Wat betekent grootboek?
Het grootboek is het stelsel van rekeningen waarop alle boekingen per categorie worden verzameld. Het vormt de basis voor de saldibalans.
Een grootboekrekening bevat debet- en creditmutaties en een saldo. Dat saldo moet nog naar de juiste jaarrekeningpost worden gerubriceerd en op waardering worden beoordeeld.
Hoe werkt het?
Het grootboek is de kern van de dubbele boekhouding: elke journaalpost wordt overgenomen op de rekeningen die hij raakt, zodat per rekening de historie en het saldo zichtbaar zijn. De wet noemt het grootboek niet bij naam. Zij eist een administratie waaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend (art. 2:10 lid 1 BW) en die zeven jaar wordt bewaard (lid 3). De inspecteur moet haar binnen een redelijke termijn kunnen controleren (art. 52 lid 6 AWR).
Balansrekeningen nemen hun eindsaldo mee naar het volgende jaar; resultaatrekeningen beginnen elk boekjaar op nul. Het RGS biedt een standaardcodering voor het rekeningschema. Subadministraties voor debiteuren, crediteuren en vaste activa specificeren telkens één rekening en moeten daarop aansluiten.
Voorbeeld
Op rekening 1300 Debiteuren staat begin maart € 14.000 debet. In maart boekt een dakdekkersbedrijf (BV) drie verkoopfacturen van samen € 9.680 (debet) en twee bankontvangsten van samen € 11.000 (credit). Saldo eind maart: 14.000 + 9.680 − 11.000 = € 12.680 debet. De openstaandepostenlijst uit de debiteurenadministratie moet op dezelfde € 12.680 uitkomen. Wijkt zij af, dan is een betaling bij de verkeerde klant afgeletterd of buiten de subadministratie om geboekt.
In de jaarrekening
Administratieve bron, geen afzonderlijke publicatieregel.
Verschil met de saldibalans
Het grootboek bevat alle mutaties per rekening; de saldibalans geeft van elke rekening alleen het eindsaldo op één datum. Voor de jaarrekening is de saldibalans het vertrekpunt, maar om een saldo te verklaren hebt u de onderliggende mutaties nodig. Zie saldibalans exporteren en controleren.
Veelgemaakte fouten
- Rekeningnaam als bewijs van juiste rubricering zien
- Tussenrekeningen niet opschonen
Waar let u op?
- Maak vóór de jaarafsluiting alle tussenrekeningen leeg: kruisposten, vraagposten, nog te verwerken betalingen. Een saldo daar is een onverwerkte transactie.
- Koppel elke rekening aan één jaarrekeningpost. Ook een microrechtspersoon moet de schulden kunnen splitsen in korter en langer dan een jaar (art. 2:395a lid 4 BW).
- Zet het boekjaar na vaststelling van de jaarrekening op slot, zodat latere boekingen de vastgestelde cijfers niet wijzigen.
Wettelijke basis en bron
art. 2:10 BW
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik het grootboek bewaren?
Zeven jaar. Dat volgt uit artikel 2:10 lid 3 BW en voor de belastingheffing uit artikel 52 lid 4 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Digitaal bewaren mag, als de gegevens volledig blijven en binnen redelijke tijd leesbaar zijn te maken.
Wat is het verschil tussen een grootboekrekening en een kostenplaats?
De rekening zegt wat voor soort bedrag het is, bijvoorbeeld huur of omzet. De kostenplaats zegt bij welke afdeling of welk project het hoort. Voor de jaarrekening telt alleen de rekening.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
De registratie is tijdelijk gesloten. Zet u op de wachtlijst, dan hoort u het zodra u uw jaarrekening kunt opstellen.
Op de wachtlijst →