Liste de contrôle de la clôture annuelle : équilibrer la comptabilité 2025

Que contient une liste de contrôle de clôture annuelle ?

Une liste de contrôle de clôture annuelle garantit que chaque poste du bilan au 31 décembre est correct avant que vous exportiez la balance générale. Vous rapprochez banque et caisse des relevés, faites concorder clients et fournisseurs, comptez le stock, comptabilisez amortissements et régularisations, rapprochez la TVA et les charges salariales des déclarations et soldez les comptes d'attente.

• Objectif : une balance générale dont chaque solde peut s'expliquer par une pièce extérieure à la comptabilité, comme un relevé, une déclaration, un comptage ou un contrat.
• Fondement : la direction tient une comptabilité d'où ressortent à tout moment les droits et obligations, et la conserve sept ans (art. 2:10, al. 1 et 3 BW).

De quoi avez-vous besoin ?

• Relevés bancaires et états de soldes au 31 décembre 2025, y compris comptes d'épargne, cartes de crédit et prestataires de paiement.
• Listes de postes ouverts des clients et fournisseurs au 31 décembre 2025.
• Un inventaire ou un état des travaux en cours au 31 décembre 2025.
• Le tableau des immobilisations avec investissements, ventes et actifs mis au rebut en 2025.
• Les déclarations de TVA et déclarations de salaires déposées pour 2025.
• Les contrats de prêt avec échéanciers de remboursement et les relevés d'intérêts de la banque.
• Les avis provisoires d'impôt sur les sociétés 2025.
• Les factures qui arrivent en janvier et février 2026 mais concernent 2025.

La liste de contrôle en dix étapes

1. Fixer la date de clôture et l'ordre
2. Rapprocher banque, caisse et comptes de paiement
3. Faire concorder les clients et apprécier le recouvrement
4. Compter le stock et évaluer les travaux en cours
5. Mettre à jour les immobilisations et les amortissements
6. Comptabiliser les régularisations
7. Rapprocher la TVA des déclarations
8. Rapprocher charges salariales et salaires
9. Contrôler compte courant, prêts et capitaux propres
10. Solder les comptes d'attente, apprécier les événements postérieurs à la clôture et exporter

Étape 1. Fixer la date de clôture et l'ordre

Convenez jusqu'à quand l'on comptabilise encore en 2025 et qui passe les écritures de clôture. Les mouvements postérieurs au 31 décembre relèvent de 2026, même si la facture concerne décembre mais n'est payée qu'en janvier ; vous les traitez par les régularisations. Parcourez les étapes ci-dessous dans cet ordre : d'abord ce qui se prouve par des pièces externes, ensuite les estimations.

Pourquoi : Produits et charges relèvent de l'année à laquelle ils se rapportent, indépendamment du moment du paiement.

art. 2:362, al. 5 BWart. 2:10, al. 1 BW

Attention : Les écritures passées en 2025 après l'export de la balance générale rendent les comptes annuels et la comptabilité inégaux. Verrouillez la période dès que vous avez terminé.

Étape 2. Rapprocher banque, caisse et comptes de paiement

Pour chaque compte bancaire, comparez le solde du grand livre avec le relevé au 31 décembre 2025. Faites de même pour les comptes d'épargne, les cartes de crédit, la caisse (sur la base d'un comptage) et les comptes de passage des prestataires de paiement et des places de marché. Un écart est une écriture manquante ou en double, ou un montant en transit ; ce dernier s'explique par le mouvement de janvier.

Pourquoi : La trésorerie est le poste du bilan le plus facile à prouver. Si elle n'est pas juste, le reste ne l'est pas non plus.

art. 2:10, al. 1 BW

Attention : Un solde de caisse négatif ne peut pas exister ; il indique des versements manquants ou des dépenses privées comptabilisées par la caisse.

Étape 3. Faire concorder les clients et apprécier le recouvrement

La liste des postes ouverts doit être égale au solde clients du grand livre. Passez en revue les anciens postes : qu'est-ce qui a été payé après la date de clôture, qu'est-ce qui est contesté, qu'est-ce qui est probablement irrécouvrable ? Constituez une provision pour le risque. Comptabilisez le chiffre d'affaires acquis en 2025 mais facturé en 2026 comme chiffre d'affaires à facturer.

Pourquoi : La loi exige la prudence. Les pertes prévisibles qui trouvent leur origine avant la fin de l'exercice et deviennent connues avant l'établissement peuvent être prises en compte ; un client qui ne pouvait déjà pas payer à la date de clôture n'est donc pas évalué à son montant plein.

art. 2:384, al. 2 BWart. 2:362, al. 5 BW

Attention : Un avoir établi en 2026 pour un chiffre d'affaires de 2025 réduit le chiffre d'affaires et la créance de 2025.

Étape 4. Compter le stock et évaluer les travaux en cours

Comptez le stock le 31 décembre ou au plus près, et rétropolez les mouvements entre le comptage et la date de clôture. Évaluez au coût d'acquisition ou à la valeur de réalisation inférieure, et dépréciez les articles à faible rotation. Pour les projets en cours, retenez les coûts engagés et la part réalisée du bénéfice, moins les acomptes facturés et les pertes attendues.

Pourquoi : Stock et travaux en cours influencent directement le résultat : chaque euro en trop est un euro de bénéfice en trop.

art. 2:384, al. 1 et 2 BW

Attention : Un comptage sans date ni signature se justifie difficilement après coup. Conservez les feuilles de comptage avec la comptabilité.

Étape 5. Mettre à jour les immobilisations et les amortissements

Activez les investissements de 2025, comptabilisez les amortissements de 2025, sortez les actifs vendus et mis au rebut et traitez le gain ou la perte de cession. Vérifiez que le tableau des immobilisations concorde avec le grand livre. Avec le calculateur d'amortissement, vous recalculez l'amortissement linéaire par année.

Pourquoi : Les immobilisations figurent au bilan au coût d'acquisition moins les amortissements ; un amortissement oublié rend le bilan comme le résultat trop élevés.

art. 2:384, al. 1 BW

Attention : Un ordinateur portable acheté en décembre mais payé en janvier figure bien au bilan de 2025, avec un fournisseur en contrepartie.

Étape 6. Comptabiliser les régularisations

Comptabilisez les charges payées d'avance (assurances, abonnements annuels, loyer de janvier) en charges constatées d'avance. Comptabilisez les charges restant à payer (énergie, intérêts, frais des comptes annuels) et les factures d'achat restant à recevoir en charges à payer. Constituez des provisions pour pécule de vacances, jours de congé non pris et primes promises.

Pourquoi : Sans ces postes, le résultat ressort trop élevé ou trop bas, selon des dates de paiement aléatoires.

art. 2:362, al. 5 BWart. 2:395a, al. 3 BW

Attention : Une entité micro peut omettre les régularisations pour les autres charges d'exploitation, mais doit le mentionner en bas du bilan. Pour le chiffre d'affaires, les charges de personnel et les intérêts, cette dispense ne s'applique pas.

Étape 7. Rapprocher la TVA des déclarations

Comparez le chiffre d'affaires par taux et la TVA déductible du grand livre avec les déclarations de TVA déposées pour 2025. Le solde du compte de TVA doit être égal à ce que vous devez encore payer ou recevoir pour la dernière période. Expliquez chaque écart.

Pourquoi : Une erreur de € 1.000 de TVA ou moins se corrige dans la prochaine déclaration. Si c'est plus, vous déposez dès que possible et au plus tard dans les huit semaines suivant la découverte une déclaration complémentaire (suppletie).

Belastingdienst : corriger la déclaration de TVA

Attention : Un avoir ou une facture d'achat tardive après la dernière déclaration déplace le rapprochement. Consignez pour chaque écart d'où il vient.

Assistance : Si vous tenez la comptabilité dans Jaarrekening.io, l'application prépare la déclaration de TVA, la déclaration ICP et la déclaration complémentaire comme message SBR à télécharger ; le dépôt, vous le faites vous-même via Digipoort ou Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Étape 8. Rapprocher charges salariales et salaires

Additionnez les déclarations de salaires de 2025 et comparez-les avec les écritures de paie du grand livre. La retenue salariale à reverser pour décembre figure au bilan comme dette, tout comme les cotisations de retraite restant à payer. Contrôlez la rémunération du DGA. La rémunération usuelle est en 2025 en principe la plus élevée entre € 56.000, la rémunération du contrat de travail le plus comparable et la rémunération la plus élevée d'un salarié de la BV ou d'une société liée. Une rémunération inférieure est possible si vous le rendez plausible.

Pourquoi : Les charges de personnel sont souvent le plus gros poste de coûts ; un écart avec les déclarations est vite remarqué par la Belastingdienst.

Belastingdienst : rémunération et participation substantielle

Attention : Une rémunération du DGA sous la norme sans justification peut entraîner une correction des charges salariales. Pour 2026, le montant normatif est de € 58.000.

Étape 9. Contrôler compte courant, prêts et capitaux propres

Faites concorder le compte courant avec le DGA et comptabilisez les intérêts. Additionnez les dettes du DGA et de son partenaire fiscal envers leurs propres BV, hormis les dettes qualifiantes pour la résidence principale ; les dettes de personnes liées, comme les enfants, comptent aussi. Comparez la situation au 31 décembre avec leur seuil applicable : au moins € 500.000, éventuellement plus élevé en raison d'emprunts excessifs déjà imposés. Seul l'excédent est imposé en box 2. Répartissez les prêts entre la part que vous remboursez en 2026 et la part suivante. Vérifiez que l'affectation du résultat de 2024 est comptabilisée comme approuvée et que chaque dividende de 2025 a une décision et un test de distribution consigné.

Pourquoi : Ces postes touchent le DGA personnellement et sont sensibles fiscalement. Les comptes annuels doivent les présenter correctement et complètement.

art. 2:375, al. 2 et 6 BWart. 2:216, al. 2 BW

Attention : Pour l'emprunt excessif, c'est la situation au 31 décembre qui compte. Rembourser en janvier 2026 ne change pas le test pour 2025.

Étape 10. Solder les comptes d'attente, apprécier les événements postérieurs à la clôture et exporter

Les comptes de virement interne, les postes à clarifier, les écarts de paiement et les écarts de bilan d'ouverture sont à zéro. Calculez et comptabilisez l'impôt sur les sociétés de 2025, moins les avis provisoires. Appréciez ce qui s'est passé après le 31 décembre : un client qui fait faillite en février renseigne sur la situation à la date de clôture. Verrouillez ensuite la période et exportez la balance générale selon le guide de la balance générale.

Pourquoi : Les événements postérieurs à la date de clôture qui éclairent davantage la situation à la date de clôture, vous les traitez dans les chiffres ; les autres événements importants, vous les mentionnez dans l'annexe.

art. 2:362, al. 6 BWart. 2:380a BW

Attention : Passer un poste à clarifier en frais généraux ne résout rien ; cela déplace le problème vers le résultat.

Assistance : Jaarrekening.io lit la balance générale clôturée sous forme de fichier d'audit XAF ou de fichier Excel ou CSV ; si vous tenez la comptabilité dans l'application, vous reprenez la balance générale sans export.

Exemple : le rapprochement de la TVA

Une BV compare son chiffre d'affaires à 21 % dans le grand livre avec le chiffre d'affaires déclaré pour 2025.

Le montant de TVA à corriger est de € 1.000 ou moins. La BV le traite donc dans sa prochaine déclaration de TVA. Si c'avait été plus de € 1.000, une déclaration complémentaire aurait été obligatoire, dès que possible et dans les huit semaines suivant la découverte.

Les comptes annuels indiquent le chiffre d'affaires de € 412.300 et une dette de TVA incluant les € 525. Qui n'élucide pas l'écart le retrouvera plus tard sous forme de question de la Belastingdienst.

Planning de la clôture annuelle (exercice 2025)

Quand faire appel à un expert-comptable ou à un conseiller ?

Faites appel à un expert-comptable ou à un fiscaliste si vous avez des doutes sur l'évaluation des travaux en cours, sur les provisions pour garanties ou réorganisation, sur le traitement fiscal du compte courant avec le DGA ou sur une intégration fiscale (fiscale eenheid). Une clôture annuelle que vous avez préparée vous-même rend cette aide plus ciblée.

Sources

• Art. 2:10 BW (wetten.overheid.nl) : obligation de tenir une comptabilité et délai de conservation de sept ans
• Art. 2:362 BW (wetten.overheid.nl) : rattachement des produits et charges, événements postérieurs à la date de clôture
• Art. 2:395a BW (wetten.overheid.nl) : micro : dispense pour les régularisations des autres charges d'exploitation
• Art. 2:375 BW (wetten.overheid.nl) : durées des dettes et remboursements de l'année suivante
• Belastingdienst : Corriger la déclaration de TVA : jusqu'à € 1.000 dans la déclaration suivante, au-delà déclaration complémentaire dans les 8 semaines
• Belastingdienst : Rémunération et participation substantielle : rémunération usuelle : la plus élevée entre le montant normatif (€ 56.000 en 2025, € 58.000 en 2026), la rémunération la plus comparable et celle du salarié le mieux payé ; inférieure si vous le rendez plausible
• Belastingdienst : Emprunt excessif auprès de la BV limité : les dettes de résidence principale ne comptent pas ; les dettes du partenaire fiscal et des personnes liées comptent ; seuil d'au moins € 500.000, plus élevé après un emprunt excessif déjà imposé ; date de référence 31 décembre

Toutes les sources consultées le 5 octobre 2026. Textes de loi selon le livre 2 du BW en vigueur à partir du 1er juillet 2026.

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