Wat is RGS en heb ik het nodig voor mijn jaarrekening?

Het korte antwoord

RGS geeft grootboekrekeningen standaardcodes. Het is niet wettelijk verplicht voor de jaarrekening en neemt inhoudelijke controle van de mapping niet weg.

Grondslag: RGS 3.x

Wat standaardiseert RGS precies?

Elke onderneming noemt haar rekeningen anders. RGS legt daar een standaardcodering overheen, zodat 'Debiteuren', 'Handelsvorderingen' en 'Vord. handelsdebiteuren' allemaal naar dezelfde referentiecode wijzen.

RGS geeft een gemeenschappelijke referentie aan grootboekrekeningen die bedrijven zelf verschillend noemen. Een rekening 'Handelsdebiteuren' en een rekening 'Klanten openstaand' kunnen dezelfde economische betekenis hebben, hoewel de lokale rekeningnummers uiteenlopen. De code ondersteunt uitwisseling tussen boekhouding en rapportage. Zij verandert de onderliggende transactie niet en bepaalt niet zelfstandig of een bedrag juist is gewaardeerd. Voor een BV met 200 grootboekrekeningen kan een goed onderhouden schema vooral helpen om ieder jaar dezelfde soort posten op dezelfde plek te presenteren.

Hoe helpt een RGS-code bij de jaarrekening?

Werkt uw administratie met RGS-codes, dan kan een programma gemakkelijker passende verslagposten voorstellen. De code bewijst niet dat een saldo juist is gerubriceerd; ook met RGS beoordeelt u twijfelgevallen, saldorichting en toelichting.

Stel dat de administratie drie afzonderlijke kostenrekeningen heeft: huur € 20.000, energiekosten € 4.000 en onderhoud € 1.000. RGS kan helpen deze rekeningen consistent aan de passende verslagposten te koppelen, terwijl de jaarrekening zelf een andere mate van samenvoeging kiest. Controleer de gekozen versie van het schema en bewaar uw lokale mapping. Een nieuwe rekening voor bijvoorbeeld softwareabonnementen krijgt niet vanzelf de juiste code. Vraag bij een import zonder codes om een voorstel per rekening en loop de afwijkingen één voor één na.

Waarom blijft inhoudelijke controle nodig?

Leg de mapping per onderneming vast en controleer haar bij nieuwe rekeningen en veranderingen in het schema. Goed onderhoud kan later werk verminderen, maar de hoeveelheid werk verschilt per administratie.

Een rekeningnummer of RGS-code vertelt niet of een saldo debet of credit hoort te staan. Een negatieve bankrekening van € 6.000 vraagt een andere presentatie dan een positief saldo, ook als de naam gelijk blijft. Bekijk daarnaast of transacties met bestuurders, belastingen en activa afzonderlijke toelichting vereisen. Het Referentie Grootboekschema is een hulpmiddel voor standaardisatie, geen vervanging van Titel 9 of een accountant waar die verplicht is. Bewaar de mapping bij de administratie zodat een collega volgend jaar kan reconstrueren hoe de jaarrekeningposten zijn ontstaan.

Hoe test u of de gekozen RGS-mapping klopt?

Selecteer na de eerste koppeling een paar posten met een duidelijke betekenis, zoals bank, handelsdebiteuren, omzet en lonen. Neem een handelsdebiteurensaldo van € 14.000 en controleer of het als vordering op klanten verschijnt, niet als lening aan de aandeelhouder. Kijk vervolgens naar twijfelgevallen: een rekening 'vooruitbetaalde huur' kan afhankelijk van periode en bedrag een overlopende post vragen. Leg per uitzondering vast welke RGS-code is gekozen en waarom. Daarmee kunt u volgend jaar zien of een nieuw rekeningnummer dezelfde economische inhoud heeft of een nieuwe beoordeling vereist.

Controleer de aansluiting met de saldibalans nadat rekeningen zijn samengevoegd. Als vijf kostenrekeningen samen € 75.000 vormen, moet de jaarrekeningpost ook € 75.000 tonen tenzij een onderbouwde correctie is gemaakt. De RGS-code verandert het getal niet en maakt een onjuiste boeking niet juist. Houd bij welke versie van RGS en welke lokale schema-inrichting u gebruikte, vooral als u boekhoudsoftware wisselt. Vraag bij een onverwachte uitkomst om een overzicht van de bronrekeningen per jaarrekeningpost. Zo blijft de standaardcodering controleerbaar in plaats van een onzichtbare automatische beslissing.

Bronnen

• RGS: uitleg van het referentiegrootboekschema
• KvK: XBRL-jaarrekening

Lees ook