Kan ik een gedeponeerde jaarrekening nog corrigeren?
Ja. De route hangt af van de fout en de status van de jaarrekening. Bij een ernstige fout na vaststelling geldt de mededelingsplicht van art. 2:362 lid 6 BW.
Het korte antwoord
Ja. De route hangt af van de fout en de status van de jaarrekening. Bij een ernstige fout na vaststelling geldt de mededelingsplicht van art. 2:362 lid 6 BW.
Grondslag: art. 2:362 lid 6 BW
Welke fout vraagt om een formele mededeling?
Ontdekt u na vaststelling een ernstige fout die het vereiste inzicht aantast, dan bericht het bestuur onverwijld de leden of aandeelhouders en deponeert het een mededeling bij het Handelsregister (art. 2:362 lid 6 BW). Is de jaarrekening gecontroleerd, dan hoort bij die mededeling een accountantsverklaring. Bespreek met de KvK welke route voor een eventuele gecorrigeerde deponering openstaat.
Maak eerst onderscheid tussen een fout in de eigen administratie, een fout in de vastgestelde jaarrekening en een fout in uitsluitend de publicatieversie. Een verkeerd ingelezen saldo van € 50.000 is iets anders dan een spelfout in een toelichting. Onderzoek of de jaarrekening door de fout geen getrouw beeld meer geeft. Artikel 2:362 lid 6 BW gaat over een ernstige tekortkoming die pas na vaststelling blijkt en verlangt een mededeling bij het Handelsregister, voorzien van een accountantsverklaring als een controle van toepassing is. Niet iedere typefout doorloopt daarom dezelfde procedure.
Hoe behandelt u een fout na vaststelling?
Een eerder gepubliceerd document wordt niet vanzelf gewist door een latere correctie. De KvK stelt gedeponeerde jaarrekeningen momenteel gedurende een begrensde periode beschikbaar. Controleer vóór verzending of de publicatieversie past bij uw grootteklasse en bewaar zelf beide versies.
Bijvoorbeeld: in een gedeponeerde balans is een lening van € 80.000 als eigen vermogen gepresenteerd. De totale passiva kunnen dan nog aansluiten, maar de verhouding tussen schuld en vermogen is misleidend. Documenteer de juiste boeking, het effect op alle betrokken posten en het oordeel van bestuur en eventuele accountant. Controleer vervolgens met de KvK welke correctieroute mogelijk is voor een al vastgestelde deponering; het portaal laat niet zonder meer iedere vastgestelde versie vervangen. Vermeld duidelijk op welk boekjaar en welke versie de mededeling betrekking heeft.
Wat bewaart u voor het volgende boekjaar?
Raakt een materiële fout de vergelijkende cijfers van het volgende boekjaar, beoordeel dan de vereiste aanpassing en toelichting. Art. 2:363 lid 5 BW verlangt voor zover nodig herziening van vorige bedragen ter wille van de vergelijkbaarheid.
Bewaar de oorspronkelijke stukken, de correctieberekening, bestuursbesluiten en bewijs van de nieuwe indiening samen. Vergelijk ook de openingsbalans van het volgende jaar met de gecorrigeerde slotbalans. Als een post vorig jaar onder een andere rubriek stond, moet de lezer kunnen zien waarom de vergelijkende kolom afwijkt van de oude publicatie. Art. 2:363 lid 5 BW ziet op vergelijkbaarheid van cijfers; de precieze afhandeling van een fout hangt mede af van aard en betekenis. Controleer daarom ook of fiscale aangiften door dezelfde fout zijn geraakt.
Hoe bespreekt u een correctie met betrokkenen?
Schrijf in een correctiememo welke bedragen oorspronkelijk zijn gepubliceerd, wat de juiste bedragen zijn en welke gebruikers daardoor een ander beeld kregen. Een verschuiving van € 1.000 tussen twee kostenregels is anders dan een vergeten schuld van € 100.000 die het eigen vermogen aantast. Vermeld wanneer de fout is ontdekt en of de jaarrekening toen al vastgesteld was. Bij een gecontroleerde jaarrekening betrekt u de accountant bij de beoordeling van de wettelijke mededeling. Bespreek met aandeelhouders, financiers en eventueel de KvK welke versie zij gebruiken en welke formele handeling nog nodig is.
Kijk ook voorbij de publieke deponering. Een fout in btw, vpb of loonheffing kan een fiscale correctie vereisen, terwijl een fout in de winstbestemming gevolgen voor een dividendbesluit kan hebben. Vergelijk de gecorrigeerde slotbalans met de openingsbalans van het volgende jaar en maak het verschil zichtbaar in de toelichting. Gebruik geen stilzwijgende vervanging van bestanden in uw interne map; geef elke versie een datum en status. Zo blijft later reconstrueerbaar welk besluit op welke cijfers berustte en wat daadwerkelijk openbaar is gemaakt.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Kan ik een vastgestelde jaarrekening in het portaal overschrijven?
Ga daar niet van uit. Vraag de KvK welke route voor de status van uw deponering openstaat.
Moet een accountant bij de correctie worden betrokken?
Bij een controleplichtige jaarrekening kan een accountantsverklaring bij de mededeling op grond van art. 2:362 lid 6 BW horen.
Verandert een correctie de oorspronkelijke deadline?
Nee. Een latere correctie maakt een eerdere overschrijding van de deponeringstermijn niet ongedaan.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
Uw eerste jaarrekening is gratis, voor elke grootteklasse. Maak een account aan en stel haar op volgens Titel 9 BW2, van saldibalans tot publicatiestukken.
Gratis starten