Rekeningstelsel
Een rekeningstelsel is de geordende lijst grootboekrekeningen die een onderneming gebruikt voor haar administratie.
Wat betekent rekeningstelsel?
Een rekeningstelsel is de geordende lijst grootboekrekeningen die een onderneming gebruikt voor haar administratie.
Een herkenbare indeling helpt bij rapportage en controle. Het RGS kan als referentie dienen, maar de ondernemingsspecifieke rekening moet nog inhoudelijk aan de juiste jaarrekeningpost worden gekoppeld.
Hoe werkt het?
Het rekeningstelsel, vaker rekeningschema genoemd, bepaalt op welke rekeningen een administratie boekt. De wet schrijft geen nummering of indeling voor. art. 2:10 lid 1 BW eist alleen dat de administratie zo wordt gevoerd dat de rechten en verplichtingen te allen tijde kunnen worden gekend, naar de eisen van de werkzaamheden.
Veel Nederlandse schema’s volgen een decimale indeling, met bijvoorbeeld rubriek 0 voor vaste activa en eigen vermogen, 1 voor vorderingen, schulden en bank, 4 voor kosten en 8 voor omzet. Elke rekening is een balansrekening of een resultaatrekening. Voor uitwisseling krijgt zij daarnaast een code uit het Referentie Grootboekschema.
Voorbeeld
Een dienstverlenende BV werkt met twaalf rekeningen. Balans: 0100 inventaris € 12.000, 0500 aandelenkapitaal € 1.000, 0600 overige reserves € 21.000, 1100 bank € 18.000, 1300 debiteuren € 9.000, 1600 crediteuren € 4.000, 1700 af te dragen btw € 3.000. Resultaat: 8000 omzet € 100.000, 4000 salarissen € 60.000, 4300 huur € 12.000, 4500 overige kosten € 15.000, 4900 afschrijving € 3.000. Winst: 100.000 − 90.000 = € 10.000. Balanscontrole: activa 12.000 + 18.000 + 9.000 = € 39.000; passiva 1.000 + 21.000 + 4.000 + 3.000 + winst 10.000 = € 39.000.
In de jaarrekening
Administratieve basis voor balans en W&V.
Verschil met grootboek
Het rekeningstelsel is de lijst met rekeningen, zonder bedragen; het grootboek is diezelfde lijst gevuld met alle boekingen. Het schema ontwerpt u één keer, het grootboek groeit met elke factuur. Een fout in het schema, zoals één rekening voor zowel huur als energie, werkt daardoor door in elk overzicht dat u later maakt.
Veelgemaakte fouten
- Rekeningnummer als wettelijke norm behandelen
- Nieuwe rekening zonder mapping aanmaken
Waar let u op?
- Geef elke rekening één doel; een rekening ‘diversen’ met een groot saldo moet bij de jaarafsluiting alsnog worden uitgesplitst.
- Koppel elke rekening aan een post van de jaarrekening. Micro heeft genoeg aan de posten van art. 2:395a lid 4 en 5 BW; middelgroot en groot hebben rekeningen nodig voor elke post van art. 2:377 lid 3 of 4, zoals lonen en sociale lasten apart.
- Wijzig nummers niet halverwege het jaar: de vergelijkende cijfers van art. 2:363 lid 5 BW vragen een post die over twee jaren hetzelfde betekent.
Wettelijke basis en bron
art. 2:10 BW
Veelgestelde vragen
Is een rekeningschema wettelijk verplicht?
Een bepaald schema niet. Verplicht is een administratie waaruit rechten en verplichtingen op elk moment blijken (art. 2:10 lid 1 BW); zonder geordende rekeningen lukt dat niet.
Hoeveel grootboekrekeningen heeft een kleine BV nodig?
Genoeg om elke post van balans en winst-en-verliesrekening apart te vullen en de btw-aangifte te onderbouwen. Meer rekeningen maken de administratie niet nauwkeuriger, wel bewerkelijker.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
Uw eerste jaarrekening is gratis, voor elke grootteklasse. Maak een account aan en stel haar op volgens Titel 9 BW2, van saldibalans tot publicatiestukken.
Gratis starten