Checkliste Jahresabschlussarbeiten: die Buchhaltung 2025 abschlussreif machen

Was gehört auf eine Checkliste für die Abschlussarbeiten?

Eine Checkliste für die Abschlussarbeiten stellt sicher, dass jeder Posten der Bilanz zum 31. Dezember stimmt, bevor Sie die Summen- und Saldenliste exportieren. Sie stimmen Bank und Kasse mit den Auszügen ab, gleichen Debitoren und Kreditoren ab, zählen die Vorräte, buchen Abschreibungen und Abgrenzungsposten, stimmen USt. und Lohnabgaben mit den Erklärungen ab und stellen Zwischenkonten auf null.

• Ziel: eine Summen- und Saldenliste, in der sich jeder Saldo mit einem Beleg von außerhalb der Buchhaltung erklären lässt, etwa einem Kontoauszug, einer Erklärung, einer Zählung oder einem Vertrag.
• Grundlage: Die Geschäftsführung führt Aufzeichnungen, aus denen sich Rechte und Pflichten jederzeit ergeben, und bewahrt sie sieben Jahre auf (Art. 2:10 Abs. 1 und 3 BW).

Was brauchen Sie?

• Kontoauszüge und Saldenübersichten zum 31. Dezember 2025, auch von Sparkonten, Kreditkarten und Zahlungsdienstleistern.
• Offene-Posten-Listen der Debitoren und Kreditoren zum 31. Dezember 2025.
• Eine Inventur oder eine Aufstellung der unfertigen Leistungen zum 31. Dezember 2025.
• Das Anlagenverzeichnis mit Investitionen, Verkäufen und ausgesonderten Vermögensgegenständen 2025.
• Die eingereichten USt.-Erklärungen und Lohnsteuer-Anmeldungen für 2025.
• Darlehensverträge mit Tilgungsplänen und die Zinsaufstellungen der Bank.
• Die vorläufigen Körperschaftsteuerbescheide 2025.
• Die Rechnungen, die im Januar und Februar 2026 eingehen, aber 2025 betreffen.

Die Checkliste in zehn Schritten

1. Abschlussdatum und Reihenfolge festlegen
2. Bank, Kasse und Zahlungskonten abstimmen
3. Debitoren abgleichen und Einbringlichkeit beurteilen
4. Vorräte zählen und unfertige Leistungen bewerten
5. Anlagevermögen und Abschreibungen aktualisieren
6. Abgrenzungsposten buchen
7. USt. mit den Erklärungen abstimmen
8. Lohnsteuer und Gehälter abstimmen
9. Kontokorrent, Darlehen und Eigenkapital prüfen
10. Zwischenkonten auf null stellen, Ereignisse nach dem Bilanzstichtag beurteilen und exportieren

Schritt 1. Abschlussdatum und Reihenfolge festlegen

Vereinbaren Sie, bis wann noch in 2025 gebucht wird und wer die Abschlussbuchungen vornimmt. Bewegungen nach dem 31. Dezember gehören in 2026, auch wenn die Rechnung den Dezember betrifft, aber erst im Januar bezahlt wird; diese verarbeiten Sie über die Abgrenzungsposten. Arbeiten Sie die folgenden Schritte in dieser Reihenfolge ab: zuerst das, was sich mit externen Belegen nachweisen lässt, dann die Schätzungen.

Warum: Erträge und Aufwendungen gehören in das Jahr, auf das sie sich beziehen, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt.

Art. 2:362 Abs. 5 BWArt. 2:10 Abs. 1 BW

Achtung: Buchungen, die nach dem Export der Summen- und Saldenliste noch in 2025 vorgenommen werden, machen Jahresabschluss und Buchhaltung ungleich. Sperren Sie den Zeitraum, sobald Sie fertig sind.

Schritt 2. Bank, Kasse und Zahlungskonten abstimmen

Vergleichen Sie je Bankkonto den Saldo im Hauptbuch mit dem Kontoauszug zum 31. Dezember 2025. Tun Sie dasselbe für Sparkonten, Kreditkarten, die Kasse (anhand einer Zählung) und die Verrechnungskonten von Zahlungsdienstleistern und Marktplätzen. Eine Differenz ist eine fehlende oder doppelte Buchung oder ein Betrag, der unterwegs ist; Letzteren erklären Sie mit der Bewegung im Januar.

Warum: Liquide Mittel sind der am leichtesten nachweisbare Bilanzposten. Stimmt dieser nicht, stimmt auch der Rest nicht.

Art. 2:10 Abs. 1 BW

Achtung: Einen negativen Kassenbestand kann es nicht geben; er deutet auf fehlende Einzahlungen oder über die Kasse gebuchte private Ausgaben hin.

Schritt 3. Debitoren abgleichen und Einbringlichkeit beurteilen

Die Offene-Posten-Liste muss dem Debitorensaldo im Hauptbuch entsprechen. Gehen Sie die alten Posten durch: Was wurde nach dem Bilanzstichtag bezahlt, was ist strittig, was ist voraussichtlich uneinbringlich? Bilden Sie für das Risiko eine Rückstellung. Buchen Sie Umsatz, der 2025 erzielt, aber erst 2026 in Rechnung gestellt wird, als noch zu fakturierenden Umsatz.

Warum: Das Gesetz verlangt Vorsicht. Vorhersehbare Verluste, die vor dem Ende des Geschäftsjahres entstanden sind und vor der Aufstellung bekannt werden, dürfen Sie berücksichtigen; ein Debitor, der schon am Bilanzstichtag nicht zahlen konnte, bewerten Sie also nicht mit dem vollen Betrag.

Art. 2:384 Abs. 2 BWArt. 2:362 Abs. 5 BW

Achtung: Eine Gutschrift, die 2026 für Umsatz aus 2025 erstellt wird, vermindert den Umsatz und die Forderung von 2025.

Schritt 4. Vorräte zählen und unfertige Leistungen bewerten

Zählen Sie die Vorräte am oder so nah wie möglich am 31. Dezember und rechnen Sie Bewegungen zwischen Zählung und Bilanzstichtag zurück. Bewerten Sie zu Anschaffungskosten oder niedrigerem Veräußerungswert und schreiben Sie schwer verkäufliche Artikel ab. Bei laufenden Projekten setzen Sie die angefallenen Kosten und den realisierten Gewinnanteil an, abzüglich fakturierter Raten und erwarteter Verluste.

Warum: Vorräte und unfertige Leistungen beeinflussen das Ergebnis unmittelbar: Jeder Euro zu viel ist ein Euro zu viel Gewinn.

Art. 2:384 Abs. 1 und 2 BW

Achtung: Eine Zählung ohne Datum und Unterschrift lässt sich nachträglich kaum belegen. Bewahren Sie die Zähllisten bei den Aufzeichnungen auf.

Schritt 5. Anlagevermögen und Abschreibungen aktualisieren

Aktivieren Sie die Investitionen von 2025, buchen Sie die Abschreibungen für 2025, buchen Sie verkaufte und ausgesonderte Vermögensgegenstände aus und verarbeiten Sie den Buchgewinn oder Buchverlust. Prüfen Sie, ob das Anlagenverzeichnis mit dem Hauptbuch übereinstimmt. Mit dem Abschreibungsrechner rechnen Sie die lineare Abschreibung je Jahr nach.

Warum: Anlagevermögen steht zu Anschaffungskosten abzüglich Abschreibungen in der Bilanz; eine vergessene Abschreibung macht sowohl die Bilanz als auch das Ergebnis zu hoch.

Art. 2:384 Abs. 1 BW

Achtung: Ein im Dezember gekaufter, aber im Januar bezahlter Laptop gehört 2025 in die Bilanz, mit einem Kreditor als Gegenposten.

Schritt 6. Abgrenzungsposten buchen

Buchen Sie vorausbezahlte Kosten (Versicherungen, Jahresabonnements, Miete für Januar) als aktiven Rechnungsabgrenzungsposten. Buchen Sie noch zu zahlende Kosten (Energie, Zinsen, die Kosten des Jahresabschlusses) und noch zu erhaltende Eingangsrechnungen als passiven Rechnungsabgrenzungsposten. Bilden Sie Rückstellungen für Urlaubsgeld, nicht genommene Urlaubstage und zugesagte Boni.

Warum: Ohne diese Posten fällt das Ergebnis je nach zufälligen Zahlungsterminen zu hoch oder zu niedrig aus.

Art. 2:362 Abs. 5 BWArt. 2:395a Abs. 3 BW

Achtung: Ein Kleinstunternehmen darf für sonstige betriebliche Aufwendungen die Abgrenzungsposten weglassen, muss dies aber unten in der Bilanz vermerken. Für Umsatz, Personalaufwand und Zinsen gilt diese Befreiung nicht.

Schritt 7. USt. mit den Erklärungen abstimmen

Vergleichen Sie den Umsatz je Steuersatz und die Vorsteuer im Hauptbuch mit den für 2025 eingereichten USt.-Erklärungen. Der Saldo des USt.-Kontos muss dem entsprechen, was Sie für den letzten Zeitraum noch zahlen müssen oder zurückerhalten. Erklären Sie jede Differenz.

Warum: Einen Fehler von € 1.000 USt. oder weniger korrigieren Sie in der nächsten Erklärung. Ist es mehr, reichen Sie so schnell wie möglich und spätestens innerhalb von acht Wochen nach Entdeckung eine Berichtigung (suppletie) ein.

Belastingdienst: USt.-Erklärung korrigieren

Achtung: Eine Gutschrift oder nachträgliche Eingangsrechnung nach der letzten Erklärung verschiebt die Abstimmung. Halten Sie zu jeder Differenz fest, woher sie kommt.

Unterstützung: Führen Sie die Buchhaltung in Jaarrekening.io, bereitet die App die USt.-Erklärung, die Meldung ICP und die Berichtigung als SBR-Nachricht zum Herunterladen vor; eingereicht wird von Ihnen selbst über Digipoort oder Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Schritt 8. Lohnsteuer und Gehälter abstimmen

Addieren Sie die Lohnsteuer-Anmeldungen für 2025 und vergleichen Sie sie mit den Lohnbuchungen im Hauptbuch. Die für Dezember abzuführende Lohnsteuer steht als Verbindlichkeit in der Bilanz, ebenso noch zu zahlende Pensionsbeiträge. Prüfen Sie das Gehalt des DGA. Das übliche Gehalt ist 2025 grundsätzlich das höchste von € 56.000, dem Gehalt aus dem vergleichbarsten Dienstverhältnis und dem höchsten Gehalt eines Arbeitnehmers bei der BV oder einer verbundenen Gesellschaft. Ein niedrigeres Gehalt ist möglich, wenn Sie das glaubhaft machen.

Warum: Personalaufwand ist oft der größte Kostenposten; eine Abweichung von den Anmeldungen fällt der Belastingdienst schnell auf.

Belastingdienst: Gehalt und wesentliche Beteiligung

Achtung: Ein DGA-Gehalt unter der Norm ohne Begründung kann zu einer Korrektur bei der Lohnsteuer führen. Für 2026 beträgt der Normbetrag € 58.000.

Schritt 9. Kontokorrent, Darlehen und Eigenkapital prüfen

Stimmen Sie das Kontokorrent mit dem DGA ab und buchen Sie die Zinsen. Zählen Sie die Schulden des DGA und seines steuerlichen Partners gegenüber den eigenen BVs zusammen, außer qualifizierenden Schulden für das Eigenheim; auch Schulden nahestehender Personen, etwa Kinder, zählen mit. Vergleichen Sie den Stand am 31. Dezember mit der für sie geltenden Schwelle: mindestens € 500.000, möglicherweise höher wegen früher besteuerter übermäßiger Kreditaufnahme. Nur der übersteigende Teil wird in Box 2 besteuert. Teilen Sie Darlehen in den Teil, den Sie 2026 tilgen, und den Teil danach. Prüfen Sie, dass die Ergebnisverwendung 2024 wie festgestellt gebucht ist und dass jede Dividende 2025 einen Beschluss und einen festgehaltenen Ausschüttungstest hat.

Warum: Diese Posten betreffen den DGA persönlich und sind steuerlich sensibel. Der Jahresabschluss muss sie richtig und vollständig zeigen.

Art. 2:375 Abs. 2 und 6 BWArt. 2:216 Abs. 2 BW

Achtung: Für übermäßige Kreditaufnahme zählt der Stand am 31. Dezember. Eine Tilgung im Januar 2026 ändert den Test für 2025 nicht.

Schritt 10. Zwischenkonten auf null stellen, Ereignisse nach dem Bilanzstichtag beurteilen und exportieren

Durchlaufposten, Klärungsposten, Zahlungsdifferenzen und Eröffnungsbilanzdifferenzen stehen auf null. Berechnen und buchen Sie die Körperschaftsteuer für 2025, abzüglich der vorläufigen Bescheide. Beurteilen Sie, was nach dem 31. Dezember geschehen ist: Ein Debitor, der im Februar insolvent wird, gibt Auskunft über die Lage am Bilanzstichtag. Sperren Sie danach den Zeitraum und exportieren Sie die Summen- und Saldenliste gemäß der Anleitung zur Summen- und Saldenliste.

Warum: Ereignisse nach dem Bilanzstichtag, die mehr Klarheit über den Stand am Bilanzstichtag geben, verarbeiten Sie in den Zahlen; andere wichtige Ereignisse erläutern Sie.

Art. 2:362 Abs. 6 BWArt. 2:380a BW

Achtung: Einen Klärungsposten auf allgemeine Kosten auszubuchen löst nichts; es verschiebt das Problem ins Ergebnis.

Unterstützung: Jaarrekening.io liest die abgeschlossene Summen- und Saldenliste als XAF-Prüfdatei oder als Excel- oder CSV-Datei ein; führen Sie die Buchhaltung in der App, übernehmen Sie die Summen- und Saldenliste ohne Export.

Beispiel: die USt.-Abstimmung

Eine BV vergleicht ihren Umsatz zu 21 % im Hauptbuch mit dem für 2025 erklärten Umsatz.

Der zu korrigierende USt.-Betrag beträgt € 1.000 oder weniger. Die BV verarbeitet ihn daher in ihrer nächsten USt.-Erklärung. Wäre es mehr als € 1.000 gewesen, wäre eine Berichtigung (suppletie) Pflicht gewesen, so schnell wie möglich und innerhalb von acht Wochen nach Entdeckung.

Im Jahresabschluss stehen der Umsatz von € 412.300 und eine USt.-Verbindlichkeit einschließlich der € 525. Wer die Differenz nicht klärt, sieht sie später als Frage der Belastingdienst wieder.

Zeitplan der Abschlussarbeiten (Geschäftsjahr 2025)

Wann ziehen Sie einen Accountant oder Berater hinzu?

Ziehen Sie einen Accountant oder Steuerberater hinzu, wenn Sie Zweifel haben an der Bewertung unfertiger Leistungen, an Rückstellungen für Garantien oder Reorganisation, an der steuerlichen Behandlung des Kontokorrents mit dem DGA oder an einer Organschaft (fiscale eenheid). Haben Sie die Abschlussarbeiten selbst vorbereitet, wird diese Hilfe gezielter.

Quellen

• Art. 2:10 BW (wetten.overheid.nl): Aufzeichnungspflicht und Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren
• Art. 2:362 BW (wetten.overheid.nl): Zuordnung von Erträgen und Aufwendungen, Ereignisse nach dem Bilanzstichtag
• Art. 2:395a BW (wetten.overheid.nl): Kleinstunternehmen: Befreiung für Abgrenzungsposten sonstiger betrieblicher Aufwendungen
• Art. 2:375 BW (wetten.overheid.nl): Laufzeiten von Verbindlichkeiten und Tilgungen im Folgejahr
• Belastingdienst: USt.-Erklärung korrigieren: bis € 1.000 in der nächsten Erklärung, darüber Berichtigung innerhalb von 8 Wochen
• Belastingdienst: Gehalt und wesentliche Beteiligung: übliches Gehalt: das höchste von Normbetrag (€ 56.000 in 2025, € 58.000 in 2026), vergleichbarstem Gehalt und Gehalt des bestverdienenden Arbeitnehmers; niedriger, wenn Sie das glaubhaft machen
• Belastingdienst: Übermäßige Kreditaufnahme bei der BV beschränkt: Eigenheimschulden zählen nicht mit; Schulden des steuerlichen Partners und nahestehender Personen schon; Schwelle mindestens € 500.000, höher nach früher besteuerter übermäßiger Kreditaufnahme; Stichtag 31. Dezember

Alle Quellen abgerufen am 5. Oktober 2026. Gesetzestexte nach Buch 2 BW in der ab dem 1. Juli 2026 geltenden Fassung.

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