Jahresabschluss-Software und die DSGVO
Jahresabschluss-Software verarbeitet Finanzdaten und personenbezogene Daten. Mit dieser Checkliste prüfen Sie, ob ein Anbieter das sicher und DSGVO-konform tut.
Was die DSGVO von Jahresabschluss-Software verlangt
Jahresabschluss-Software verarbeitet neben Zahlen auch personenbezogene Daten, etwa Namen von Geschäftsführern und Gesellschaftern. Verarbeitet der Anbieter in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten, ist er dafür Auftragsverarbeiter, und Sie schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Beurteilen Sie je Dienst, welche Daten der Anbieter verarbeitet. Fragen Sie außerdem nach Zwei-Faktor-Authentifizierung, Rollen und einem Audit-Trail.
Sie bleiben selbst für die Wahl des Anbieters verantwortlich und prüfen, wo die Daten liegen und wer sie sieht. Die DSGVO verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Artikel 32 DSGVO). Für Finanzdaten heißt das in der Praxis: Verschlüsselung, beschränkter Zugriff und Nachvollziehbarkeit.
Welche personenbezogenen Daten in einem Jahresabschluss stehen
- Namen von Geschäftsführern und Aufsichtsräten, die den Jahresabschluss unterzeichnen.
- Gesellschafter und ihre Beteiligung, zum Beispiel im Feststellungsbeschluss.
- Die Bezüge der Geschäftsführer, wenn Sie diese angeben müssen Art. 2:383 BW.
- Darlehen an oder vom DGA, Kontokorrentstände und Sicherheiten.
- Bei kleinen Organisationen: Beträge, die auf eine Person zurückführbar sind, etwa die Lohnkosten eines Arbeitnehmers.
Diese Daten sind keine besonderen Kategorien im Sinne der DSGVO, aber sensibel. Nur die Personen, die damit arbeiten, sollten sie sehen.
Checkliste für den Anbieter
| Frage | Warum |
|---|---|
| Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? | Pflicht, soweit der Anbieter in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet (Artikel 28 DSGVO) |
| Wo liegen die Datenbank und die Dateien? | Innerhalb des EWR gelten keine zusätzlichen Anforderungen an Übermittlungen |
| Welche Unterauftragsverarbeiter gibt es, und wo verarbeiten sie? | Denken Sie an Hosting, E-Mail, Zahlungen und KI-Dienste |
| Gehen Daten aus dem EWR hinaus, etwa für KI? | Dann sind Garantien für die Übermittlung nötig (Kapitel V DSGVO) |
| Werden Ihre Daten zum Training von KI-Modellen genutzt? | Fragen Sie schriftlich; die Bedingungen des KI-Anbieters bestimmen die Antwort |
| Ist Zwei-Faktor-Authentifizierung Pflicht? | Ein Passwort allein genügt für Finanzdaten nicht |
| Gibt es Rollen und einen Audit-Trail? | So sehen Sie, wer was geändert und genehmigt hat |
| Können Sie alles exportieren, und wie lange wird aufbewahrt? | Sie müssen die Unterlagen sieben Jahre aufbewahren Art. 2:10 Abs. 3 BW |
| Wie meldet der Anbieter eine Datenpanne? | Ein Auftragsverarbeiter meldet Ihnen eine Datenpanne so schnell wie möglich. Ist eine Meldung an die niederländische Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) Pflicht, nehmen Sie diese als Verantwortlicher nach Möglichkeit binnen 72 Stunden vor, nachdem Sie die Panne entdeckt haben (Artikel 33 DSGVO) |
KI-Funktionen und Daten außerhalb der EU
Viele Jahresabschluss-Software nutzt Sprachmodelle für Texte und Vorschläge. Diese Modelle laufen oft bei einem US-Anbieter. Fragen Sie daher, welche Daten an das Modell gehen, wo sie verarbeitet werden, wie lange sie gespeichert werden und ob sie für Training genutzt werden. Mehr dazu unter KI und DSGVO.
Wie Jaarrekening.io das regelt
- Die primäre Datenbank und der Dokumentenspeicher laufen in einer europäischen Region von Supabase (AWS EU).
- Für ausgewählte KI-Funktionen gehen die notwendigen Daten an die kommerzielle API von Anthropic. Anthropic verwendet API-Daten standardmäßig nicht für das Modelltraining, kann Anfragen in mehreren Regionen verarbeiten und speichert API-Ein- und -Ausgaben standardmäßig in den Vereinigten Staaten.
- Weitere Unterauftragsverarbeiter sind unter anderem Vercel (Auslieferung der Website), Stripe (Zahlungen) und Resend (E-Mail). Die vollständige Übersicht steht auf der Sicherheitsseite.
- Verbindungen sind mit TLS verschlüsselt; der Speicher wird von der Infrastruktur verschlüsselt.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung ist Pflicht, um in der App zu arbeiten.
- Rollen: Administrator, Ersteller, Prüfer und Genehmiger. Die Datenbank erzwingt je Arbeitsbereich, wer was sehen darf (Row-Level Security).
- Ausgewählte Aktionen, etwa Anmeldeversuche, Datenänderungen, Berechtigungen und Exporte, landen in einem Audit-Trail.
- Der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Datenschutzerklärung stehen online. Jaarrekening.io wird von der MLR Ventures GmbH in Berlin angeboten.
Erlaubt Ihre eigene Richtlinie keine Verarbeitung außerhalb des EWR, nutzen Sie die KI-Funktionen nicht. Dieser Rat steht auch auf der Sicherheitsseite.
Mehr zur Jahresabschluss-Software
Aktualisiert am 30. Oktober 2026. Preise von Jaarrekening.io verstehen sich zuzüglich USt.
Häufige Fragen
Ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag für Jahresabschluss-Software Pflicht?
Ja, soweit der Anbieter in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet. Bei Jahresabschluss-Software ist das meist der Fall, weil Namen von Geschäftsführern und Gesellschaftern in der Akte stehen. Artikel 28 DSGVO schreibt vor, was in den Vertrag gehört.
Darf mein Jahresabschluss auf Servern außerhalb der EU liegen?
Das ist zulässig, wenn es geeignete Garantien für die Übermittlung gibt, etwa einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln. Viele Organisationen bevorzugen die Speicherung im EWR.
Nutzt Jaarrekening.io meine Zahlen, um KI zu trainieren?
Jaarrekening.io nutzt die kommerzielle API von Anthropic. Anthropic verwendet Ein- und Ausgaben dieser API standardmäßig nicht für das Modelltraining. KI-Anfragen können jedoch außerhalb der EU verarbeitet werden.
Wie lange muss ich Jahresabschluss und Buchführung aufbewahren?
Sieben Jahre, nach Art. 2:10 Abs. 3 BW und Art. 52 des niederländischen Allgemeinen Reichssteuergesetzes (Algemene wet inzake rijksbelastingen). Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Unterlagen aus der Software exportieren können, damit diese Frist nicht von einem Anbieter abhängt.
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