Jahresabschluss einer BV selbst erstellen: der komplette Schritt-für-Schritt-Plan

Kann ich den Jahresabschluss meiner BV selbst erstellen?

Den Jahresabschluss einer BV selbst zu erstellen ist erlaubt, wenn Ihre BV (niederländische GmbH) Kleinst- oder klein ist: Dann gilt keine Prüfungspflicht. Sie schließen die Buchhaltung ab, prüfen die Summen- und Saldenliste, ordnen die Konten der gesetzlichen Gliederung zu, stellen Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang auf, lassen den Jahresabschluss feststellen und hinterlegen innerhalb von acht Tagen die Offenlegungsunterlagen bei der KVK.

• Aufstellen: innerhalb von fünf Monaten nach Ende des Geschäftsjahres, für das Geschäftsjahr 2025 also spätestens am 31. Mai 2026, sofern die Gesellschafterversammlung nicht verlängert (Art. 2:210 Abs. 1 BW).
• Hinterlegen: innerhalb von acht Tagen nach der Feststellung und jedenfalls spätestens am 31. Dezember 2026 (Art. 2:394 Abs. 1 und 3 BW).
• Accountant vorgeschrieben: nur für eine mittelgroße oder große BV (Art. 2:393 BW). Für Kleinst- und kleine Unternehmen gilt diese Pflicht nicht (Art. 2:395a Abs. 6 und 2:396 Abs. 7 BW).

Was brauchen Sie?

• Eine aktuelle Buchhaltung für 2025: alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Bankbewegungen und Umbuchungen.
• Die Summen- und Saldenliste zum 31. Dezember 2025 und zum 31. Dezember 2024.
• Den festgestellten Jahresabschluss 2024, für die Eröffnungsbilanz und die Vorjahreszahlen.
• Bilanzsumme, Nettoumsatz und durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer für 2024 und 2025, für die Größenklasse.
• Die Satzung: Geschäftsjahr, wer feststellt und was mit dem Gewinn geschieht.
• Darlehensverträge, Miet- und Leasingverträge und gestellte Sicherheiten, für den Anhang.
• Ein Anmeldemittel für die KVK (eHerkenning mindestens auf Niveau EH2, ein KVK-Konto mit Vollmacht oder den Zugangscode) oder einen SBR-Weg über Software oder Intermediär.

Der Plan in zehn Schritten

1. Die Größenklasse Ihrer BV bestimmen
2. Die Buchhaltung für 2025 abschließen
3. Die Summen- und Saldenliste exportieren und prüfen
4. Die Konten nach der gesetzlichen Gliederung zuordnen
5. Die Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden wählen und festhalten
6. Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen
7. Den Anhang schreiben
8. Den Zusammenhang prüfen
9. Unterzeichnen und den Jahresabschluss feststellen lassen
10. Die Offenlegungsunterlagen erstellen und hinterlegen

Schritt 1. Die Größenklasse Ihrer BV bestimmen

Prüfen Sie drei Kriterien: den Wert der Aktiva (die Bilanzsumme), den Nettoumsatz und die durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer. Eine BV ist Kleinst- oder klein, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Bilanzstichtagen mindestens zwei der drei Kriterien erfüllt. Verwenden Sie also die Zahlen für 2024 und 2025. Ist 2025 das erste Geschäftsjahr, zählt nur der erste Bilanzstichtag. Hat Ihre BV Tochtergesellschaften, zählen Sie deren Zahlen mit, als würden Sie konsolidieren. Einen schnellen Test machen Sie mit dem Größenklassen-Rechner.

Warum: Die Größenklasse bestimmt, was Sie aufstellen und was Sie offenlegen. Kleinst: ≤ € 450.000 Aktiva, ≤ € 900.000 Nettoumsatz, < 10 Arbeitnehmer. Klein: ≤ € 7,5 Mio. Aktiva, ≤ € 15 Mio. Nettoumsatz, < 50 Arbeitnehmer. Eine Kleinst-BV hinterlegt nur eine beschränkte Bilanz, eine kleine BV eine verkürzte Bilanz mit Anhang und keine Gewinn- und Verlustrechnung.

Art. 2:395a BWArt. 2:396 BWArt. 2:398 Abs. 1 BW

Achtung: Ein Jahr über oder unter einer Grenze ändert die Klasse noch nicht; erst nach zwei aufeinanderfolgenden Bilanzstichtagen rücken Sie weiter. Rechnen Sie außerdem mit der Bilanzsumme, nicht mit dem Eigenkapital.

Unterstützung: Jaarrekening.io leitet die Klasse aus den Zahlen beider Jahre ab, wendet die Zweijahresregel und die Ausnahme für das erste Geschäftsjahr an und zeigt an, ob die Prüfungspflicht gilt.

Schritt 2. Die Buchhaltung für 2025 abschließen

Verarbeiten Sie alle Rechnungen bis einschließlich 31. Dezember 2025, stimmen Sie die Bankkonten mit den Auszügen ab und buchen Sie die Abschlussposten: Abschreibungen, vorausbezahlte und noch zu zahlende Kosten, noch zu erhaltende Rechnungen und die Rückstellung für Urlaubsgeld. Arbeiten Sie die Checkliste Jahresabschlussarbeiten ab, bevor Sie Zahlen exportieren.

Warum: Der Jahresabschluss ordnet Erträge und Aufwendungen dem Jahr zu, in dem sie entstehen, unabhängig davon, wann das Geld ein- oder ausgeht. Eine Buchhaltung, die nur Zahlungen verfolgt, reicht daher nicht.

Art. 2:362 Abs. 5 BWArt. 2:10 Abs. 1 BW

Achtung: Zwischenkonten und Klärungsposten mit einem Saldo am 31. Dezember gehören nicht in einen Jahresabschluss. Klären Sie sie jetzt; später sind sie schwerer nachzuvollziehen.

Schritt 3. Die Summen- und Saldenliste exportieren und prüfen

Exportieren Sie die Summen- und Saldenliste zum 31. Dezember 2025 mit je Sachkonto der Nummer, der Bezeichnung und dem Endsaldo und tun Sie dasselbe für den 31. Dezember 2024. Prüfen Sie, dass Soll und Haben gleich sind, dass das Ergebnis mit der Gewinn- und Verlustrechnung aus Ihrem Paket übereinstimmt und dass die Eröffnungsbilanz 2025 an den festgestellten Jahresabschluss 2024 anschließt. Die Anleitung zur Summen- und Saldenliste beschreibt alle Kontrollen.

Warum: Alles, was Sie danach aufstellen, rechnet mit diesen Salden. Ein Fehler im Export kehrt in jedem Posten wieder.

Art. 2:10 Abs. 1 BWArt. 2:363 Abs. 5 BW

Achtung: Ein Export von vor der letzten Umbuchung oder ein Export ohne Eröffnungssalden kann aufgehen und trotzdem den falschen Stand liefern.

Unterstützung: Jaarrekening.io liest eine XAF-Prüfdatei oder eine Summen- und Saldenliste in Excel oder CSV ein und weist eine Datei zurück, in der Soll und Haben nicht ausgeglichen sind, mit Angabe der Differenz.

Schritt 4. Die Konten nach der gesetzlichen Gliederung zuordnen

Ordnen Sie jedes Sachkonto einem Posten der gesetzlichen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zu: immaterielle Vermögensgegenstände, Sachanlagen und Finanzanlagen, Vorräte, Forderungen, liquide Mittel, Eigenkapital, Rückstellungen und Verbindlichkeiten. Verwendet Ihr Paket das Referentie Grootboekschema (RGS, den niederländischen Referenzkontenrahmen), weist der RGS-Code den Posten bereits weitgehend zu. Mehr dazu lesen Sie unter RGS-Zuordnung.

Warum: Das Gesetz schreibt die Posten und ihre Unterscheidung vor, und die Muster stehen im Besluit modellen jaarrekening (Verordnung über die Jahresabschlussmuster). Wer von der Gliederung des Vorjahres abweicht, muss das erläutern.

Art. 2:363 Abs. 2, 4 und 6 BWArt. 2:375 Abs. 2 und 6 BW

Achtung: Saldieren ist nicht erlaubt. Ein Kreditor mit Sollsaldo ist eine Forderung, auch wenn das Paket ihn unter den Verbindlichkeiten zeigt. Den Teil eines Darlehens, den Sie 2026 tilgen, geben Sie gesondert an.

Unterstützung: Jaarrekening.io nutzt RGS-Codes aus der XAF-Datei für die Zuordnung, lässt sonst die KI einen Vorschlag machen, den Sie bestätigen, und speichert Ihre Zuordnung je Konto für folgende Geschäftsjahre.

Schritt 5. Die Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden wählen und festhalten

Halten Sie fest, wie Sie bewerten: Anlagevermögen zu Anschaffungskosten abzüglich Abschreibungen, Forderungen nach Abzug einer Rückstellung für Uneinbringlichkeit, Vorräte zu Anschaffungskosten oder niedrigerem Veräußerungswert. Eine Kleinst- oder kleine BV darf auch die steuerlichen Grundsätze anwenden, dann aber alle steuerlichen Grundsätze und mit einem Vermerk im Anhang.

Warum: Die Methoden bestimmen das Ergebnis und das Eigenkapital. Das Gesetz verlangt Vorsicht: Gewinne setzen Sie nur an, soweit sie am Bilanzstichtag realisiert sind, und Verpflichtungen, die vor dem Bilanzstichtag entstanden sind, berücksichtigen Sie, wenn sie vor der Aufstellung bekannt werden.

Art. 2:384 Abs. 1 und 2 BWArt. 2:395a Abs. 7 BWArt. 2:396 Abs. 6 BW

Achtung: Eine Mischform aus steuerlichen und handelsrechtlichen Grundsätzen ist nicht zulässig. Wechseln Sie die Methode, erläutern Sie Grund und Wirkung.

Unterstützung: Jaarrekening.io unterstützt handelsrechtliche und steuerliche Grundsätze. Wählen Sie steuerliche Grundsätze, bestätigen Sie, dass Sie sie alle anwenden; die App setzt den vorgeschriebenen Vermerk in den Anhang (klein) oder unter die Bilanz (Kleinst) und fragt bei klein nach den Posten, die wesentlich abweichen.

Schritt 6. Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen

Addieren Sie die zugeordneten Salden zu den gesetzlichen Posten und setzen Sie bei jedem Posten den Betrag des Vorjahres daneben. Verarbeiten Sie die Körperschaftsteuer für 2025 als Aufwand und, soweit noch nicht gezahlt, als Verbindlichkeit. Vermerken Sie oben in der Bilanz, ob die Ergebnisverwendung bereits verarbeitet ist.

Warum: Vorjahreszahlen sind vorgeschrieben, und der Leser muss wissen, ob das Ergebnis noch als gesonderter Posten im Eigenkapital steht oder bereits den Rücklagen zugeführt wurde.

Art. 2:363 Abs. 5 BWArt. 2:362 Abs. 2 BW

Achtung: Die Vorjahreszahlen müssen dem festgestellten Jahresabschluss 2024 entsprechen. Passen Sie die Gliederung an, überarbeiten Sie auch das Vorjahr und erläutern Sie die Differenz.

Unterstützung: In Jaarrekening.io holen Sie die Zahlen des Vorjahres bei der KVK, aus dem PDF des vorigen Jahresabschlusses oder aus der Summen- und Saldenliste 2024, und die Beträge stammen aus festen Rechenregeln, nicht aus dem Sprachmodell.

Schritt 7. Den Anhang schreiben

Eine kleine BV erläutert unter anderem: die Methoden, die Verbindlichkeiten mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr und von mehr als fünf Jahren, gestellte Sicherheiten, wichtige Verpflichtungen, die nicht in der Bilanz stehen, wie Miete und Leasing, die durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer und Ereignisse nach dem Bilanzstichtag mit wichtigen finanziellen Folgen. Eine Kleinst-BV gibt viel weniger an, unter der Bilanz.

Warum: Der Anhang gibt den Zahlen Bedeutung. Ohne die Mietverpflichtung oder eine Bürgschaft vermittelt die Bilanz kein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Finanzlage.

Art. 2:396 Abs. 3 und 5 BWArt. 2:381 Abs. 1 BWArt. 2:380a BW

Achtung: Vergessen Sie die Unternehmensfortführung nicht. Ist das Eigenkapital negativ oder die Finanzierung unsicher, gehört dazu eine Erläuterung, und ein Gespräch mit einem Berater ist ratsam.

Unterstützung: Die KI von Jaarrekening.io schreibt einen bearbeitbaren Entwurf des Anhangs; Bewertung, Ereignisse nach dem Bilanzstichtag und Unternehmensfortführung bleiben das Urteil der Geschäftsführung.

Schritt 8. Den Zusammenhang prüfen

Lesen Sie den Jahresabschluss wie ein Außenstehender. Geht das Eigenkapital auf: Anfang plus Ergebnis minus Dividende ist Ende? Stimmen die Beträge im Anhang mit der Bilanz überein? Entsprechen die Vorjahreszahlen dem Vorjahr? Lässt sich die Körperschaftsteuer aus dem Ergebnis erklären? Legen Sie danach die Größenklasse endgültig fest.

Warum: Die Geschäftsführung ist verantwortlich für einen Jahresabschluss, der ein verantwortbares Urteil über Vermögen und Ergebnis ermöglicht. Bei einer Kleinst- oder kleinen BV prüft das niemand für Sie.

Art. 2:362 Abs. 1 BW

Achtung: Wurde 2025 Dividende ausgeschüttet, prüfen Sie, ob die Geschäftsführung den Ausschüttungstest festgehalten hat. Ohne diesen Test trägt die Geschäftsführung ein Haftungsrisiko, wenn die BV ihre Schulden danach nicht zahlen kann (Art. 2:216 Abs. 3 BW).

Schritt 9. Unterzeichnen und den Jahresabschluss feststellen lassen

Alle Geschäftsführer und Aufsichtsratsmitglieder unterzeichnen den aufgestellten Jahresabschluss; fehlt eine Unterschrift, geben Sie den Grund an. Danach stellt die Gesellschafterversammlung den Jahresabschluss fest. Sind alle Gesellschafter auch Geschäftsführer, wie bei den meisten DGA-BVs, gilt die Unterzeichnung zugleich als Feststellung, sofern die Satzung das nicht ausschließt. Die Anleitung zur Feststellung beschreibt die drei Wege.

Warum: Das Feststellungsdatum startet die Hinterlegungsfrist von acht Tagen und muss auf dem hinterlegten Jahresabschluss stehen.

Art. 2:210 Abs. 2, 3 und 5 BWArt. 2:394 Abs. 1 BW

Achtung: Halten Sie das Datum schriftlich fest. Wer nicht belegen kann, wann festgestellt wurde, kann auch nicht belegen, dass rechtzeitig hinterlegt wurde.

Unterstützung: Jaarrekening.io hält das Feststellungsdatum fest, weist ein Datum am oder vor dem Bilanzstichtag zurück und berechnet den spätesten Hinterlegungstermin.

Schritt 10. Die Offenlegungsunterlagen erstellen und hinterlegen

Erstellen Sie aus dem festgestellten Jahresabschluss die Fassung, die Sie offenlegen müssen: eine beschränkte Bilanz (Kleinst) oder eine verkürzte Bilanz mit Anhang (klein). Hinterlegen Sie sie innerhalb von acht Tagen nach der Feststellung über das Portal Zelf Deponeren der KVK oder als XBRL-Datei über SBR-Software oder einen Intermediär. Bewahren Sie die Empfangsbestätigung auf. Siehe die Hinterlegungsanleitung und die Anleitung zu den Offenlegungsunterlagen.

Warum: Die Offenlegung ist eine gesetzliche Pflicht. Wer mehr hinterlegt als nötig, macht freiwillig Daten öffentlich, die sich nicht mehr zurückholen lassen.

Art. 2:394 BWArt. 2:395a Abs. 8 BWArt. 2:396 Abs. 8 BW

Achtung: Hinterlegen Sie nicht die interne Fassung mit der vollständigen Gewinn- und Verlustrechnung, und prüfen Sie die KVK-Nummer: Ein Jahresabschluss unter einer falschen Nummer zählt für Ihre BV nicht.

Unterstützung: Jaarrekening.io stellt die Offenlegungsfassung für Ihre Größenklasse zusammen und erstellt daraus eine XBRL-Datei als Validierungskandidat; die App sendet nichts an die KVK, Sie hinterlegen selbst oder über Ihren Accountant.

Rechenbeispiel: Welche Klasse hat diese BV und was hinterlegt sie?

Eine BV mit einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, hat die folgenden Zahlen. Die Beträge sind fiktiv und gerundet.

An beiden Bilanzstichtagen überschreitet die BV zwei Kleinst-Grenzen: die Aktiva und den Nettoumsatz. Sie bleibt innerhalb aller Grenzen für klein. Die BV ist also klein. Sie hinterlegt eine verkürzte Bilanz mit beschränktem Anhang und muss die Gewinn- und Verlustrechnung nicht offenlegen. Eine Prüfung durch einen Accountant ist nicht vorgeschrieben.

Angenommen, der steuerbare Betrag für 2025 beträgt € 85.000. Der Körperschaftsteuersatz beträgt 19,0 % bis einschließlich € 200.000, die Steuer ist also 19,0 % × € 85.000 = € 16.150. Sie steht in der Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand und in der Bilanz als kurzfristige Verbindlichkeit, soweit der vorläufige Bescheid sie noch nicht gedeckt hat.

Zeitleiste für das Geschäftsjahr 2025 (entspricht dem Kalenderjahr)

Mit welchem Programm erstellen Sie den Jahresabschluss selbst?

Das Gesetz schreibt kein Hilfsmittel vor. In Excel ist es möglich, aber dann bauen Sie Gliederung, Vorjahreszahlen und alle Kontrollen selbst, siehe auch darf ich den Jahresabschluss in Excel erstellen.

Über das Portal Zelf Deponeren der KVK können Kleinst- und kleine Unternehmen die Offenlegungsunterlagen ausfüllen und hinterlegen. Es erstellt keinen internen Jahresabschluss aus Ihrer Buchhaltung; der muss bereits vorliegen.

Software wie Jaarrekening.io übernimmt die Summen- und Saldenliste und baut daraus den internen Jahresabschluss und die Offenlegungsfassung auf. Der erste Jahresabschluss in Ihrem Konto ist kostenlos, für jede Größenklasse; danach zahlen Sie einmalig je Geschäftsjahr nach Größenklasse, ohne Abonnement. Die Beträge zzgl. USt. stehen auf der Preisseite. Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie viel Sie selbst rechnen und prüfen wollen.

Wann ziehen Sie einen Accountant oder Berater hinzu?

Ein Accountant ist für die Prüfung einer mittelgroßen oder großen BV vorgeschrieben. Auch bei einer kleinen BV ist Hilfe ratsam, wenn die Bank eine Bescheinigung über die Erstellung verlangt, wenn eine Übernahme, Reorganisation oder Neubewertung ansteht, wenn die Unternehmensfortführung zweifelhaft ist oder wenn Sie die steuerliche Seite (latente Steuern, Organschaft, Innovationsbox) nicht selbst beurteilen können. Selbst aufstellen und einen Berater mitschauen lassen schließen sich nicht aus.

Quellen

• Art. 2:210 BW (wetten.overheid.nl): Aufstellen, Unterzeichnen und Feststellen bei der BV
• Art. 2:394 BW (wetten.overheid.nl): Hinterlegung innerhalb von acht Tagen, spätestens zwölf Monate
• Art. 2:396 BW (wetten.overheid.nl): kleine juristische Person: Schwellenwerte, Befreiungen und Offenlegung
• Art. 2:395a BW (wetten.overheid.nl): Kleinst-juristische Person: Schwellenwerte, beschränkte Bilanz, steuerliche Grundsätze
• Art. 2:398 BW (wetten.overheid.nl): erstes Geschäftsjahr
• KVK: Spätester Termin für die Hinterlegung des Jahresabschlusses: Fristen BV (8. August, 8. November, 31. Dezember), kein Aufschub, Strafbarkeit, aufgelöste juristische Person
• KVK: Woraus besteht der Jahresabschluss?: offenzulegende Bestandteile je Unternehmensklasse, Unterzeichnung und Datum der Feststellung
• Belastingdienst: Körperschaftsteuersätze: 19,0 % bis einschließlich € 200.000, 25,8 % darüber (2023 bis einschließlich 2026)

Alle Quellen abgerufen am 5. Oktober 2026. Gesetzestexte nach Buch 2 BW in der ab dem 1. Juli 2026 geltenden Fassung.

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