Jahresabschluss zu spät hinterlegt: so holen Sie es nach
Ist die Hinterlegungsfrist abgelaufen, hinterlegen Sie so schnell wie möglich; eine Fristverlängerung gibt es nicht. Dieser Schritt-für-Schritt-Plan hilft Ihnen, den Rückstand in der richtigen Reihenfolge abzubauen.
Was müssen Sie tun, wenn der Jahresabschluss zu spät ist?
Wurde Ihr niederländischer Jahresabschluss (jaarrekening) zu spät oder noch gar nicht hinterlegt, hinterlegen Sie so schnell wie möglich; eine Möglichkeit zum Aufschub gibt es nicht. Gelingt die Feststellung nicht sofort, hinterlegen Sie den aufgestellten Jahresabschluss mit dem Vermerk, dass er noch nicht festgestellt ist (Art. 2:394 Abs. 2 BW). Verspätete Hinterlegung ist ein Wirtschaftsdelikt und kann bei einer Insolvenz zur Haftung der Geschäftsführer führen.
- Letzte Termine: Geschäftsjahr 2024 spätestens 31. Dezember 2025, Geschäftsjahr 2025 spätestens 31. Dezember 2026 (Art. 2:394 Abs. 3 BW).
- Strafrechtlich: Ein Verstoß gegen Art. 2:394 Abs. 3 BW ist ein Wirtschaftsdelikt (Art. 1 Nr. 4 Wet op de economische delicten). Die KVK nennt ein Bußgeld oder die Strafverfolgung durch die Staatsanwaltschaft.
- Zivilrechtlich: Bei einer Insolvenz gilt die Nichteinhaltung als unordentliche Aufgabenerfüllung, mit der Vermutung, dass dies eine wesentliche Ursache der Insolvenz ist. Ein unwesentliches Versäumnis zählt nicht (Art. 2:248 Abs. 2 BW).
Was benötigen Sie?
- Eine Übersicht der Geschäftsjahre, die bei der KVK fehlen.
- Pro fehlendem Jahr: die Buchhaltung oder zumindest die Summen- und Saldenliste.
- Den zuletzt hinterlegten Jahresabschluss, für die Eröffnungsbilanz und die Vergleichszahlen.
- Ein Anmeldemittel für die KVK oder einen SBR-Intermediär.
- Erreichbare Gesellschafter für die Feststellung.
Nachholen in acht Schritten
- Feststellen, welche Jahre fehlen
- Den ältesten Rückstand zuerst abbauen
- Den Jahresabschluss aufstellen
- Feststellen lassen oder die aufgestellte Fassung hinterlegen
- Hinterlegen und den Nachweis aufbewahren
- Das Haftungsrisiko begrenzen
- Auf ein Bußgeld oder ein Schreiben reagieren
- Wiederholung vermeiden
Schritt 1. Feststellen, welche Jahre fehlen
Suchen Sie die juristische Person auf kvk.nl und prüfen Sie bei den Jahresabschlüssen, welche Geschäftsjahre verarbeitet sind. Notieren Sie pro fehlendem Jahr die absolute Frist: zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres. Für ein abweichendes Geschäftsjahr rechnen Sie mit dem Hinterlegungsfrist-Rechner.
Warum: Jedes Geschäftsjahr ist eine eigene Pflicht. Eine Übersicht verhindert, dass Sie das eine Jahr nachholen und das andere vergessen.
Art. 2:394 Abs. 3 BW
Achtung: Ein Jahresabschluss, der mit einer Fehlermeldung zurückkam, ist nicht hinterlegt, auch wenn Sie auf 'Senden' gedrückt haben.
Schritt 2. Den ältesten Rückstand zuerst abbauen
Beginnen Sie mit dem ältesten fehlenden Jahr. Dessen Schlussbilanz ist die Eröffnungsbilanz des nächsten Jahres, und seine Zahlen sind die Vergleichszahlen im folgenden Jahresabschluss.
Warum: Wer zuerst das aktuelle Jahr hinterlegt, veröffentlicht Vergleichszahlen, die nirgends festgestellt sind.
Art. 2:363 Abs. 5 BW
Achtung: Läuft auch die Frist des laufenden Jahres ab, planen Sie beide: das alte Jahr sofort, das neue Jahr so, dass es vor der eigenen Frist fertig ist.
Schritt 3. Den Jahresabschluss aufstellen
Die Geschäftsführung stellt den Jahresabschluss auf, und alle Geschäftsführer und Aufsichtsratsmitglieder unterzeichnen. Für eine Kleinst- oder kleine BV ist der Umfang begrenzt, den vom Gesetz verlangten Anhang lassen Sie aber nicht aus.
Warum: Ohne aufgestellten Jahresabschluss gibt es nichts zu hinterlegen, auch keine nicht festgestellte Fassung.
Art. 2:210 Abs. 1 und 2 BW
Achtung: Eile führt zu Fehlern, die öffentlich bleiben. Die KVK entfernt einen hinterlegten Jahresabschluss nicht; eine Korrektur erscheint daneben.
Unterstützung: Jaarrekening.io zeigt pro Geschäftsjahr die Aufstellungs- und Hinterlegungstermine und warnt, wenn ein Feststellungsdatum nach der letzten Hinterlegungsfrist liegt.
Schritt 4. Feststellen lassen oder die aufgestellte Fassung hinterlegen
Ist der DGA (Gesellschafter-Geschäftsführer) alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer, gilt die Unterzeichnung als Feststellung und Sie können direkt weitermachen. Gibt es mehrere Gesellschafter, stellen Sie in einer Versammlung oder außerhalb einer Versammlung fest. Dauert das, hinterlegen Sie jetzt den aufgestellten Jahresabschluss mit dem Vermerk, dass er noch nicht festgestellt ist; über SBR lassen Sie das Feststellungsdatum leer. Nach der Feststellung hinterlegen Sie die endgültige Fassung.
Warum: Ist nicht innerhalb von zwei Monaten nach Ablauf der Aufstellungsfrist festgestellt, muss die Geschäftsführung den aufgestellten Jahresabschluss unverzüglich offenlegen.
Art. 2:210 Abs. 5 BWArt. 2:238 BWArt. 2:394 Abs. 2 BW
Achtung: Warten Sie mit der Hinterlegung nicht auf eine Versammlung. Für die aufgestellte Fassung benötigen Sie keinen Beschluss der Gesellschafter.
Schritt 5. Hinterlegen und den Nachweis aufbewahren
Hinterlegen Sie über das Portal Zelf Deponeren (Kleinst- und kleine Unternehmen) oder über SBR, wie in der Anleitung zur Hinterlegung beschrieben. Bewahren Sie die Empfangsbestätigung mit dem PI-Kennzeichen auf und prüfen Sie anschließend, ob das Geschäftsjahr auf kvk.nl sichtbar ist.
Warum: Die Bestätigung hält das Datum fest, an dem das Versäumnis endete.
Art. 2:394 Abs. 1 BW
Achtung: Ist die juristische Person inzwischen aufgelöst, geht das laut KVK nicht mehr über Zelf Deponeren. Für Kleinst- und kleine Unternehmen bleibt SBR, zum Beispiel mit einem Buchhaltungspaket über Digipoort.
Schritt 6. Das Haftungsrisiko begrenzen
Wird die BV insolvent, kann der Insolvenzverwalter die Geschäftsführer für den Fehlbetrag in Anspruch nehmen, wenn die Geschäftsführung ihre Aufgabe offensichtlich unordentlich erfüllt hat. Wurde die Offenlegungspflicht nicht erfüllt, steht die unordentliche Aufgabenerfüllung fest und es wird vermutet, dass sie eine wesentliche Ursache der Insolvenz ist. Der Anspruch bezieht sich auf die drei Jahre vor der Insolvenz. Ein unwesentliches Versäumnis zählt nicht; Gerichte betrachten unter anderem die Dauer der Verzögerung und die Erklärung dafür.
Warum: Die Geschäftsführung muss die Vermutung dann selbst widerlegen, und das ist eine schwierige Beweislage.
Art. 2:248 Abs. 1, 2 und 6 BW
Achtung: Halten Sie fest, warum die Hinterlegung zu spät war und was Sie zur Behebung getan haben. Hat die BV Zahlungsprobleme, holen Sie jetzt rechtlichen Rat ein, nicht erst, wenn ein Insolvenzverwalter anruft.
Schritt 7. Auf ein Bußgeld oder ein Schreiben reagieren
Erhalten Sie einen Strafbescheid oder ein Schreiben wegen der nicht rechtzeitigen Hinterlegung, hinterlegen Sie sofort, prüfen Sie die Fakten und beachten Sie die im Bescheid genannte Einspruchsfrist. Lassen Sie sich im Zweifel beraten.
Warum: Die Offenlegungspflicht ist über das Gesetz über Wirtschaftsdelikte (Wet op de economische delicten) strafrechtlich sanktioniert. Die Hinterlegung verhindert, dass das Versäumnis fortdauert.
Art. 1 Nr. 4 WED
Achtung: Auch jeder Beteiligte, etwa ein Gläubiger oder ein Gesellschafter, kann gerichtlich die Erfüllung der Hinterlegungspflicht verlangen (Art. 2:394 Abs. 7 BW).
Schritt 8. Wiederholung vermeiden
Tragen Sie die Termine für das laufende Jahr jetzt in den Kalender ein: aufstellen vor dem 31. Mai, feststellen, hinterlegen innerhalb von acht Tagen. Sorgen Sie für eine Vollmacht oder eHerkenning, die gültig bleibt, und machen Sie die Feststellung nicht von einer einzigen Person abhängig.
Warum: Ein Rückstand von einem Jahr wird schnell zu einem Rückstand von zwei Jahren, weil das nächste Jahr auf dem vorigen aufbaut.
Art. 2:210 Abs. 1 BWArt. 2:394 BW
Achtung: Eine Verlängerung der Aufstellungsfrist verschiebt die Grenze von zwölf Monaten nicht.
Unterstützung: Jaarrekening.io berechnet die Aufstellungs- und Hinterlegungstermine pro Geschäftsjahr und zeigt sie in der Akte.
Beispiel: zwei Geschäftsjahre im Rückstand am 5. Oktober 2026
Eine kleine BV mit einem DGA hat die Geschäftsjahre 2024 und 2025 nicht hinterlegt. Es ist der 5. Oktober 2026.
| Geschäftsjahr | Späteste Hinterlegung | Status | Maßnahme |
|---|---|---|---|
| 2024 | 31. Dezember 2025 | gut neun Monate zu spät | Sofort aufstellen, vom DGA unterzeichnen lassen (gilt als Feststellung) und hinterlegen |
| 2025 | 31. Dezember 2026 | noch rechtzeitig möglich | Danach mit den festgestellten Zahlen 2024 als Vergleichszahlen aufstellen und vor dem 31. Dezember 2026 hinterlegen |
Indem zuerst 2024 abgeschlossen wird, stehen die Vergleichszahlen von 2025 fest. Hätte die BV mehrere Gesellschafter gehabt, die nicht schnell feststellen können, hätte sie 2024 zunächst als aufgestellten, noch nicht festgestellten Jahresabschluss hinterlegt und später ersetzt.
Wann ist es zu spät? (Geschäftsjahr 2025, gleich dem Kalenderjahr)
| Zeitpunkt | Was dann gilt | Grundlage |
|---|---|---|
| nach dem 31. Mai 2026 | Aufstellungsfrist abgelaufen, wenn es keinen Verlängerungsbeschluss gibt | Art. 2:210 Abs. 1 BW |
| nach dem 31. Juli 2026 | Nicht festgestellt: der aufgestellte Jahresabschluss muss unverzüglich offengelegt werden (die KVK nennt den 8. August) | Art. 2:394 Abs. 2 BW |
| nach dem 31. Dezember 2026 | Absolute Frist abgelaufen; Wirtschaftsdelikt | Art. 2:394 Abs. 3 BW, Art. 1 WED |
| drei Jahre | Zeitraum vor einer Insolvenz, für den der Insolvenzverwalter unordentliche Aufgabenerfüllung geltend machen kann | Art. 2:248 Abs. 6 BW |
Wann ziehen Sie einen Accountant oder Berater hinzu?
Bei einem Rückstand von mehreren Jahren, einer unvollständigen Buchhaltung oder einer BV mit Schulden, die sie möglicherweise nicht bezahlen kann, ist die Hilfe eines Accountants und eines Rechtsanwalts ratsam. Die Reihenfolge bleibt gleich: Buchhaltung wiederherstellen, aufstellen, feststellen oder die aufgestellte Fassung hinterlegen.
Quellen
- Art. 2:394 BW (wetten.overheid.nl): Fristen, aufgestellter Jahresabschluss, Klage auf Erfüllung
- Art. 2:248 BW (wetten.overheid.nl): Haftung der Geschäftsführer in der Insolvenz, Dreijahresfrist
- Art. 2:210 BW (wetten.overheid.nl): Aufstellungsfrist und Feststellung durch Unterzeichnung
- Wet op de economische delicten (wetten.overheid.nl): Art. 1 Nr. 4: Verstoß gegen Art. 2:394 Abs. 3 BW ist ein Wirtschaftsdelikt
- KVK: Letzter Termin für die Hinterlegung des Jahresabschlusses: Fristen BV (8. August, 8. November, 31. Dezember), kein Aufschub, Strafbarkeit, aufgelöste juristische Person
- KVK: Hinterlegen mit SBR: digitale Pflicht pro Klasse (2016, 2017, 2025), PKIoverheid-Zertifikat, Hinterlegung ist kostenlos, nicht festgestellter Jahresabschluss über SBR
Alle Quellen abgerufen am 5. Oktober 2026. Gesetzestexte nach Buch 2 BW in der ab 1. Juli 2026 geltenden Fassung.
Weitere Anleitungen
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich den Jahresabschluss zu spät hinterlege?
Verspätete Hinterlegung ist ein Wirtschaftsdelikt; die KVK nennt ein Bußgeld oder die Strafverfolgung durch die Staatsanwaltschaft (Openbaar Ministerie). Wird die BV innerhalb von drei Jahren insolvent, gilt dies als unordentliche Geschäftsführung, mit der Vermutung, dass dies eine wesentliche Ursache der Insolvenz ist (Art. 2:248 Abs. 2 BW).
Kann ich einen Aufschub für die Hinterlegung des Jahresabschlusses erhalten?
Nein. Laut KVK kennt das Gesetz keinen Aufschub der Hinterlegung. Nur die Aufstellungsfrist kann um höchstens fünf Monate verlängert werden; die Grenze von zwölf Monaten bleibt bestehen.
Darf ich einen nicht festgestellten Jahresabschluss hinterlegen?
Ja, das ist sogar Pflicht, wenn die Feststellung nicht innerhalb von zwei Monaten nach Ablauf der Aufstellungsfrist gelingt (Art. 2:394 Abs. 2 BW). Sie vermerken, dass er noch nicht festgestellt ist, und ersetzen ihn später durch die festgestellte Fassung.
Was, wenn meine BV bereits aufgelöst ist?
Hinterlegen Sie möglichst vor der Auflösung. Gelingt das nicht, ist es laut KVK für Kleinst- und kleine Unternehmen nur noch über SBR möglich, nicht über Zelf Deponeren (das Selbsthinterlegungsportal der KVK).
Kann mich jemand zur Hinterlegung zwingen?
Ja. Jeder Beteiligte kann von der juristischen Person die Erfüllung der Hinterlegungspflicht verlangen (Art. 2:394 Abs. 7 BW).
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