Puis-je encore corriger des comptes annuels néerlandais déposés ?
Oui. La voie dépend de l'erreur et du statut des comptes annuels. En cas d'erreur grave après l'approbation, l'obligation de notification de l'art. 2:362, al. 6 BW s'applique.
La réponse courte
Oui. La voie dépend de l'erreur et du statut des comptes annuels. En cas d'erreur grave après l'approbation, l'obligation de notification de l'art. 2:362, al. 6 BW s'applique.
Base légale : art. 2:362, al. 6 BW
Quelle erreur appelle une notification formelle ?
Si, après l'approbation, vous découvrez une erreur grave qui compromet l'image requise, la direction informe sans délai les membres ou associés et dépose une notification au registre du commerce (art. 2:362, al. 6 BW). Si les comptes annuels ont été audités, un rapport d'audit accompagne cette notification. Discutez avec la KVK de la voie ouverte pour un éventuel dépôt rectifié.
Distinguez d'abord une erreur dans votre propre comptabilité, une erreur dans les comptes annuels approuvés et une erreur uniquement dans la version de publication. Un solde de € 50.000 mal importé n'est pas la même chose qu'une faute de frappe dans l'annexe. Examinez si, à cause de l'erreur, les comptes annuels ne donnent plus une image fidèle. L'article 2:362, al. 6 BW vise une lacune grave qui n'apparaît qu'après l'approbation et exige une notification au registre du commerce, accompagnée d'un rapport d'audit si un audit s'applique. Toutes les fautes de frappe ne suivent donc pas la même procédure.
Comment traiter une erreur après l'approbation ?
Un document déjà publié n'est pas effacé par une correction ultérieure. La KVK met actuellement les comptes annuels déposés à disposition pendant une période limitée. Avant l'envoi, vérifiez que la version de publication correspond à votre catégorie de taille et conservez vous-même les deux versions.
Exemple : dans un bilan déposé, un prêt de € 80.000 a été présenté comme capitaux propres. Le total du passif peut encore concorder, mais le rapport entre dettes et capitaux est trompeur. Documentez l'écriture correcte, l'effet sur tous les postes concernés et l'avis de la direction et d'un éventuel expert-comptable. Vérifiez ensuite auprès de la KVK quelle voie de correction est possible pour un dépôt déjà approuvé ; le portail ne permet pas sans plus de remplacer chaque version approuvée. Indiquez clairement à quel exercice et à quelle version la notification se rapporte.
Que conservez-vous pour l'exercice suivant ?
Si une erreur significative touche les chiffres comparatifs de l'exercice suivant, évaluez l'adaptation et l'explication nécessaires. L'art. 2:363, al. 5 BW exige, dans la mesure nécessaire, un retraitement des montants de l'exercice précédent par souci de comparabilité.
Conservez ensemble les pièces d'origine, le calcul de correction, les décisions de la direction et la preuve du nouveau dépôt. Comparez aussi le bilan d'ouverture de l'année suivante au bilan de clôture corrigé. Si un poste figurait l'an dernier sous une autre rubrique, le lecteur doit pouvoir voir pourquoi la colonne comparative diffère de l'ancienne publication. L'art. 2:363, al. 5 BW porte sur la comparabilité des chiffres ; le traitement précis d'une erreur dépend aussi de sa nature et de son importance. Vérifiez donc aussi si des déclarations fiscales sont touchées par la même erreur.
Comment aborder une correction avec les personnes concernées ?
Indiquez dans une note de correction quels montants ont été publiés à l'origine, quels sont les montants corrects et quels utilisateurs ont ainsi reçu une image différente. Un déplacement de € 1.000 entre deux lignes de charges n'est pas comparable à une dette oubliée de € 100.000 qui entame les capitaux propres. Précisez quand l'erreur a été découverte et si les comptes annuels étaient alors déjà approuvés. Pour des comptes audités, associez l'expert-comptable à l'évaluation de la notification légale. Discutez avec les actionnaires, les financeurs et éventuellement la KVK de la version qu'ils utilisent et de la démarche formelle encore nécessaire.
Regardez aussi au-delà du dépôt public. Une erreur de TVA, d'impôt sur les sociétés ou de charges salariales peut exiger une correction fiscale, tandis qu'une erreur dans l'affectation du résultat peut avoir des conséquences pour une décision de dividende. Comparez le bilan de clôture corrigé au bilan d'ouverture de l'année suivante et rendez la différence visible dans l'annexe. Ne remplacez pas silencieusement des fichiers dans votre dossier interne ; donnez à chaque version une date et un statut. Ainsi, il reste possible de reconstituer plus tard quelle décision reposait sur quels chiffres et ce qui a réellement été rendu public.
Sources
Questions fréquentes
Puis-je écraser des comptes annuels approuvés dans le portail ?
Ne le supposez pas. Demandez à la KVK quelle voie est ouverte pour le statut de votre dépôt.
Un expert-comptable doit-il intervenir dans la correction ?
Pour des comptes annuels soumis à l'audit, un rapport d'audit peut devoir accompagner la notification prévue à l'art. 2:362, al. 6 BW.
Une correction modifie-t-elle le délai initial ?
Non. Une correction ultérieure n'efface pas un dépassement antérieur du délai de dépôt.
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