023 à 2026 inclus. Pour une grande entité, le fichier contient les comptes annuels complets et votre expert-comptable le transmet avec un logiciel SBR ; l'application ne produit pas de fichier iXBRL.
• Transmission : Jaarrekening.io n'envoie rien à la KVK. Vous faites valider le fichier XBRL à l'extérieur et déposez vous-même ou par votre expert-comptable.
• Exemption de groupe : si vous appliquez l'art. 2:403 BW, l'application fournit des modèles pour la déclaration de consentement et la déclaration de responsabilité et surveille le délai pour les documents de la mère ; les déclarations, vous les déposez vous-même à la KVK.
• Connexions : les connexions directes par logiciel comptable sont en préparation et pas encore disponibles ; vous travaillez avec un export.
• Formes juridiques : l'entreprise individuelle (eenmanszaak), la vof, la cv et la maatschap ne relèvent en général pas du titre 9 et n'utilisent pas la voie des comptes annuels.
• Expert-comptable : les entités moyennes et grandes ont besoin d'un rapport d'audit art. 2:393 BW. Le logiciel prépare le dossier ; l'audit reste à l'expert-comptable.
• Traitement par IA : les requêtes IA vont à l'API d'Anthropic et peuvent être traitées hors de l'UE.

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