Logiciel de comptes annuels et RGPD
Un logiciel de comptes annuels traite des données financières et des données personnelles. Avec cette liste de contrôle, vous vérifiez si un fournisseur le fait de façon sûre et conforme au RGPD.
Ce que le RGPD demande à un logiciel de comptes annuels
Un logiciel de comptes annuels traite, en plus des chiffres, des données personnelles, comme les noms des dirigeants et des actionnaires. Si le fournisseur traite des données personnelles pour votre compte, il est sous-traitant et vous concluez un contrat de sous-traitance selon l'article 28 du RGPD. Évaluez service par service quelles données le fournisseur traite. Demandez aussi la double authentification, des rôles et une piste d'audit.
Vous restez vous-même responsable du choix du fournisseur, et vous regardez où se trouvent les données et qui les voit. Le RGPD demande des mesures techniques et organisationnelles appropriées (article 32 du RGPD). Pour des données financières, cela signifie en pratique : chiffrement, accès restreint et traçabilité.
Quelles données personnelles figurent dans des comptes annuels
- Noms des dirigeants et commissaires, qui signent les comptes annuels.
- Actionnaires et leur participation, par exemple dans la décision d'approbation.
- La rémunération des dirigeants, si vous devez l'indiquer art. 2:383 BW.
- Prêts au DGA ou du DGA, positions en compte courant et sûretés.
- Pour les petites organisations : des montants attribuables à une seule personne, comme le coût salarial d'un salarié.
Ces données ne sont pas des catégories particulières au sens du RGPD, mais elles sont sensibles. Seules les personnes qui travaillent avec devraient les voir.
Liste de contrôle pour le fournisseur
| Question | Pourquoi |
|---|---|
| Existe-t-il un contrat de sous-traitance ? | Obligatoire dans la mesure où le fournisseur traite des données personnelles pour votre compte (article 28 du RGPD) |
| Où se trouvent la base de données et les fichiers ? | Au sein de l'EEE, aucune exigence supplémentaire ne s'applique aux transferts |
| Quels sont les sous-traitants ultérieurs, et où traitent-ils ? | Pensez à l'hébergement, l'e-mail, les paiements et les services d'IA |
| Des données sortent-elles de l'EEE, par exemple pour l'IA ? | Des garanties pour le transfert sont alors nécessaires (chapitre V du RGPD) |
| Vos données servent-elles à entraîner des modèles d'IA ? | Demandez-le par écrit ; les conditions du fournisseur d'IA déterminent la réponse |
| La double authentification est-elle obligatoire ? | Un mot de passe seul ne suffit pas pour des données financières |
| Existe-t-il des rôles et une piste d'audit ? | Vous voyez ainsi qui a modifié et approuvé quoi |
| Pouvez-vous tout exporter, et combien de temps conserve-t-on ? | Vous devez conserver les pièces sept ans art. 2:10, al. 3 BW |
| Comment le fournisseur signale-t-il une violation de données ? | Un sous-traitant vous signale une violation de données dans les meilleurs délais. Si la notification à l'autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens) est obligatoire, vous l'effectuez comme responsable du traitement si possible dans les 72 heures après avoir découvert la violation (article 33 du RGPD) |
Fonctions d'IA et données hors de l'UE
Beaucoup de logiciels de comptes annuels utilisent des modèles de langage pour des textes et des propositions. Ces modèles tournent souvent chez un fournisseur américain. Demandez donc quelles données vont au modèle, où elles sont traitées, combien de temps elles sont conservées et si elles servent à l'entraînement. Plus à ce sujet dans IA et RGPD.
Comment Jaarrekening.io s'en charge
- La base de données principale et le stockage des documents tournent dans une région européenne de Supabase (AWS EU).
- Pour les fonctions d'IA choisies, les données nécessaires vont à l'API commerciale d'Anthropic. Anthropic n'utilise pas par défaut les données de l'API pour l'entraînement de modèles, peut traiter les requêtes dans plusieurs régions et stocke par défaut les entrées et sorties de l'API aux États-Unis.
- Parmi les autres sous-traitants ultérieurs figurent Vercel (diffusion du site), Stripe (paiements) et Resend (e-mail). L'aperçu complet se trouve sur la page de sécurité.
- Les connexions sont chiffrées en TLS ; le stockage est chiffré par l'infrastructure.
- La double authentification est obligatoire pour travailler dans l'application.
- Rôles : administrateur, rédacteur, vérificateur et approbateur. La base de données impose par espace de travail qui peut voir quoi (row-level security).
- Certaines actions, comme les tentatives de connexion, les modifications de données, les autorisations et les exports, vont dans une piste d'audit.
- Le contrat de sous-traitance et la déclaration de confidentialité sont en ligne. Jaarrekening.io est proposé par MLR Ventures GmbH à Berlin.
Si votre propre politique n'autorise pas de traitement hors de l'EEE, n'utilisez pas les fonctions d'IA. Ce conseil figure aussi sur la page de sécurité.
En savoir plus sur le logiciel de comptes annuels
Mis à jour le 30 octobre 2026. Les prix de Jaarrekening.io s'entendent hors TVA.
Questions fréquentes
Un contrat de sous-traitance est-il obligatoire pour un logiciel de comptes annuels ?
Oui, dans la mesure où le fournisseur traite des données personnelles pour votre compte. Avec un logiciel de comptes annuels, c'est généralement le cas, car les noms des dirigeants et des actionnaires figurent dans le dossier. L'article 28 du RGPD prescrit ce que le contrat doit contenir.
Mes comptes annuels peuvent-ils être sur des serveurs hors de l'UE ?
C'est possible s'il existe des garanties appropriées pour le transfert, comme une décision d'adéquation ou des clauses contractuelles types. Beaucoup d'organisations préfèrent un stockage dans l'EEE.
Jaarrekening.io utilise-t-il mes chiffres pour entraîner l'IA ?
Jaarrekening.io utilise l'API commerciale d'Anthropic. Anthropic n'utilise pas par défaut les entrées et sorties de cette API pour l'entraînement de modèles. Les requêtes IA peuvent toutefois être traitées hors de l'UE.
Combien de temps dois-je conserver les comptes annuels et la comptabilité ?
Sept ans, selon l'art. 2:10, al. 3 BW et l'art. 52 de la loi générale néerlandaise sur les impôts de l'État (Algemene wet inzake rijksbelastingen). Veillez à pouvoir exporter vos pièces du logiciel, afin que ce délai ne dépende pas d'un fournisseur.
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