Jahresabschluss bei der KVK hinterlegen: so geht es, Schritt für Schritt

Wie hinterlege ich meinen Jahresabschluss bei der KVK?

Sie hinterlegen Ihren Jahresabschluss bei der KVK (niederländische Handelskammer) digital, innerhalb von acht Tagen nach der Feststellung und spätestens zwölf Monate nach dem Geschäftsjahr. Kleinst- und kleine Unternehmen füllen die Offenlegungsunterlagen im Portal Zelf Deponeren aus, mit eHerkenning (mindestens EH2), einem KVK-Konto mit Vollmacht oder einem Zugangscode, oder liefern über SBR-Software eine XBRL-Datei. Die Hinterlegung ist kostenlos.

• Frist: innerhalb von acht Tagen nach der Feststellung, und für das Geschäftsjahr 2025 spätestens am 31. Dezember 2026 (Art. 2:394 Abs. 1 und 3 BW).
• Kosten: Die KVK berechnet für die Hinterlegung nichts. Sie zahlen höchstens für eHerkenning, für SBR-Software und ein PKIoverheid-Zertifikat oder für einen Intermediär.
• Format: XBRL nach der Niederländischen Taxonomie. Für Berichte, die 2025 enden, ist das NT20, die die KVK seit dem 1. Januar 2026 akzeptiert.

Was brauchen Sie?

• Den festgestellten Jahresabschluss, oder den aufgestellten, wenn die Feststellung nicht rechtzeitig gelingt.
• Das Datum der Feststellung und die Namen aller Geschäftsführer und Aufsichtsratsmitglieder.
• Ihre Größenklasse, geprüft über zwei Bilanzstichtage.
• Die KVK-Nummer der juristischen Person, die hinterlegt, nicht die einer Holding oder Tochter.
• Ein Anmeldemittel: eHerkenning mindestens auf Niveau EH2, ein KVK-Konto (E-Mail-Adresse und Passwort) mit Vollmacht oder den Zugangscode der juristischen Person.
• Für mittelgroß und groß: den Bestätigungsvermerk und die digitale Unterschrift des Accountants.
• Für den SBR-Weg: Software, die über Digipoort liefert, oder einen Intermediär, der das für Sie übernimmt.

Hinterlegen in acht Schritten

1. Prüfen, ob und was Sie hinterlegen müssen
2. Dafür sorgen, dass der Jahresabschluss festgestellt ist
3. Die Offenlegungsunterlagen erstellen
4. Ihren Weg wählen: Zelf Deponeren oder SBR
5. Anmeldung und Vollmacht regeln
6. Ausfüllen oder liefern, und validieren
7. Absenden und den Nachweis aufbewahren
8. Die Registrierung im Handelsregister prüfen

Schritt 1. Prüfen, ob und was Sie hinterlegen müssen

Hinterlegungspflichtig sind unter anderem die BV, die NV, die Genossenschaft und der Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit (onderlinge waarborgmaatschappij) sowie Stiftungen und Vereine mit einem Unternehmen, die unter Art. 2:360 Abs. 3 BW fallen. Ein Einzelunternehmen hinterlegt nicht. Die Größenklasse bestimmt den Umfang: Kleinst eine beschränkte Bilanz, klein eine verkürzte Bilanz mit Anhang, mittelgroß und groß zusätzlich eine Gewinn- und Verlustrechnung, den Lagebericht und den Bestätigungsvermerk.

Warum: Hinterlegen Sie nicht weniger und nicht mehr, als das Gesetz verlangt. Zu wenig gilt als Nichthinterlegung; zu viel macht freiwillig Daten öffentlich.

Art. 2:360 BWArt. 2:395a Abs. 8 BWArt. 2:396 Abs. 8 BW

Achtung: Eine Holding an der Spitze eines Konzerns ist durch die Konzernzahlen oft klein statt Kleinst; eine Personal-Holding, die nicht Konzernspitze ist, prüft anhand ihrer eigenen Zahlen (RJk M1.109). Sehen Sie also zuerst nach, ob es einen Konzern gibt, siehe die Holding-Anleitung.

Schritt 2. Dafür sorgen, dass der Jahresabschluss festgestellt ist

Sie hinterlegen den festgestellten Jahresabschluss und geben den Tag der Feststellung an. Gelingt die Feststellung nicht innerhalb von zwei Monaten nach Ablauf der Aufstellungsfrist, hinterlegen Sie unverzüglich den aufgestellten Jahresabschluss mit dem Vermerk, dass er noch nicht festgestellt ist. Über SBR lassen Sie dafür das Feststellungsdatum leer. Später ersetzen Sie ihn durch die festgestellte Fassung.

Warum: Das Gesetz knüpft die Frist an die Feststellung, lässt Sie aber nicht auf eine Versammlung warten, die nicht stattfindet.

Art. 2:394 Abs. 1 und 2 BWArt. 2:210 Abs. 3 und 5 BW

Achtung: Einen nicht festgestellten Jahresabschluss können Sie durch einen neuen nicht festgestellten oder durch den festgestellten ersetzen. Einen hinterlegten festgestellten Jahresabschluss entfernt die KVK nicht; eine Korrektur erscheint daneben.

Schritt 3. Die Offenlegungsunterlagen erstellen

Leiten Sie aus dem festgestellten Jahresabschluss die zu Ihrer Klasse passende Hinterlegungsfassung ab, mit den Namen der Unterzeichner und dem Feststellungsdatum. Die Anleitung zu den Offenlegungsunterlagen zeigt je Klasse, was hineingehört.

Warum: Die KVK prüft den Inhalt nicht. Was Sie einsenden, steht unmittelbar nach der Verarbeitung öffentlich im Handelsregister.

Art. 2:394 Abs. 1 BWArt. 2:210 Abs. 2 BW

Achtung: Die KVK bittet um Zurückhaltung bei personenbezogenen Daten: keine eingescannten handschriftlichen Unterschriften und keine Fotos von Geschäftsführern, Mitarbeitern oder Kunden in den hinterlegten Unterlagen.

Unterstützung: Jaarrekening.io stellt eine Offenlegungsfassung zusammen, die auf das beschränkt ist, was Ihre Größenklasse offenlegen muss.

Schritt 4. Ihren Weg wählen: Zelf Deponeren oder SBR

Kleinst- und kleine Unternehmen wählen zwischen zwei Wegen. Im Portal Zelf Deponeren der KVK füllen Sie die Offenlegungsunterlagen selbst aus; die KVK wandelt sie in XBRL um. Mit SBR-Software oder über einen Intermediär liefern Sie eine XBRL-Datei über Digipoort. Mittelgroße und große juristische Personen hinterlegen über SBR mit einem PKIoverheid-Zertifikat oder laden die festgestellten Dateien im Portal hoch; Letzteres geht nur mit einem KVK-Konto (E-Mail-Adresse und Passwort).

Warum: Die digitale Hinterlegung in XBRL ist verpflichtend: für Kleinst- und kleine Unternehmen seit dem Geschäftsjahr 2016, für mittelgroße seit dem Geschäftsjahr 2017 und für große ab dem Geschäftsjahr 2025.

Art. 2:394 Abs. 1 BWArt. 19a Handelsregisterwet 2007 (Handelsregistergesetz 2007)

Achtung: Im Portal stellen Sie nur den Einzelabschluss auf. Ein Konzernabschluss läuft über SBR-Software oder Ihren Accountant.

Unterstützung: Jaarrekening.io erstellt für jede Größenklasse eine XBRL-Datei gegen die Taxonomie des Geschäftsjahres, für das Geschäftsjahr 2025 NT20, als Validierungskandidat, den Sie vor der Verwendung mit SBR-Software oder durch Ihren Accountant prüfen lassen. Die einer großen juristischen Person reicht der Accountant mit SBR-Software ein; über das Portal geht das nicht.

Schritt 5. Anmeldung und Vollmacht regeln

Sie melden sich auf einem von drei Wegen an: mit eHerkenning mindestens auf Niveau EH2, mit einem KVK-Konto, an dem eine Vollmacht für die juristische Person hängt, oder mit dem Zugangscode und dem Passwort der juristischen Person. Eine Vollmacht beantragen Sie im Portal. Die KVK schickt dann einen Brief mit einem Vollmachtscode an die Betriebsadresse, adressiert an die Finanzabteilung. Das Unternehmen hat sechs Wochen Zeit, den Antrag zu genehmigen oder abzulehnen.

Warum: Nur wer bevollmächtigt ist, kann für eine juristische Person hinterlegen. Eine Vollmacht bleibt gültig, bis sie widerrufen wird; Sie müssen sie nicht jedes Jahr neu beantragen.

KVK-Anleitung Zelf Deponeren

Achtung: Beantragen Sie eine Vollmacht nicht in der letzten Dezemberwoche: Der Brief geht per Post. Mit einem eHerkenning-Mittel können Sie dagegen mehrere BVs verknüpfen, praktisch für eine Holdingstruktur.

Schritt 6. Ausfüllen oder liefern, und validieren

Im Portal legen Sie einen neuen Jahresabschluss an, wählen die Vorlage (handelsrechtliche oder steuerliche Offenlegungsunterlagen) und tragen den Berichtszeitraum ein, danach die Bilanz und bei klein den Anhang. Ist es das erste Geschäftsjahr, haken Sie 'startende ondernemer' an; dann entfällt die Vorjahresspalte. Tragen Sie die Unterzeichner ein und validieren Sie. Rote Meldungen müssen Sie beheben; gelbe sind Warnungen. Über SBR validiert die Software die Datei vor dem Versand.

Warum: Eine Datei, die der Taxonomie und den KVK-Regeln nicht entspricht, wird abgelehnt, und dann haben Sie nicht hinterlegt.

Niederländische Taxonomie NT20N-2-Politik der KVK

Achtung: Wählen Sie Englisch, füllen Sie alle Felder auf Englisch aus; eine Mischung führt zu einer Fehlermeldung. Das Wechseln von Sprache oder Vorlage bedeutet, neu zu beginnen.

Schritt 7. Absenden und den Nachweis aufbewahren

Machen Sie den Jahresabschluss endgültig und senden Sie ihn ab. Notieren Sie die Versandnummer (PI-Kennzeichen) aus der Empfangsbestätigung. Über das Portal erhalten Sie sofort eine E-Mail mit einer PDF-Darstellung; über SBR eine Empfangsbestätigung über Digipoort oder eine Fehlermeldung.

Warum: Die Bestätigung ist Ihr Nachweis, dass und wann Sie hinterlegt haben.

Art. 2:394 Abs. 1 BW

Achtung: Eine Fehlermeldung bedeutet: nicht hinterlegt. Beheben Sie den Fehler und reichen Sie die Datei erneut ein, auch wenn die Frist fast abläuft.

Unterstützung: In Jaarrekening.io halten Sie nach der Hinterlegung die Empfangsreferenz in der Akte des Geschäftsjahres fest.

Schritt 8. Die Registrierung im Handelsregister prüfen

Suchen Sie die juristische Person auf kvk.nl nach Name oder KVK-Nummer und sehen Sie bei den Jahresabschlüssen nach. Steht das Geschäftsjahr dort, ist die Hinterlegung verarbeitet. Dafür müssen Sie nichts bestellen und sich nicht anmelden.

Warum: Erst wenn das Geschäftsjahr sichtbar ist, wissen Sie sicher, dass der Jahresabschluss unter der richtigen Nummer steht.

Art. 2:394 Abs. 3 BW

Achtung: Ein Jahresabschluss unter einer falschen KVK-Nummer ist für Ihre juristische Person nicht hinterlegt und blockiert zudem das andere Unternehmen. Prüfen Sie die Nummer vor dem Versand.

Unterstützung: Jaarrekening.io lässt die Offenlegungsfassung erst durch, wenn eine gültige KVK-Nummer mit acht Ziffern festgehalten ist; ob die Nummer zur richtigen juristischen Person gehört, prüfen Sie selbst.

Beispiel: drei BVs, drei späteste Hinterlegungstermine

Drei BVs mit Geschäftsjahr 2025, das dem Kalenderjahr entspricht:

Bei der ersten BV läuft die Achttagesfrist ab der Unterzeichnung, weil diese zugleich die Feststellung ist. Bei der dritten BV trifft die Zweimonatsfrist nach der verlängerten Aufstellungsfrist genau die absolute Grenze von zwölf Monaten. Nutzen Sie bei einem abweichenden Geschäftsjahr den Hinterlegungsfristen-Rechner.

Fristen für das Geschäftsjahr 2025 (entspricht dem Kalenderjahr)

Welche Taxonomie verwenden Sie für das Geschäftsjahr 2025?

Für Berichte, die 2025 enden, ist NT20 die Taxonomieversion; das Handelsregister akzeptiert sie seit dem 1. Januar 2026. Die KVK wendet eine N-2-Politik an: Die neueste Version und die beiden vorhergehenden werden akzeptiert, ältere abgelehnt. So stellte die KVK am 22. November 2024 NT14 und NT15 ein.

Füllen Sie im Portal Zelf Deponeren aus, wählt die KVK die Taxonomie. Verwenden Sie SBR-Software, prüfen Sie, ob der Lieferant die NT20-Entrypoints für Ihre Größenklasse unterstützt.

Wann ziehen Sie einen Accountant oder Berater hinzu?

Für eine mittelgroße oder große juristische Person ist der Accountant unverzichtbar: Der Bestätigungsvermerk und die digitale Unterschrift des Accountants gehören zur Hinterlegung. Für Kleinst- und kleine Unternehmen kann ein Intermediär praktisch sein, wenn Sie mehrere juristische Personen haben, wenn Sie eine XBRL-Datei validieren lassen wollen oder wenn Sie kein eHerkenning einrichten wollen.

Quellen

• Art. 2:394 BW (wetten.overheid.nl): Fristen und Angabe des Feststellungsdatums
• KVK: Den Jahresabschluss selbst hinterlegen: Anmeldemöglichkeiten (eHerkenning EH2, KVK-Konto mit Vollmacht, Zugangscode), Vollmacht, Korrektur, personenbezogene Daten
• KVK: Hinterlegen mit SBR: digitale Pflicht je Klasse (2016, 2017, 2025), PKIoverheid-Zertifikat, Hinterlegung ist kostenlos, nicht festgestellter Jahresabschluss über SBR
• KVK: Anleitung Zelf Deponeren Jahresabschluss (Kleinst- und kleine Unternehmen): Vorlagen, Häkchen startende ondernemer, Validieren, PI-Kennzeichen, Vollmachtsschreiben und Sechswochenfrist
• KVK: Spätester Termin für die Hinterlegung des Jahresabschlusses: Fristen BV (8. August, 8. November, 31. Dezember), kein Aufschub, Strafbarkeit, aufgelöste juristische Person
• KVK: Häufig gestellte Fragen zur Hinterlegung: prüfen, ob ein Jahresabschluss hinterlegt ist, Vollmachten, große juristische Personen digital ab Geschäftsjahr 2025
• KVK: Einen XBRL-Jahresabschluss aufstellen und hinterlegen: XBRL-Pflicht je Klasse, Dateien für mittelgroß (Jahresabschluss, Bestätigungsvermerk, Unterschrift des Accountants)
• SBR: Kamer van Koophandel Business Rules NT20: NT20 für Berichte, die 2025 enden, akzeptiert ab 1. Januar 2026
• SBR: KVK stellt Unterstützung von NT14 und NT15 ein: N-2-Politik der KVK

Alle Quellen abgerufen am 5. Oktober 2026. Gesetzestexte nach Buch 2 BW in der ab dem 1. Juli 2026 geltenden Fassung.

Weitere Anleitungen

Alle Anleitungen auf einen Blick →

Weiterlesen