Niederländischen Jahresabschluss online erstellen in sieben Schritten

So funktioniert die Online-Erstellung eines Jahresabschlusses

Sie erstellen einen Jahresabschluss online, indem Sie die Summen- und Saldenliste aus Ihrer Buchhaltung in eine Webanwendung laden. Diese ordnet die Konten den gesetzlichen Posten zu, bestimmt Ihre Größenklasse und stellt Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang auf. Danach prüfen Sie alles, stellen den Jahresabschluss fest und hinterlegen die Offenlegungsunterlagen bei der KVK.

Online heißt nicht, dass alles von selbst geht. Die Beurteilung von Bewertung, Rückstellungen und Ereignissen nach dem Bilanzstichtag bleibt bei der Geschäftsführung Art. 2:362 Abs. 1 BW. Die Software übernimmt das Einordnen, Rechnen und Formatieren.

Was Sie vorab bereitlegen

• Eine Summen- und Saldenliste zum Bilanzstichtag, erstellt nach den Abschlussbuchungen: Abschreibungen, Rechnungsabgrenzungen, Rückstellungen und die Körperschaftsteuer für das Jahr.
• Der festgestellte Jahresabschluss des Vorjahres, für die Vergleichszahlen.
• Angaben zum Unternehmen: KVK-Nummer, satzungsmäßiger Sitz, Geschäftsführer und gegebenenfalls Aufsichtsräte.
• Die durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer im Geschäftsjahr.
• Informationen, die nicht in der Buchhaltung stehen, wie Sicherheiten, langfristige Verpflichtungen und Ereignisse nach dem Bilanzstichtag.

Die sieben Schritte

Schritt 1. Summen- und Saldenliste exportieren

Exportieren Sie die Summen- und Saldenliste aus Ihrem Buchhaltungspaket als Excel oder CSV, oder erstellen Sie eine XAF-Auditdatei. Prüfen Sie zuerst, ob Zwischenkonten wie Durchlaufposten und Klärungsposten auf null stehen. Der Export je Paket ist unter Buchhaltungspakete beschrieben.

Schritt 2. Hochladen und abstimmen

Nach dem Hochladen muss die Summen- und Saldenliste ausgeglichen sein: Soll und Haben ergeben denselben Betrag. Auch das Ergebnis muss mit der Gewinn- und Verlustrechnung in Ihrem Paket übereinstimmen. Eine Differenz beheben Sie in der Buchhaltung, nicht im Jahresabschluss.

Schritt 3. Konten zuordnen

Jedes Sachkonto erhält einen Platz in der gesetzlichen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Mit RGS-Codes geht das weitgehend von selbst; Konten ohne Code ordnen Sie selbst oder anhand eines Vorschlags zu. Gehen Sie Zweifelsfälle immer durch.

Schritt 4. Größenklasse bestimmen

Bilanzsumme, Nettoumsatz und Arbeitnehmer bestimmen, ob Sie Kleinst-, klein, mittelgroß oder groß sind. Das Kriterium betrachtet zwei aufeinanderfolgende Bilanzstichtage. Ihre Klasse bestimmt, welche Teile Sie aufstellen und was Sie hinterlegen. Rechnen Sie es mit dem Größenklassen-Rechner nach.

Schritt 5. Anhang und Text verfassen

Ergänzen Sie die Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, Entwicklungsübersichten und sonstigen Erläuterungen. Ist ein Lagebericht Pflicht, schreiben Sie diesen ebenfalls Art. 2:391 BW. Online-Programme mit KI erstellen hier einen Entwurf; Sie prüfen, ob der Text zu Ihrer Situation passt.

Schritt 6. Unterzeichnen und feststellen

Lesen Sie den Jahresabschluss durch und lassen Sie alle Geschäftsführer unterzeichnen. Bei einer BV stellt die Gesellschafterversammlung den Jahresabschluss fest Art. 2:210 Abs. 3 BW. Sind alle Gesellschafter auch Geschäftsführer, gilt die Unterzeichnung unter Bedingungen auch als Feststellung Art. 2:210 Abs. 5 BW.

Schritt 7. Bei der KVK hinterlegen

Hinterlegen Sie die Offenlegungsunterlagen innerhalb von acht Tagen nach der Feststellung Art. 2:394 Abs. 1 BW. Ist der Jahresabschluss zwei Monate nach Ablauf der Aufstellungsfrist noch nicht festgestellt, hinterlegen Sie sofort den aufgestellten Jahresabschluss mit dem Vermerk, dass er noch nicht festgestellt ist; nach der Feststellung folgt die endgültige Fassung Art. 2:394 Abs. 2 BW. Spätestens zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres muss der Jahresabschluss öffentlich sein Art. 2:394 Abs. 3 BW. Das erfolgt digital: mit SBR-Software, über einen Intermediär oder, für Kleinst- und kleine Unternehmen, im Portal Zelf Deponeren der KVK. Die Hinterlegung selbst ist kostenlos.

Online erstellen mit Jaarrekening.io

In Jaarrekening.io folgen Sie denselben Schritten. Sie aktivieren das Geschäftsjahr (das erste ist kostenlos) und lesen dann eine Summen- und Saldenliste als Excel oder CSV ein, oder eine XAF-Auditdatei. Die Vergleichszahlen holen Sie aus dem bei der KVK hinterlegten Jahresabschluss, oder Sie laden den vorherigen Jahresabschluss als PDF hoch. Feste Rechenregeln stellen die Übersichten auf; die KI liefert Entwürfe für Anhang und Lagebericht.

Am Ende exportieren Sie den vollständigen Jahresabschluss und die Offenlegungsfassung. Für jede Größenklasse erstellt die App zusätzlich eine XBRL-Datei. Diese Datei ist ein Validierungskandidat: Sie lassen sie mit SBR-Software oder durch Ihren Accountant prüfen. Die App sendet nichts an die KVK; Sie hinterlegen selbst oder über Ihren Accountant und halten die Eingangsreferenz in der Akte fest. Ein Konto legen Sie selbst an.

Wann die Online-Erstellung in Eigenregie nicht passt

• Sie unterliegen als mittelgroßes oder großes Unternehmen einer Prüfungspflicht Art. 2:393 BW. Dann ist ein Accountant Pflicht.
• Die Buchführung ist nicht aktuell oder geht nicht auf.
• Es liegen besondere Posten vor: Neubewertungen, eine Verschmelzung oder Spaltung, ausländische Beteiligungen oder eine Änderung der Bilanzierungsmethoden.
• Sie wenden die Konzernbefreiung nach Art. 2:403 BW an.

In diesen Fällen kann Software die Arbeit dennoch vorbereiten, für die Beurteilung brauchen Sie aber einen Fachmann. Siehe auch selbst erstellen oder auslagern.

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