Kan ik zelf deponeren bij de KvK, zonder accountant?
Ja, als u micro of klein bent. Er geldt dan geen controleplicht en u mag de jaarrekening zelf opstellen, laten vaststellen en digitaal deponeren.
Het korte antwoord
Ja, als u micro of klein bent. Er geldt dan geen controleplicht en u mag de jaarrekening zelf opstellen, laten vaststellen en digitaal deponeren.
Grondslag: art. 2:394 BW
Wanneer mag u de jaarrekening zelf indienen?
U deponeert digitaal via Zelf Deponeren Jaarrekening van de KvK of met geschikte SBR-software. Het KvK-portaal laat micro en klein de jaarrekening invoeren; een eigen XBRL-bestand is daarvoor niet vereist.
De wet stelt voor micro en klein geen algemene eis dat een accountant de jaarrekening controleert. U kunt dus zelf opstellen en indienen, mits de jaarrekening inhoudelijk klopt en de juiste omvang heeft. Begin met uw grootteklasse over de relevante jaren. Een kleine BV met bijvoorbeeld € 2 miljoen activa, € 4 miljoen omzet en 12 werknemers valt niet door die bedragen onder de wettelijke controleplicht. De aantallen alleen zeggen echter niets over onjuiste waardering, ontbrekende toelichting of een bijzondere statutaire afspraak met een financier.
Welke stukken en besluiten heeft u nodig?
Vermeld bij de deponering de vaststellingsdatum als de jaarrekening is vastgesteld (art. 2:394 lid 1 BW). Is zij nog niet vastgesteld terwijl de termijn nadert, deponeer dan volgens de toepasselijke KvK-route de opgemaakte versie met de juiste status. Een aandeelhoudersbesluit hoeft doorgaans niet als afzonderlijk stuk mee.
Rond eerst de administratie af: sluit bankrekeningen aan, controleer debiteuren en crediteuren, verwerk afschrijvingen en bepaal de belastingpositie. Maak vervolgens de jaarrekening op, laat bestuurders en eventuele commissarissen tekenen en regel de vaststelling volgens statuten en wet. De publicatieversie bevat alleen de gegevens die uw klasse vereist. Controleer of de vaststellingsdatum juist wordt ingevuld. Is de jaarrekening nog niet vastgesteld terwijl de termijn afloopt, volg dan de KvK-instructies voor een opgemaakte niet-vastgestelde versie. Een losse upload zonder besluit of controle is geen volledige jaarafsluiting.
Hoe controleert u of de deponering is gelukt?
Bij middelgrote en grote rechtspersonen is in beginsel een wettelijke accountantscontrole vereist. Een bestuurder kan de digitale indiening organiseren, maar zelf indienen vervangt de vereiste controleverklaring niet.
Gebruik een toegestane digitale route zoals het KvK-portaal voor micro en klein, of SBR-software. Na verzending controleert u gratis of het juiste boekjaar in het Handelsregister verschijnt. Sla het ontvangstbewijs, de definitieve publicatieversie en de interne ondertekende versie op. Een portaalmelding dat velden technisch geldig zijn, zegt nog niets over de juistheid van bijvoorbeeld een lening. Bij een middelgrote of grote rechtspersoon hoort de wettelijke controleverklaring bij het proces; zelf op de knop drukken vervangt die controle niet.
Zelf deponeren: controlelijst vóór de verzendknop
Controleer eerst of de administratie volledig is en of de jaarrekening de juiste balansdatum toont. Vergelijk bijvoorbeeld een banksaldo van € 24.500 in de jaarrekening met het afschrift van 31 december en de saldibalans. Controleer vervolgens de vergelijkende cijfers, toelichting en grootteklasse. Leg vast wie bestuurders en commissarissen waren bij het opmaken en hoe de vaststelling is geregeld. Bij een micro-BV kan de openbare versie zeer beperkt zijn; laad niet gedachteloos de volledige interne jaarrekening op. Kijk ten slotte of het KvK-nummer en het boekjaar bij het juiste dossier horen.
Na verzending is het werk nog niet klaar. Sla de bevestiging op en kijk in het Handelsregister of het boekjaar zichtbaar is. Verschijnt een technische foutmelding, herstel dan de indiening en controleer opnieuw; een bestand dat u heeft geprobeerd te verzenden is niet per definitie verwerkt. Let bij een niet-vastgestelde versie op de latere definitieve deponering. Als de onderneming groeit naar middelgroot, plan de wettelijke controle vóór de jaarafsluiting. Zelf invoeren in een portaal blijft mogelijk binnen de actuele route, maar neemt de wettelijke accountantsverantwoordelijkheid niet weg. Bewaar de volledige interne stukken zeven jaar bij de administratie.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Kan ik een pdf van mijn volledige jaarrekening uploaden?
De toegestane aanlevervorm hangt van boekjaar en grootteklasse af; het portaal of SBR stelt eigen eisen.
Mag mijn boekhouder namens mij indienen?
Ja, mits de vereiste toegang en machtiging geregeld zijn; het bestuur blijft verantwoordelijk voor tijdigheid.
Moet ik na deponeren nog iets controleren?
Controleer gratis bij de KvK of het boekjaar is verwerkt en bewaar de ontvangstbevestiging.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
Uw eerste jaarrekening is gratis, voor elke grootteklasse. Maak een account aan en stel haar op volgens Titel 9 BW2, van saldibalans tot publicatiestukken.
Gratis starten