Établir soi-même les comptes annuels d'une BV : le guide complet pas à pas

Puis-je établir moi-même les comptes annuels de ma BV ?

Vous pouvez établir vous-même les comptes annuels d'une BV (société à responsabilité limitée néerlandaise) si elle est micro ou petite : aucune obligation d'audit ne s'applique alors. Vous clôturez la comptabilité, vérifiez la balance générale, affectez les comptes selon la présentation légale, établissez le bilan, le compte de résultat et l'annexe, faites approuver les comptes annuels et déposez dans les huit jours les documents de publication auprès de la KVK.

• Établir : dans les cinq mois suivant la fin de l'exercice, donc pour l'exercice 2025 au plus tard le 31 mai 2026, sauf prolongation par l'assemblée générale (art. 2:210, al. 1 BW).
• Déposer : dans les huit jours suivant l'approbation et en tout cas au plus tard le 31 décembre 2026 (art. 2:394, al. 1 et 3 BW).
• Expert-comptable obligatoire : uniquement pour une BV moyenne ou grande (art. 2:393 BW). Pour les micro et petites, cette obligation ne s'applique pas (art. 2:395a, al. 6 et 2:396, al. 7 BW).

De quoi avez-vous besoin ?

• Une comptabilité à jour pour 2025 : toutes les factures de vente et d'achat, mouvements bancaires et écritures diverses.
• La balance générale au 31 décembre 2025 et au 31 décembre 2024.
• Les comptes annuels 2024 approuvés, pour le bilan d'ouverture et les chiffres comparatifs.
• Total du bilan, chiffre d'affaires net et effectif moyen pour 2024 et 2025, pour la catégorie de taille.
• Les statuts : exercice, qui approuve et ce qu'il advient du bénéfice.
• Contrats de prêt, de location et de leasing et sûretés données, pour l'annexe.
• Un moyen de connexion pour la KVK (eHerkenning au niveau EH2 au moins, un compte KVK avec procuration ou le code d'accès) ou une voie SBR via un logiciel ou un intermédiaire.

Le guide en dix étapes

1. Déterminer la catégorie de taille de votre BV
2. Clôturer la comptabilité 2025
3. Exporter et vérifier la balance générale
4. Affecter les comptes selon la présentation légale
5. Choisir et consigner les principes comptables
6. Établir le bilan et le compte de résultat
7. Rédiger l'annexe
8. Contrôler la cohérence
9. Signer et faire approuver les comptes annuels
10. Préparer les documents de publication et déposer

Étape 1. Déterminer la catégorie de taille de votre BV

Testez trois critères : la valeur des actifs (le total du bilan), le chiffre d'affaires net et l'effectif moyen. Une BV est micro ou petite si, à deux dates de clôture consécutives, elle remplit au moins deux des trois critères. Utilisez donc les chiffres de 2024 et de 2025. Si 2025 est le premier exercice, seule la première date de clôture compte. Si votre BV a des filiales, incluez leurs chiffres comme si vous consolidiez. Vous faites un test rapide avec le calculateur de catégorie de taille.

Pourquoi : La catégorie de taille détermine ce que vous établissez et ce que vous rendez public. Micro : ≤ € 450.000 d'actifs, ≤ € 900.000 de chiffre d'affaires net, < 10 salariés. Petite : ≤ € 7,5 millions d'actifs, ≤ € 15 millions de chiffre d'affaires net, < 50 salariés. Une BV micro ne dépose qu'un bilan limité, une petite BV un bilan abrégé avec annexe et sans compte de résultat.

art. 2:395a BWart. 2:396 BWart. 2:398, al. 1 BW

Attention : Une année au-dessus ou en dessous d'un seuil ne change pas encore la catégorie ; ce n'est qu'après deux dates de clôture consécutives que vous changez. Calculez aussi avec le total du bilan, pas avec les capitaux propres.

Assistance : Jaarrekening.io déduit la catégorie des chiffres des deux années, applique la règle des deux ans et l'exception du premier exercice et indique si l'obligation d'audit s'applique.

Étape 2. Clôturer la comptabilité 2025

Traitez toutes les factures jusqu'au 31 décembre 2025 inclus, rapprochez les comptes bancaires des relevés et comptabilisez les écritures de clôture : amortissements, charges payées d'avance et à payer, factures à recevoir et provision pour pécule de vacances. Terminez la liste de contrôle de la clôture annuelle avant d'exporter des chiffres.

Pourquoi : Les comptes annuels rattachent produits et charges à l'année où ils naissent, indépendamment du moment où l'argent entre ou sort. Une comptabilité qui ne suit que les paiements ne suffit donc pas.

art. 2:362, al. 5 BWart. 2:10, al. 1 BW

Attention : Les comptes d'attente et les postes à clarifier présentant un solde au 31 décembre n'ont pas leur place dans des comptes annuels. Élucidez-les maintenant ; plus tard, ils sont plus difficiles à retracer.

Étape 3. Exporter et vérifier la balance générale

Exportez la balance générale au 31 décembre 2025 avec, par compte du grand livre, le numéro, le libellé et le solde final, et faites de même pour le 31 décembre 2024. Vérifiez que débit et crédit sont égaux, que le résultat correspond au compte de résultat de votre logiciel et que le bilan d'ouverture 2025 correspond aux comptes annuels 2024 approuvés. Le guide de la balance générale décrit tous les contrôles.

Pourquoi : Tout ce que vous établissez ensuite calcule avec ces soldes. Une erreur dans l'export revient dans chaque poste.

art. 2:10, al. 1 BWart. 2:363, al. 5 BW

Attention : Un export antérieur à la dernière écriture de journal, ou un export sans soldes d'ouverture, peut être équilibré et donner pourtant une situation fausse.

Assistance : Jaarrekening.io lit un fichier d'audit XAF ou une balance générale Excel ou CSV et refuse un fichier dont débit et crédit ne sont pas équilibrés, en indiquant l'écart.

Étape 4. Affecter les comptes selon la présentation légale

Rattachez chaque compte du grand livre à un poste du bilan et du compte de résultat légaux : immobilisations incorporelles, corporelles et financières, stocks, créances, trésorerie, capitaux propres, provisions et dettes. Si votre logiciel utilise le Referentie Grootboekschema (RGS, le plan de comptes de référence néerlandais), le code RGS désigne déjà en grande partie le poste. Vous en saurez plus à la rubrique affectation RGS.

Pourquoi : La loi prescrit les postes et leur distinction, et les modèles figurent dans le Besluit modellen jaarrekening (décret sur les modèles de comptes annuels). Qui s'écarte de la présentation de l'an dernier doit l'expliquer.

art. 2:363, al. 2, 4 et 6 BWart. 2:375, al. 2 et 6 BW

Attention : La compensation n'est pas permise. Un fournisseur avec un solde débiteur est une créance, même si le logiciel le montre parmi les dettes. La part d'un prêt que vous remboursez en 2026, vous la mentionnez séparément.

Assistance : Jaarrekening.io utilise les codes RGS du fichier XAF pour l'affectation, laisse sinon l'IA faire une proposition que vous confirmez, et conserve votre affectation par compte pour les exercices suivants.

Étape 5. Choisir et consigner les principes comptables

Consignez comment vous évaluez : immobilisations au coût d'acquisition moins amortissements, créances après déduction d'une provision pour irrécouvrabilité, stocks au coût d'acquisition ou à la valeur de réalisation inférieure. Une BV micro ou petite peut aussi appliquer les principes fiscaux, mais alors tous les principes fiscaux et avec une mention dans l'annexe.

Pourquoi : Les principes déterminent le résultat et les capitaux propres. La loi exige la prudence : vous ne comptabilisez les bénéfices que dans la mesure où ils sont réalisés à la date de clôture, et vous retenez les obligations nées avant la date de clôture si elles sont connues avant l'établissement.

art. 2:384, al. 1 et 2 BWart. 2:395a, al. 7 BWart. 2:396, al. 6 BW

Attention : Un mélange de principes fiscaux et commerciaux n'est pas autorisé. Si vous changez de principe, vous expliquez la raison et l'effet.

Assistance : Jaarrekening.io prend en charge les principes commerciaux et fiscaux. Si vous choisissez les principes fiscaux, vous confirmez que vous les appliquez tous ; l'application place la mention obligatoire dans l'annexe (petite) ou sous le bilan (micro) et, pour la petite, interroge sur les postes qui s'écartent sensiblement.

Étape 6. Établir le bilan et le compte de résultat

Additionnez les soldes affectés pour obtenir les postes légaux et placez à côté de chaque poste le montant de l'année précédente. Traitez l'impôt sur les sociétés de 2025 comme une charge et, dans la mesure où il n'est pas encore payé, comme une dette. Indiquez en haut du bilan si l'affectation du résultat est déjà traitée.

Pourquoi : Les chiffres comparatifs sont prescrits, et le lecteur doit savoir si le résultat figure encore comme poste distinct dans les capitaux propres ou a déjà été ajouté aux réserves.

art. 2:363, al. 5 BWart. 2:362, al. 2 BW

Attention : Les chiffres comparatifs doivent être égaux aux comptes annuels 2024 approuvés. Si vous adaptez la présentation, révisez aussi l'année précédente et expliquez la différence.

Assistance : Dans Jaarrekening.io, vous récupérez les chiffres de l'année précédente auprès de la KVK, dans le PDF des comptes annuels précédents ou dans la balance générale 2024, et les montants proviennent de règles de calcul fixes, pas du modèle de langage.

Étape 7. Rédiger l'annexe

Une petite BV mentionne notamment : les principes comptables, les dettes dont la durée résiduelle dépasse un an et dépasse cinq ans, les sûretés données, les engagements importants hors bilan comme loyers et leasing, l'effectif moyen et les événements postérieurs à la date de clôture ayant des conséquences financières importantes. Une BV micro en mentionne beaucoup moins, sous le bilan.

Pourquoi : L'annexe donne un sens aux chiffres. Sans l'engagement de loyer ou une caution, le bilan ne donne pas une image fidèle de la situation financière.

art. 2:396, al. 3 et 5 BWart. 2:381, al. 1 BWart. 2:380a BW

Attention : N'oubliez pas la continuité d'exploitation. Si les capitaux propres sont négatifs ou si le financement est incertain, une explication s'impose, et un entretien avec un conseiller est judicieux.

Assistance : L'IA de Jaarrekening.io rédige un projet modifiable de l'annexe ; l'évaluation, les événements postérieurs à la date de clôture et la continuité restent le jugement de la direction.

Étape 8. Contrôler la cohérence

Lisez les comptes annuels comme un tiers. Les capitaux propres concordent-ils : début plus résultat moins dividende égale fin ? Les montants de l'annexe correspondent-ils au bilan ? Les chiffres comparatifs sont-ils égaux à ceux de l'an dernier ? L'impôt sur les sociétés s'explique-t-il par le résultat ? Arrêtez ensuite définitivement la catégorie de taille.

Pourquoi : La direction est responsable de comptes annuels permettant un jugement fondé sur le patrimoine et le résultat. Pour une BV micro ou petite, personne ne le contrôle à votre place.

art. 2:362, al. 1 BW

Attention : Si un dividende a été distribué en 2025, vérifiez que la direction a consigné le test de distribution. Sans ce test, la direction court un risque de responsabilité si la BV ne peut ensuite pas payer ses dettes (art. 2:216, al. 3 BW).

Étape 9. Signer et faire approuver les comptes annuels

Tous les dirigeants et membres du conseil de surveillance signent les comptes annuels établis ; si une signature manque, vous en indiquez le motif. Ensuite, l'assemblée générale approuve les comptes annuels. Si tous les associés sont aussi dirigeants, comme dans la plupart des BV de DGA, la signature vaut aussi approbation, sauf si les statuts l'excluent. Le guide de l'approbation décrit les trois voies.

Pourquoi : La date d'approbation fait démarrer le délai de dépôt de huit jours et doit figurer sur les comptes annuels déposés.

art. 2:210, al. 2, 3 et 5 BWart. 2:394, al. 1 BW

Attention : Consignez la date par écrit. Qui ne peut pas démontrer quand l'approbation a eu lieu ne peut pas non plus démontrer que le dépôt a été fait à temps.

Assistance : Jaarrekening.io consigne la date d'approbation, refuse une date égale ou antérieure à la date de clôture et calcule la date limite de dépôt.

Étape 10. Préparer les documents de publication et déposer

À partir des comptes annuels approuvés, établissez la version que vous devez rendre publique : un bilan limité (micro) ou un bilan abrégé avec annexe (petite). Déposez-la dans les huit jours suivant l'approbation via le portail Zelf Deponeren de la KVK, ou sous forme de fichier XBRL via un logiciel SBR ou un intermédiaire. Conservez l'accusé de réception. Voir le guide du dépôt et le guide des documents de publication.

Pourquoi : La publication est une obligation légale. Qui dépose plus que nécessaire rend volontairement publiques des données qu'on ne peut plus reprendre.

art. 2:394 BWart. 2:395a, al. 8 BWart. 2:396, al. 8 BW

Attention : Ne déposez pas la version interne avec le compte de résultat complet, et vérifiez le numéro KVK : des comptes annuels déposés sous un mauvais numéro ne comptent pas pour votre BV.

Assistance : Jaarrekening.io compose la version de publication pour votre catégorie de taille et en fait un fichier XBRL comme candidat à la validation ; l'application n'envoie rien à la KVK, vous déposez vous-même ou via votre expert-comptable.

Exemple chiffré : quelle catégorie a cette BV et que dépose-t-elle ?

Une BV dont l'exercice correspond à l'année civile présente les chiffres suivants. Les montants sont fictifs et arrondis.

Aux deux dates de clôture, la BV dépasse deux seuils micro : les actifs et le chiffre d'affaires net. Elle reste dans tous les seuils de la catégorie petite. La BV est donc petite. Elle dépose un bilan abrégé avec une annexe limitée et n'a pas à rendre public le compte de résultat. Un audit par un expert-comptable n'est pas obligatoire.

Supposons que le montant imposable pour 2025 soit de € 85.000. Le taux de l'impôt sur les sociétés est de 19,0 % jusqu'à € 200.000 inclus, donc l'impôt est de 19,0 % × € 85.000 = € 16.150. Il figure au compte de résultat comme charge et au bilan comme dette à court terme, dans la mesure où l'avis provisoire ne l'a pas encore couvert.

Calendrier pour l'exercice 2025 (égal à l'année civile)

Avec quel programme établissez-vous vous-même les comptes annuels ?

La loi ne prescrit aucun outil. Dans Excel, c'est possible, mais vous construisez alors vous-même la présentation, les chiffres comparatifs et tous les contrôles, voir aussi puis-je établir les comptes annuels dans Excel.

Le portail Zelf Deponeren de la KVK permet aux micro et petites entreprises de remplir et de déposer les documents de publication. Il ne produit pas de comptes annuels internes à partir de votre comptabilité ; ceux-ci doivent déjà exister.

Un logiciel comme Jaarrekening.io reprend la balance générale et construit à partir de celle-ci les comptes annuels internes et la version de publication. Les premiers comptes annuels de votre compte sont gratuits, pour toute catégorie de taille ; ensuite vous payez une fois par exercice selon la catégorie de taille, sans abonnement. Les montants hors TVA figurent sur la page des tarifs. La voie qui convient dépend de ce que vous voulez calculer et contrôler vous-même.

Quand faire appel à un expert-comptable ou à un conseiller ?

Un expert-comptable est obligatoire pour l'audit d'une BV moyenne ou grande. Pour une petite BV aussi, une aide est judicieuse si la banque demande un rapport de compilation, s'il y a une reprise, une réorganisation ou une réévaluation, si la continuité est douteuse, ou si vous ne pouvez pas apprécier vous-même l'aspect fiscal (impôts différés, intégration fiscale, régime d'innovation). Établir soi-même et faire relire par un conseiller ne s'excluent pas.

Sources

• Art. 2:210 BW (wetten.overheid.nl) : établir, signer et approuver à la BV
• Art. 2:394 BW (wetten.overheid.nl) : dépôt dans les huit jours, au plus tard douze mois
• Art. 2:396 BW (wetten.overheid.nl) : petite personne morale : seuils, dispenses et publication
• Art. 2:395a BW (wetten.overheid.nl) : micro-personne morale : seuils, bilan limité, principes fiscaux
• Art. 2:398 BW (wetten.overheid.nl) : premier exercice
• KVK : Date limite de dépôt des comptes annuels : délais BV (8 août, 8 novembre, 31 décembre), pas de report, sanction pénale, personne morale dissoute
• KVK : En quoi consistent les comptes annuels ? : composantes à rendre publiques par catégorie d'entreprise, signature et date d'approbation
• Belastingdienst : Taux de l'impôt sur les sociétés : 19,0 % jusqu'à € 200.000 inclus, 25,8 % au-delà (2023 à 2026 inclus)

Toutes les sources consultées le 5 octobre 2026. Textes de loi selon le livre 2 du BW en vigueur à partir du 1er juillet 2026.

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