Des comptes annuels internes aux documents de publication

Que sont les documents de publication et comment les établir ?

Les documents de publication sont la version des comptes annuels néerlandais que vous déposez auprès de la KVK (Chambre de commerce néerlandaise). Vous les déduisez des comptes annuels approuvés : une micro-entité ne publie qu'un bilan limité, une petite entité un bilan abrégé avec une annexe limitée, une entité moyenne en plus un compte de résultat simplifié, un rapport de gestion et un rapport d'audit. La date d'approbation et les noms des signataires en font toujours partie ; les signatures elles-mêmes ne doivent pas figurer sur l'exemplaire déposé (RJk A6.108).

• Les documents de publication ne contiennent pas d'autres chiffres que les comptes annuels approuvés ; ils en omettent simplement davantage.
• La KVK ne contrôle pas le contenu. Ce que vous envoyez est public dans le registre du commerce dès le traitement.

De quoi avez-vous besoin ?

• Les comptes annuels approuvés ; si l'approbation n'est pas possible à temps, la version établie.
• La catégorie de taille, testée sur deux dates de clôture consécutives.
• La date d'approbation et les noms des signataires.
• Pour les entités moyennes et grandes : le rapport d'audit du commissaire aux comptes.
• Les documents déposés l'an dernier, pour des chiffres comparatifs sous la même forme.

Les documents de publication en huit étapes

1. Fixer définitivement la catégorie de taille
2. Micro : se limiter au bilan limité
3. Petite : bilan abrégé et annexe limitée
4. Moyenne et grande : ce qui s'ajoute
5. Ajouter les mentions obligatoires
6. Garder les chiffres comparatifs sous la même forme
7. Contrôler la version de publication par rapport aux comptes annuels approuvés
8. Créer le fichier et le soumettre

Étape 1. Fixer définitivement la catégorie de taille

Ce que vous pouvez omettre dépend de la catégorie de cet exercice. Testez sur deux dates de clôture consécutives, et pour une nouvelle entité à la première date de clôture. Pour un groupe, comptez les sociétés du groupe.

Pourquoi : Avec la mauvaise catégorie, vous publiez trop peu, ce qui équivaut à ne pas déposer, ou trop, ce qui est irréversible.

art. 2:395a, al. 1 et 2 BWart. 2:396, al. 1 et 2 BWart. 2:398, al. 1 BW

Attention : Ne reprenez pas la catégorie de l'an dernier sans la tester. Une croissance sur deux ans change ce que vous devez publier.

Assistance : Jaarrekening.io bloque la version de publication et l'export tant qu'aucune catégorie de taille n'est enregistrée pour l'exercice, et n'applique pas silencieusement les exemptions d'une autre catégorie.

Étape 2. Micro : se limiter au bilan limité

Une micro-entité ne rend public que le bilan limité : actif immobilisé, actif circulant, capitaux propres en un seul poste, provisions et dettes en un seul poste, réparties entre la partie à échéance résiduelle d'un an au plus et la partie au-delà. Les frais d'établissement activés ou les versements appelés sur actions figurent séparément.

Pourquoi : La loi limite la publicité des micro-entités à ce bilan. Un compte de résultat et une annexe détaillée n'en font pas partie.

art. 2:395a, al. 4 et 8 BW

Attention : Si vous n'avez pas comptabilisé de comptes de régularisation pour les autres charges d'exploitation, mentionnez-le en bas du bilan (art. 2:395a, al. 3 BW). Une NV y indique aussi les informations de la deuxième phrase de l'art. 2:378, al. 3 BW.

Étape 3. Petite : bilan abrégé et annexe limitée

Une petite entité publie un bilan abrégé avec les principaux postes de l'actif et du passif et les composantes des capitaux propres, plus l'annexe dans la mesure où la loi la prescrit pour les petites entités : notamment les principes comptables, les dettes et créances à plus d'un an sans ventilation par nature et sans taux d'intérêt, les sûretés données et l'effectif moyen. Le compte de résultat et l'annexe sur les événements postérieurs à la clôture sont omis.

Pourquoi : La loi permet à la petite entité de garder ses résultats privés, mais pas sa situation patrimoniale.

art. 2:396, al. 3, 5 et 8 BW

Attention : Même sans compte de résultat, le résultat se lit en général dans les capitaux propres, où le résultat de l'exercice ou la variation des réserves est visible.

Étape 4. Moyenne et grande : ce qui s'ajoute

Une entité moyenne publie un bilan quelque peu simplifié, un compte de résultat simplifié faisant apparaître le résultat d'exploitation brut, une annexe détaillée, le rapport de gestion, les autres informations et le rapport d'audit. Une grande entité publie tout en intégralité. Vous pouvez aussi tenir le rapport de gestion et les autres informations à disposition à votre siège et les fournir sur demande au prix coûtant, avec déclaration au registre du commerce ; le rapport d'audit et l'état des actions sans droit de vote, vous les déposez en tout cas.

Pourquoi : Pour les grandes entités, l'intérêt des créanciers et des salariés à la publicité pèse davantage.

art. 2:397 BWart. 2:392, al. 1 BWart. 2:394, al. 4 BW

Attention : Le rapport d'audit se rapporte à une version précise des comptes annuels. Si quelque chose change après le rapport, consultez le commissaire aux comptes avant de déposer.

Étape 5. Ajouter les mentions obligatoires

Indiquez la date d'approbation, ou que les comptes annuels ne sont pas encore approuvés. Reprenez les noms de tous les dirigeants et commissaires qui ont signé, et le motif si une signature manque. Indiquez en haut du bilan si l'affectation du résultat est prise en compte. Déposez la version néerlandaise ; seulement si elle n'a pas été établie, la version en français, allemand ou anglais (art. 2:394, al. 1 BW).

Pourquoi : Ces mentions sont prescrites par la loi et montrent au lecteur quel statut ont les chiffres.

art. 2:394, al. 1 et 2 BWart. 2:210, al. 2 BWart. 2:362, al. 2 BW

Attention : N'insérez ni signature scannée ni photos dans les documents de publication ; la KVK demande de la retenue avec les données personnelles, car tout le monde peut consulter les documents.

Assistance : Dans Jaarrekening.io, vous enregistrez explicitement le statut d'approbation et la date ; sans ces données, la page de dépôt affiche un message bloquant.

Étape 6. Garder les chiffres comparatifs sous la même forme

Indiquez pour chaque poste publié le montant de l'an dernier, sous la même forme abrégée. Si la catégorie de taille a changé, adaptez aussi les chiffres comparatifs à la nouvelle forme. Expliquez les montants retraités.

Pourquoi : Les chiffres comparatifs sont obligatoires dans la mesure du possible, y compris dans les documents de publication.

art. 2:363, al. 4 et 5 BW

Attention : Reprenez les chiffres déposés l'an dernier, pas une version interne ultérieure. S'ils diffèrent, une explication est nécessaire.

Étape 7. Contrôler la version de publication par rapport aux comptes annuels approuvés

Le total du bilan, les capitaux propres et les dettes doivent être identiques à ceux des comptes annuels approuvés. Pour une petite entité, vérifiez qu'aucun compte de résultat n'a été joint, et pour toutes les catégories le numéro KVK, la période de référence et l'indication de la catégorie.

Pourquoi : Des comptes annuels déposés restent publics. La KVK ne peut pas supprimer une version déposée auparavant ; une correction apparaît à côté.

art. 2:362, al. 6 BW

Attention : S'il apparaît après le dépôt que les comptes annuels présentent de graves lacunes, la direction doit en informer les associés et déposer une communication au registre du commerce.

Étape 8. Créer le fichier et le soumettre

Saisissez les documents de publication dans le portail de dépôt autonome (Zelf Deponeren) de la KVK, ou créez un fichier XBRL selon la taxonomie de l'exercice et transmettez-le via un logiciel SBR ou un intermédiaire. Pour l'exercice 2025, c'est NT20. Conservez l'accusé de réception. Les étapes figurent dans le guide du dépôt.

Pourquoi : Le dépôt se fait par voie numérique en XBRL. À partir de l'exercice 2025, cela vaut aussi pour les grandes entités, avec des exceptions comme les sociétés cotées.

art. 2:394, al. 1 BW

Attention : Un fichier XBRL non validé par rapport à la taxonomie peut être refusé. Faites-le vérifier avant l'envoi.

Assistance : Jaarrekening.io exporte les documents annuels en PDF via la fenêtre d'impression, en Word ou en Excel, avec en plus une version de publication et un fichier XBRL comme candidat à la validation ; l'application n'envoie rien à la KVK.

Exemple : un bilan, trois versions

Une petite BV présente au 31 décembre 2025 le bilan suivant. À titre d'illustration, la colonne voisine montre ce qu'aurait été la publication si la BV avait été une micro-entité. Montants en euros, fictifs.

Le total du bilan est de € 610.000 dans toutes les versions. La petite BV omet le compte de résultat, mais le résultat après impôts de € 68.850 reste visible dans les capitaux propres. Une micro-entité ne montrerait que le total des capitaux propres.

De l'approbation à la publicité (exercice 2025)

Quand faire appel à un expert-comptable ou à un conseiller ?

Pour une entité moyenne ou grande, accordez les documents de publication avec le commissaire aux comptes, car le rapport d'audit se rapporte à une version précise. Si vous hésitez sur les exemptions applicables, par exemple en raison d'une structure de groupe ou d'un changement de catégorie de taille, faites relire avant l'envoi : des comptes annuels déposés restent visibles, même après une correction.

Sources

• Art. 2:394 BW (wetten.overheid.nl) : publicité, mentions, mise à disposition pour consultation, durée de conservation par la KVK
• Art. 2:395a BW (wetten.overheid.nl) : bilan limité de la micro-entité
• Art. 2:396 BW (wetten.overheid.nl) : bilan abrégé et annexe de la petite entité
• Art. 2:397 BW (wetten.overheid.nl) : simplifications pour l'entité moyenne
• Art. 2:392 BW (wetten.overheid.nl) : autres informations
• Art. 2:362 BW (wetten.overheid.nl) : affectation du résultat en haut du bilan, communication en cas de grave lacune
• KVK : de quoi se composent les comptes annuels ? : éléments à rendre publics par catégorie d'entreprise, signature et date d'approbation
• KVK : déposer soi-même ses comptes annuels : modes de connexion (eHerkenning EH2, compte KVK avec procuration, code d'accès), procuration, correction, données personnelles

Toutes les sources ont été consultées le 5 octobre 2026. Textes légaux du livre 2 BW tels qu'en vigueur depuis le 1 juillet 2026.

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