RGS-grootboekschema template: koppeltabel met referentiecodes
Twaalf grootboekrekeningen van een fictief tandtechnisch laboratorium, gekoppeld aan de referentiecodes van RGS 3.8 en aan de post waar ze in de jaarrekening uitkomen.
Het korte antwoord
Het Referentie GrootboekSchema (RGS) geeft elke soort grootboekrekening een vaste referentiecode. Koppelt u uw eigen rekeningen eenmalig aan die codes, dan kan software ze zonder handwerk naar jaarrekeningposten en SBR-rapportages vertalen. Hieronder staat een koppeltabel als model, met codes uit de definitieve versie RGS 3.8.
Bijgewerkt op 24 oktober 2026
Kerngegevens
| Velden | Referentiecode, referentiegrootboeknummer, grootboekomschrijving en omslagcode |
| Niveaus | Vijf: balans of winst-en-verliesrekening, hoofdrubriek, rubriek, grootboekrekening en mutatie |
| Huidige versie | RGS 3.8 (definitief); de alfaversie van RGS 3.9 is op 28 juli 2026 gepubliceerd |
| RGS 3.9 | Definitieve versie gepland op 11 december 2026 |
| Wettelijke status | Geen plicht: Boek 2 BW noemt het RGS niet |
Het voorbeeld: Tandtechniek Brink B.V.
Tandtechniek Brink B.V. is een fictief laboratorium met een eigen, kort rekeningschema. Dat schema blijft zoals het is: u voegt alleen een kolom met de referentiecode toe. De codes en omschrijvingen in de tabel komen uit het tabblad voor het mkb van RGS 3.8.
Wij leveren geen koppelbestand. De tabel is het model; het volledige schema publiceert de beheerorganisatie zelf, als Excel-bestand in de kennisbank op referentiegrootboekschema.nl.
Model: koppeltabel van rekening naar RGS-code
| Eigen rekening | Debet (€) | Credit (€) | RGS-code | Omschrijving in RGS 3.8 | Jaarrekeningpost |
|---|---|---|---|---|---|
| 0210 Machines, aanschafwaarde | 86.000 | BMvaMeiVvp | Verkrijgings- of vervaardigingsprijs machines en installaties | Materiële vaste activa | |
| 0215 Machines, afschrijving | 31.000 | BMvaMeiCae | Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen machines en installaties | Materiële vaste activa | |
| 0800 Aandelenkapitaal | 1.000 | BEivGokGea | Normale aandelen | Eigen vermogen | |
| 0810 Overige reserves | 52.700 | BEivOvrOrs | Overige reserves | Eigen vermogen | |
| 1100 Bank | 27.400 | BLimBanRba | Rekening-courant bank | Liquide middelen | |
| 1300 Debiteuren | 19.600 | BVorDebHad | Handelsdebiteuren nominaal | Vorderingen | |
| 1600 Crediteuren | 12.300 | BSchCreHac | Handelscrediteuren nominaal | Kortlopende schulden | |
| 4000 Lonen | 118.000 | WPerLesLon | Lonen | Lonen en salarissen | |
| 4500 Huur werkplaats | 24.000 | WBedHui | Huisvestingskosten | Overige bedrijfskosten | |
| 4900 Afschrijving machines | 9.000 | WAfsAmvMei | Afschrijvingen machines en installaties | Afschrijvingen | |
| 7000 Materiaalverbruik | 61.000 | WKprKvg | Kosten van grond- en hulpstoffen / halffabrikaten | Kosten van grond- en hulpstoffen | |
| 8000 Omzet tandtechniek | 248.000 | WOmzNop | Netto-omzet uit leveringen geproduceerde goederen | Netto-omzet | |
| Totaal | 345.000 | 345.000 |
Zo leest u een referentiecode
| Niveau | Betekenis | Voorbeeld |
|---|---|---|
| 1 | Balans (B) of winst-en-verliesrekening (W) | B |
| 2 | Hoofdrubriek | BMva: materiële vaste activa |
| 3 | Rubriek | BMvaMei: machines en installaties |
| 4 | Grootboekrekening | BMvaMeiVvp: verkrijgings- of vervaardigingsprijs |
| 5 | Mutatie | BMvaMeiVvpIna: investeringen |
De referentiecode ligt vast: zolang u naar RGS als standaard verwijst, mag u codes niet wijzigen of uitbreiden. Het referentiegrootboeknummer is een voorbeeld en mag u vervangen door uw eigen nummer. De omslagcode is er voor rekeningen die van kant kunnen wisselen. Staat de bank rood, dan hoort het saldo niet bij BLimBanRba maar bij BSchSakRba, onder de schulden aan kredietinstellingen.
Van koppeltabel naar jaarrekening
| Afleiding | Berekening | Uitkomst (€) |
|---|---|---|
| Activa | 86.000 min 31.000 plus 27.400 plus 19.600 | 102.000 |
| Passiva vóór resultaat | 1.000 plus 52.700 plus 12.300 | 66.000 |
| Resultaat | 248.000 min 118.000 min 61.000 min 24.000 min 9.000 | 36.000 |
| Sluitcontrole | 102.000 min 66.000 min 36.000 | 0 |
Elke jaarrekeningpost is de som van de rekeningen waarvan de code met dezelfde letters begint. Zo vormen 0210 en 0215 samen de boekwaarde van de machines: 55.000.
De koppeltabel in een spreadsheet
- Tabblad Schema: rekeningnummer, omschrijving en RGS-code. Dit vult u één keer in; daarna alleen voor nieuwe rekeningen.
- Tabblad RGS: de officiële lijst, zodat u codes kunt opzoeken in plaats van overtypen.
- Tabblad Saldibalans: de export van het jaar, met een formule die de code bij het rekeningnummer zoekt.
- Controle 1: het aantal rekeningen zonder code is nul.
- Controle 2: elke gebruikte code komt voor in de officiële lijst.
- Controle 3: een balansrekening waarvan het saldo aan de andere kant staat dan de code aangeeft, krijgt een markering; daar is de omslagcode voor.
- Controle 4: totaal debet min totaal credit is nul, vóór en na het koppelen.
Versies en reikwijdte
RGS 3.8 is de definitieve versie op het moment van schrijven. De alfaversie van 3.9 bevat volgens de beheerorganisatie beperkte wijzigingen: 17 omslagcodes aangepast of verwijderd en 8 nieuwe codes; de bètaversie staat gepland voor 9 oktober 2026 en de definitieve versie voor 11 december 2026. Het schema is voor elke grootteklasse hetzelfde. Het officiële bestand heeft wel aparte tabbladen voor het mkb, woningcorporaties en de zorg.
Fouten bij het koppelen
- Te grof koppelen, bijvoorbeeld alle kosten op één code voor overige bedrijfskosten. De jaarrekening vraagt lonen, afschrijvingen en overige kosten apart.
- De cumulatieve afschrijving koppelen aan de afschrijvingskosten. De eerste is een balansrekening, de tweede een resultaatrekening.
- Een code verzinnen omdat er geen passende lijkt te zijn.
- De koppeling elk jaar opnieuw maken in plaats van haar vast te leggen.
- Na een nieuwe versie niet nalopen welke codes zijn gewijzigd.
RGS in Jaarrekening.io
Komen er RGS-codes mee in uw XAF-auditfile of saldibalans (Excel of CSV), dan wijst Jaarrekening.io de rekeningen met vaste regels toe aan de jaarrekeningposten: de langste overeenkomende beginletters van de code bepalen de post. Ontbreken de codes, dan krijgt u per rekening een voorstel met onderbouwing dat u zelf controleert. Wie wil meedoen, maakt een account aan.
Bronnen
- Referentie GrootboekSchema: opbouw van RGS (velden, niveaus, omslagcode)
- Referentie GrootboekSchema: definitieve versie RGS 3.8 (kennisbank)
- Referentie GrootboekSchema: alfaversie RGS 3.9 gepubliceerd (28 juli 2026)
- Referentie GrootboekSchema: releasekalender RGS 3.9
- Referentie GrootboekSchema: hoe werkt het (ondernemers)
- Referentie GrootboekSchema: aan de slag voor softwareleveranciers (RGS-code in de auditfile vanaf versie 3.2)
- Referentie GrootboekSchema: veelgestelde vragen (RGS en SBR)
Veelgestelde vragen
Is RGS verplicht?
Nee. Geen wet schrijft het voor. Het is een standaard die sinds 2015 onder de governance van SBR valt en die wordt beheerd door een samenwerking van publieke en private organisaties. Software, accountants en banken kunnen er wel om vragen.
Moet ik mijn rekeningnummers vervangen door die van RGS?
Nee. De nummers in RGS zijn een voorbeeld. U kunt uw eigen nummers en omschrijvingen houden en alleen de referentiecode koppelen. Het mag ook andersom: RGS als uw rekeningschema overnemen.
Waar vind ik het volledige schema?
In de kennisbank op referentiegrootboekschema.nl. Daar staat de definitieve versie als Excel-bestand, met de releasenotes. Daarnaast is er een RGS Taxonomie, die ook de koppeling met SBR-rapportages bevat.
Wat is een omslagcode?
De referentiecode van de tegenovergestelde rekening, voor rekeningen die zowel een debet- als een creditsaldo kunnen hebben. Het bekendste geval is de bankrekening: een tegoed is een actief, een roodstand een schuld.
Komt de RGS-code mee in een auditfile?
Dat kan vanaf versie 3.2 van de auditfile. Of uw pakket de code ook werkelijk meegeeft, hangt af van het pakket en van de vraag of het schema daarin is gekoppeld.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
Uw eerste jaarrekening is gratis, voor elke grootteklasse. Maak een account aan en stel haar op volgens Titel 9 BW2, van saldibalans tot publicatiestukken.
Gratis starten