Kann ich einen hinterlegten niederländischen Jahresabschluss noch korrigieren?
Ja. Der Weg hängt vom Fehler und vom Status des Jahresabschlusses ab. Bei einem schwerwiegenden Fehler nach der Feststellung gilt die Mitteilungspflicht nach Art. 2:362 Abs. 6 BW.
Die kurze Antwort
Ja. Der Weg hängt vom Fehler und vom Status des Jahresabschlusses ab. Bei einem schwerwiegenden Fehler nach der Feststellung gilt die Mitteilungspflicht nach Art. 2:362 Abs. 6 BW.
Grundlage: Art. 2:362 Abs. 6 BW
Welcher Fehler erfordert eine förmliche Mitteilung?
Entdecken Sie nach der Feststellung einen schwerwiegenden Fehler, der den erforderlichen Einblick beeinträchtigt, informiert die Geschäftsführung unverzüglich die Mitglieder bzw. Gesellschafter und hinterlegt eine Mitteilung im Handelsregister (Art. 2:362 Abs. 6 BW). Wurde der Jahresabschluss geprüft, gehört zu dieser Mitteilung ein Bestätigungsvermerk des Accountants. Klären Sie mit der KVK, welcher Weg für eine etwaige berichtigte Hinterlegung offensteht.
Unterscheiden Sie zuerst zwischen einem Fehler in der eigenen Buchführung, einem Fehler im festgestellten Jahresabschluss und einem Fehler nur in der Offenlegungsfassung. Ein falsch eingelesener Saldo von € 50.000 ist etwas anderes als ein Tippfehler im Anhang. Prüfen Sie, ob der Jahresabschluss wegen des Fehlers kein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild mehr vermittelt. Artikel 2:362 Abs. 6 BW betrifft einen schwerwiegenden Mangel, der erst nach der Feststellung zutage tritt, und verlangt eine Mitteilung beim Handelsregister, versehen mit einem Bestätigungsvermerk, wenn eine Prüfung gilt. Nicht jeder Tippfehler durchläuft daher dasselbe Verfahren.
Wie gehen Sie mit einem Fehler nach der Feststellung um?
Ein bereits veröffentlichtes Dokument wird durch eine spätere Korrektur nicht von selbst gelöscht. Die KVK hält hinterlegte Jahresabschlüsse derzeit für einen begrenzten Zeitraum bereit. Prüfen Sie vor dem Versand, ob die Offenlegungsfassung zu Ihrer Größenklasse passt, und bewahren Sie beide Fassungen selbst auf.
Beispiel: In einer hinterlegten Bilanz wurde ein Darlehen von € 80.000 als Eigenkapital ausgewiesen. Die Passiva insgesamt können dann noch stimmen, aber das Verhältnis zwischen Schulden und Kapital ist irreführend. Dokumentieren Sie die richtige Buchung, die Auswirkung auf alle betroffenen Posten und die Beurteilung durch Geschäftsführung und gegebenenfalls Accountant. Klären Sie anschließend mit der KVK, welcher Korrekturweg für eine bereits festgestellte Hinterlegung möglich ist; das Portal lässt nicht ohne Weiteres jede festgestellte Fassung ersetzen. Geben Sie deutlich an, auf welches Geschäftsjahr und welche Fassung sich die Mitteilung bezieht.
Was bewahren Sie für das nächste Geschäftsjahr auf?
Betrifft ein wesentlicher Fehler die Vergleichszahlen des nächsten Geschäftsjahres, beurteilen Sie die erforderliche Anpassung und Erläuterung. Art. 2:363 Abs. 5 BW verlangt, soweit nötig, eine Anpassung der Vorjahresbeträge im Interesse der Vergleichbarkeit.
Bewahren Sie die ursprünglichen Unterlagen, die Korrekturberechnung, Beschlüsse der Geschäftsführung und den Nachweis der neuen Einreichung zusammen auf. Vergleichen Sie auch die Eröffnungsbilanz des nächsten Jahres mit der berichtigten Schlussbilanz. Stand ein Posten im Vorjahr unter einer anderen Rubrik, muss der Leser erkennen können, warum die Vergleichsspalte von der alten Veröffentlichung abweicht. Art. 2:363 Abs. 5 BW betrifft die Vergleichbarkeit der Zahlen; wie ein Fehler genau zu behandeln ist, hängt auch von seiner Art und Bedeutung ab. Prüfen Sie daher auch, ob Steuererklärungen von demselben Fehler betroffen sind.
Wie besprechen Sie eine Korrektur mit den Beteiligten?
Halten Sie in einem Korrekturvermerk fest, welche Beträge ursprünglich veröffentlicht wurden, wie die richtigen Beträge lauten und welche Adressaten dadurch ein anderes Bild erhielten. Eine Verschiebung von € 1.000 zwischen zwei Kostenposten ist etwas anderes als eine vergessene Schuld von € 100.000, die das Eigenkapital angreift. Geben Sie an, wann der Fehler entdeckt wurde und ob der Jahresabschluss zu diesem Zeitpunkt bereits festgestellt war. Beziehen Sie bei einem geprüften Jahresabschluss den Accountant in die Beurteilung der gesetzlichen Mitteilung ein. Besprechen Sie mit Gesellschaftern, Kreditgebern und gegebenenfalls der KVK, welche Fassung diese verwenden und welcher förmliche Schritt noch nötig ist.
Blicken Sie auch über die öffentliche Hinterlegung hinaus. Ein Fehler bei Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer oder Lohnsteuer kann eine steuerliche Berichtigung erfordern, während ein Fehler bei der Ergebnisverwendung Folgen für einen Dividendenbeschluss haben kann. Vergleichen Sie die berichtigte Schlussbilanz mit der Eröffnungsbilanz des nächsten Jahres und machen Sie den Unterschied im Anhang sichtbar. Ersetzen Sie Dateien in Ihrem internen Ordner nicht stillschweigend; versehen Sie jede Fassung mit Datum und Status. So bleibt später nachvollziehbar, welcher Beschluss auf welchen Zahlen beruhte und was tatsächlich offengelegt wurde.
Quellen
Häufige Fragen
Kann ich einen festgestellten Jahresabschluss im Portal überschreiben?
Gehen Sie nicht davon aus. Fragen Sie die KVK, welcher Weg für den Status Ihrer Hinterlegung offen ist.
Muss bei der Korrektur ein Accountant einbezogen werden?
Bei einem prüfungspflichtigen Jahresabschluss kann zur Mitteilung nach Art. 2:362 Abs. 6 BW ein Bestätigungsvermerk gehören.
Ändert eine Korrektur die ursprüngliche Frist?
Nein. Eine spätere Korrektur macht eine frühere Überschreitung der Hinterlegungsfrist nicht rückgängig.
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