Jaarrekening deponeren bij de KvK: zo doet u het, stap voor stap

Hoe deponeer ik mijn jaarrekening bij de KvK?

U deponeert uw jaarrekening bij de KvK digitaal, binnen acht dagen na vaststelling en uiterlijk twaalf maanden na het boekjaar. Micro- en kleine ondernemingen vullen de publicatiestukken in het Zelf Deponeren-portaal in, met eHerkenning (minimaal EH2), een KVK-account met machtiging of een toegangscode, of leveren een XBRL-bestand aan via SBR-software. Deponeren is gratis.

• Termijn: binnen acht dagen na vaststelling, en voor boekjaar 2025 uiterlijk 31 december 2026 (art. 2:394 lid 1 en 3 BW).
• Kosten: KVK rekent niets voor het deponeren. U betaalt hooguit voor eHerkenning, voor SBR-software en een PKIoverheidcertificaat, of voor een intermediair.
• Formaat: XBRL volgens de Nederlandse Taxonomie. Voor rapportages die in 2025 eindigen is dat NT20, die KVK sinds 1 januari 2026 accepteert.

Wat heeft u nodig?

• De vastgestelde jaarrekening, of de opgemaakte als vaststellen niet op tijd lukt.
• De datum van vaststelling en de namen van alle bestuurders en commissarissen.
• Uw grootteklasse, getoetst over twee balansdata.
• Het KVK-nummer van de rechtspersoon die deponeert, niet dat van een holding of dochter.
• Een inlogmiddel: eHerkenning op minimaal niveau EH2, een KVK-account (e-mailadres en wachtwoord) met machtiging, of de toegangscode van de rechtspersoon.
• Voor middelgroot en groot: de controleverklaring en de digitale handtekening van de accountant.
• Voor de SBR-route: software die via Digipoort aanlevert, of een intermediair die dat voor u doet.

Deponeren in acht stappen

1. Controleer of u moet deponeren en wat
2. Zorg dat de jaarrekening is vastgesteld
3. Maak de publicatiestukken
4. Kies uw route: Zelf Deponeren of SBR
5. Regel de inlog en de machtiging
6. Vul in of lever aan, en valideer
7. Verstuur en bewaar het bewijs
8. Controleer de registratie in het Handelsregister

Stap 1. Controleer of u moet deponeren en wat

Deponeringsplichtig zijn onder meer de BV, de NV, de coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij, en stichtingen en verenigingen met een onderneming die onder art. 2:360 lid 3 BW vallen. Een eenmanszaak deponeert niet. De grootteklasse bepaalt de omvang: micro een beperkte balans, klein een verkorte balans met toelichting, middelgroot en groot daarnaast een winst-en-verliesrekening, het bestuursverslag en de accountantsverklaring.

Waarom: Deponeer niet minder en niet meer dan de wet vraagt. Te weinig geldt als niet deponeren; te veel maakt vrijwillig gegevens openbaar.

art. 2:360 BWart. 2:395a lid 8 BWart. 2:396 lid 8 BW

Let op: Een holding met een kleine eigen balans is door de groepscijfers vaak klein in plaats van micro. Kijk naar de groep, zie de handleiding holding.

Stap 2. Zorg dat de jaarrekening is vastgesteld

U deponeert de vastgestelde jaarrekening en vermeldt de dag van vaststelling. Lukt vaststellen niet binnen twee maanden na afloop van de opmaaktermijn, dan deponeert u zonder uitstel de opgemaakte jaarrekening met de vermelding dat zij nog niet is vastgesteld. Via SBR laat u daarvoor de vaststellingsdatum leeg. Later vervangt u haar door de vastgestelde versie.

Waarom: De wet koppelt de termijn aan de vaststelling, maar laat u niet wachten op een vergadering die er niet komt.

art. 2:394 lid 1 en 2 BWart. 2:210 lid 3 en 5 BW

Let op: Een niet-vastgestelde jaarrekening kunt u vervangen door een nieuwe niet-vastgestelde of door de vastgestelde. Een gedeponeerde vastgestelde jaarrekening haalt KVK niet weg; een correctie verschijnt ernaast.

Stap 3. Maak de publicatiestukken

Leid uit de vastgestelde jaarrekening de deponeringsversie af die bij uw klasse past, met de namen van de ondertekenaars en de vaststellingsdatum. De handleiding publicatiestukken laat per klasse zien wat erin hoort.

Waarom: KVK controleert de inhoud niet. Wat u instuurt, staat direct na verwerking openbaar in het Handelsregister.

art. 2:394 lid 1 BWart. 2:210 lid 2 BW

Let op: KVK vraagt terughoudend te zijn met persoonsgegevens: geen gescande handgeschreven handtekeningen en geen foto's van bestuurders, medewerkers of klanten in de gedeponeerde stukken.

Ondersteuning: Jaarrekening.io stelt een publicatieversie samen die beperkt is tot wat uw grootteklasse openbaar moet maken.

Stap 4. Kies uw route: Zelf Deponeren of SBR

Micro en klein kiezen tussen twee routes. In het Zelf Deponeren-portaal van KVK vult u de publicatiestukken zelf in; KVK zet ze om naar XBRL. Met SBR-software of via een intermediair levert u een XBRL-bestand aan via Digipoort. Middelgrote en grote rechtspersonen deponeren via SBR met een PKIoverheidcertificaat, of uploaden de vastgestelde bestanden in het portaal; dat laatste kan alleen met een KVK-account (e-mailadres en wachtwoord).

Waarom: Digitaal deponeren in XBRL is verplicht: voor micro en klein sinds boekjaar 2016, voor middelgroot sinds boekjaar 2017 en voor groot vanaf boekjaar 2025.

art. 2:394 lid 1 BWart. 19a Handelsregisterwet 2007

Let op: In het portaal stelt u alleen de enkelvoudige jaarrekening op. Een geconsolideerde jaarrekening loopt via SBR-software of uw accountant.

Ondersteuning: Voor micro maakt Jaarrekening.io een XBRL-bestand tegen de taxonomie van boekjaar 2025 als validatiekandidaat, dat u vóór gebruik met SBR-software of door uw accountant laat controleren; voor de andere klassen maakt de app nog geen XBRL-bestand.

Stap 5. Regel de inlog en de machtiging

U logt op een van drie manieren in: met eHerkenning op minimaal niveau EH2, met een KVK-account waaraan een machtiging voor de rechtspersoon hangt, of met de toegangscode en het wachtwoord van de rechtspersoon. Een machtiging vraagt u in het portaal aan. KVK stuurt dan een brief met een machtigingscode naar het vestigingsadres, gericht aan de financiële administratie. Het bedrijf heeft zes weken om de aanvraag goed of af te keuren.

Waarom: Alleen wie gemachtigd is, kan voor een rechtspersoon deponeren. Een machtiging blijft geldig tot zij wordt ingetrokken; u hoeft haar niet elk jaar opnieuw aan te vragen.

KVK-handleiding Zelf Deponeren

Let op: Vraag een machtiging niet in de laatste week van december aan: de brief gaat per post. Met één eHerkenningsmiddel kunt u wel meerdere BV's koppelen, handig voor een holdingstructuur.

Stap 6. Vul in of lever aan, en valideer

In het portaal maakt u een nieuwe jaarrekening, kiest u het sjabloon (commerciële of fiscale publicatiestukken) en vult u de rapportageperiode in, daarna de balans en bij klein de toelichting. Is het het eerste boekjaar, vink dan 'startende ondernemer' aan; dan verdwijnt de kolom van vorig jaar. Vul de ondertekenaars in en valideer. Rode meldingen moet u oplossen; gele zijn waarschuwingen. Via SBR valideert de software het bestand vóór verzending.

Waarom: Een bestand dat niet aan de taxonomie en de KVK-regels voldoet, wordt geweigerd, en dan bent u niet gedeponeerd.

Nederlandse Taxonomie NT20N-2-beleid KVK

Let op: Kiest u voor Engels, vul dan alle velden in het Engels in; een mengsel geeft een foutmelding. Wisselen van taal of sjabloon betekent opnieuw beginnen.

Stap 7. Verstuur en bewaar het bewijs

Maak de jaarrekening definitief en verstuur haar. Noteer het verzendnummer (PI-kenmerk) uit de ontvangstbevestiging. Via het portaal krijgt u direct een e-mail met een pdf-weergave; via SBR een bevestiging van ontvangst via Digipoort, of een foutmelding.

Waarom: De bevestiging is uw bewijs dat en wanneer u heeft gedeponeerd.

art. 2:394 lid 1 BW

Let op: Een foutmelding betekent: niet gedeponeerd. Herstel de fout en bied het bestand opnieuw aan, ook als de termijn bijna verloopt.

Ondersteuning: In Jaarrekening.io legt u na het deponeren de ontvangstreferentie vast in het dossier van het boekjaar.

Stap 8. Controleer de registratie in het Handelsregister

Zoek de rechtspersoon op kvk.nl op naam of KVK-nummer en kijk bij de jaarrekeningen. Staat het boekjaar erbij, dan is de deponering verwerkt. U hoeft daarvoor niets te bestellen en niet in te loggen.

Waarom: Pas als het boekjaar zichtbaar is, weet u zeker dat de jaarrekening onder het juiste nummer staat.

art. 2:394 lid 3 BW

Let op: Een jaarrekening onder een verkeerd KVK-nummer is voor uw rechtspersoon niet gedeponeerd en blokkeert bovendien het andere bedrijf. Controleer het nummer vóór verzending.

Ondersteuning: Jaarrekening.io laat de publicatieversie pas door als er een geldig KVK-nummer van acht cijfers is vastgelegd; of het nummer bij de juiste rechtspersoon hoort, controleert u zelf.

Voorbeeld: drie BV's, drie uiterste deponeringsdata

Drie BV's met boekjaar 2025 gelijk aan het kalenderjaar:

Bij de eerste BV loopt de termijn van acht dagen vanaf de ondertekening, omdat die ook de vaststelling is. Bij de derde BV raakt de termijn van twee maanden na de verlengde opmaaktermijn precies de absolute grens van twaalf maanden. Gebruik de deponeringsdeadline-calculator voor een gebroken boekjaar.

Termijnen voor boekjaar 2025 (gelijk aan het kalenderjaar)

Welke taxonomie gebruikt u voor boekjaar 2025?

Voor rapportages die in 2025 eindigen, is NT20 de taxonomieversie; het Handelsregister accepteert haar sinds 1 januari 2026. KVK hanteert een N-2-beleid: de nieuwste versie en de twee voorgaande worden geaccepteerd, oudere worden geweigerd. Zo stopte KVK op 22 november 2024 met NT14 en NT15.

Vult u in het Zelf Deponeren-portaal in, dan kiest KVK de taxonomie. Gebruikt u SBR-software, controleer dan of de leverancier de NT20-entrypoints voor uw grootteklasse ondersteunt.

Wanneer schakelt u een accountant of adviseur in?

Voor een middelgrote of grote rechtspersoon is de accountant onmisbaar: de controleverklaring en de digitale handtekening van de accountant horen bij de deponering. Voor micro en klein kan een intermediair handig zijn als u meerdere rechtspersonen heeft, als u een XBRL-bestand wilt laten valideren of als u geen eHerkenning wilt regelen.

Bronnen

• Art. 2:394 BW (wetten.overheid.nl): termijnen en vermelding van de vaststellingsdatum
• KVK: Zelf deponeren van je jaarrekening: inlogmogelijkheden (eHerkenning EH2, KVK-account met machtiging, toegangscode), machtiging, correctie, persoonsgegevens
• KVK: Deponeren met SBR: digitale plicht per klasse (2016, 2017, 2025), PKIoverheidcertificaat, deponeren is gratis, niet-vastgestelde jaarrekening via SBR
• KVK: Handleiding Zelf Deponeren Jaarrekening (micro en klein): sjablonen, vinkje startende ondernemer, valideren, PI-kenmerk, machtigingsbrief en termijn van zes weken
• KVK: Uiterste datum deponeren jaarrekening: termijnen BV (8 augustus, 8 november, 31 december), geen uitstel, strafbaarheid, opgeheven rechtspersoon
• KVK: Veelgestelde vragen over deponeren: controleren of een jaarrekening is gedeponeerd, machtigingen, grote rechtspersonen digitaal vanaf boekjaar 2025
• KVK: Een XBRL-jaarrekening opstellen en deponeren: XBRL-plicht per klasse, bestanden voor middelgroot (jaarrekening, controleverklaring, handtekening accountant)
• SBR: Kamer van Koophandel Business Rules NT20: NT20 voor rapportages die in 2025 eindigen, geaccepteerd vanaf 1 januari 2026
• SBR: KVK stopt met ondersteuning van NT14 en NT15: N-2-beleid van KVK

Alle bronnen geraadpleegd op 5 oktober 2026. Wetsteksten volgens Boek 2 BW zoals geldend vanaf 1 juli 2026.

Andere handleidingen

Alle handleidingen op een rij →

Lees ook