Saldibalans exporteren en controleren voor de jaarrekening

Hoe exporteert en controleert u een saldibalans?

Saldibalans exporteren doet u na de laatste afsluitboeking, per balansdatum, met per grootboekrekening het nummer, de omschrijving en het eindsaldo, en liefst ook het beginsaldo. Exporteer vorig jaar ook. Controleer daarna vijf dingen: debet is credit, het resultaat klopt, de beginbalans sluit aan op vorig jaar, tussenrekeningen staan op nul en de grote saldi zijn te verklaren.

• Formaat: Excel of CSV met één regel per rekening, of een XAF-auditbestand (Auditfile Financieel) met rekeningschema, beginbalans en alle mutaties.
• Peildatum: de balansdatum, voor boekjaar 2025 dus 31 december 2025, na alle afsluitboekingen.

Wat heeft u nodig?

• Toegang tot uw boekhoudpakket met rechten om rapporten en auditbestanden te exporteren.
• Een afgesloten boekjaar 2025, zie de jaarafsluiting checklist.
• De vastgestelde jaarrekening 2024 of de saldibalans per 31 december 2024.
• De winst-en-verliesrekening 2025 uit het pakket, als controletotaal.
• De bankafschriften en openstaande-postenlijsten per 31 december 2025, voor de steekproef.

Exporteren en controleren in acht stappen

1. Kies het juiste rapport
2. Zet de periode en de filters goed
3. Exporteer naar Excel, CSV of XAF
4. Controle 1: debet is gelijk aan credit
5. Controle 2: het resultaat klopt
6. Controle 3: de beginbalans sluit aan op vorig jaar
7. Controle 4: tussen- en vraagposten staan op nul
8. Controle 5: steekproef op de grote saldi en bewaren

Stap 1. Kies het juiste rapport

De naam verschilt per pakket: proef- en saldibalans, kolommenbalans of totalen per grootboekrekening. U zoekt een overzicht met per rekening het nummer, de omschrijving, het beginsaldo, de mutaties en het eindsaldo, in debet- en creditkolommen of als één saldo met teken. Per pakket staat de route op de pagina's onder boekhoudpakketten.

Waarom: De jaarrekening rekent met eindsaldi per rekening; de beginsaldi heeft u nodig om aan te sluiten op vorig jaar.

art. 2:10 lid 1 BWart. 2:363 lid 5 BW

Let op: Een rapport 'balans' of 'winst en verlies' uit het pakket is al ingedeeld en samengevat. Voor de jaarrekening wilt u de stand per rekening.

Stap 2. Zet de periode en de filters goed

Kies de periode 1 januari tot en met 31 december 2025, inclusief de beginbalans en inclusief een eventuele afsluitperiode of correctieperiode. Neem alle dagboeken mee. Werkt u met meerdere administraties, exporteer dan per administratie.

Waarom: Juist de afsluitboekingen, die vaak in een aparte periode staan, maken het verschil tussen een tussenstand en de jaarcijfers.

art. 2:362 lid 5 BW

Let op: Periode 13 of een correctiedagboek valt soms buiten de standaardselectie. Dan mist u precies de afsluitposten.

Stap 3. Exporteer naar Excel, CSV of XAF

Voor Excel of CSV: één regel per rekening, geen tussentotalen per rubriek, bedragen als getal en geen samengevoegde cellen. Let op het decimaalteken. Voor XAF maakt u in het pakket een auditbestand over het boekjaar; dat volgt een vaste Nederlandse standaard en bevat het rekeningschema, de beginbalans en alle mutaties.

Waarom: Een gestandaardiseerd bestand voorkomt discussie over kolommen en tekens.

art. 2:10 lid 4 BW

Let op: Tussentotalen per rubriek tellen bij inlezen dubbel. Verwijder die regels of kies een export zonder groepering.

Ondersteuning: Jaarrekening.io leest Excel, CSV en XAF (versie 3.1 en 3.2) in en herkent aparte debet- en creditkolommen of een saldokolom met een D/C-aanduiding.

Stap 4. Controle 1: debet is gelijk aan credit

Tel alle debetsaldi en alle creditsaldi op. Ze moeten gelijk zijn; bij een saldokolom met teken moet de som nul zijn.

Waarom: In een dubbele boekhouding staat tegenover elke debetboeking een even grote creditboeking. Een verschil betekent dat er rekeningen of perioden ontbreken.

art. 2:10 lid 1 BW

Let op: Een afrondingsverschil van een paar cent kan uit de export komen. Een groter verschil zit bijna altijd in een filter of een ontbrekende rekening, niet in een boeking.

Ondersteuning: Jaarrekening.io weigert een saldibalans die niet in evenwicht is en toont het verschil, zodat u eerst de export herstelt.

Stap 5. Controle 2: het resultaat klopt

De som van alle rekeningen van de winst-en-verliesrekening moet gelijk zijn aan het resultaat in het W&V-rapport van het pakket. Staat er op de balans een rekening 'resultaat lopend boekjaar', controleer dan dat die niet dubbel meetelt.

Waarom: Het resultaat verbindt balans en winst-en-verliesrekening. Klopt het niet, dan zit er een fout in de indeling van een rekening.

art. 2:362 lid 3 BW

Let op: Heeft het pakket het resultaat al met een afsluitjournaal naar de reserves geboekt, dan staan de resultaatrekeningen op nul. Exporteer vóór die afsluiting of draai haar terug voor de export.

Stap 6. Controle 3: de beginbalans sluit aan op vorig jaar

Vergelijk de beginsaldi 2025 met de eindbalans in de vastgestelde jaarrekening 2024, post voor post. Het resultaat 2024 moet volgens de vastgestelde resultaatbestemming in het eigen vermogen zitten.

Waarom: De vergelijkende cijfers in de jaarrekening 2025 moeten gelijk zijn aan wat over 2024 is vastgesteld.

art. 2:363 lid 5 BW

Let op: Wie na de vaststelling nog in 2024 boekt, laat de administratie afwijken van de gedeponeerde cijfers. Boek correcties in 2025 en licht ze zo nodig toe.

Stap 7. Controle 4: tussen- en vraagposten staan op nul

Kruisposten, vraagposten, memoriaaltussenrekeningen en betaalverschillen horen op 31 december op nul te staan. Een btw-rekening mag alleen het saldo van het laatste aangiftetijdvak bevatten.

Waarom: Een jaarrekening kent geen post 'vraagposten'. Elk saldo moet ergens thuishoren.

art. 2:362 lid 1 BW

Let op: Een vraagpost die u op de balans laat staan, belandt bij het indelen onder overige vorderingen of schulden en vertekent die posten.

Stap 8. Controle 5: steekproef op de grote saldi en bewaren

Vergelijk de grote saldi met stukken van buiten: bank met het afschrift, debiteuren en crediteuren met de openstaande-postenlijsten, leningen met het bankoverzicht, de rekening-courant met de DGA met de afspraken. Let op onverwachte tekens, zoals een negatieve kas of een crediteur met een debetsaldo. Bewaar daarna de export ongewijzigd.

Waarom: De saldibalans is de brug tussen boekhouding en jaarrekening. Wie later een post moet uitleggen, begint bij dit bestand.

art. 2:10 lid 3 BW

Let op: Corrigeer niet in het Excel-bestand. Boek de correctie in het pakket en exporteer opnieuw, anders lopen boekhouding en jaarrekening uiteen.

Voorbeeld: een saldibalans die niet sluit

Een export uit een pakket geeft deze totalen:

Het verschil is precies het resultaat. Het pakket had alleen de balansrekeningen geëxporteerd en het resultaat als berekende regel onder het rapport gezet. Oplossing: exporteer ook de rekeningen van de winst-en-verliesrekening, zodat het resultaat volgt uit de som.

Een verschil dat gelijk is aan het resultaat, aan het saldo van één rekening of aan een rond btw-bedrag, wijst bijna altijd op een export- of filterinstelling en niet op een boekingsfout. Zoek daar eerst.

Wanneer exporteert u wat?

Proefbalans, saldibalans of auditbestand?

Een proefbalans toont per rekening de totalen van alle debet- en creditboekingen; een saldibalans toont per rekening alleen het saldo. Veel pakketten combineren beide in één rapport. Een XAF-auditbestand bevat de hele administratie en is daarmee de volledigste bron. Meer achtergrond vindt u bij wat een saldibalans is.

Directe koppelingen met boekhoudpakketten zijn bij Jaarrekening.io in voorbereiding en nog niet vrijgegeven. De export blijft dus de route, en daarmee ook de controles op deze pagina.

Wanneer schakelt u een accountant of adviseur in?

Een accountant of boekhouder kan de export voor u maken en de aansluitingen doen. Dat is verstandig als het pakket meerdere administraties of valuta's bevat, als er een consolidatie nodig is, of als de beginbalans al jaren niet aansluit op de gedeponeerde cijfers.

Bronnen

• Art. 2:10 BW (wetten.overheid.nl): administratie, bewaarplicht en overbrengen van gegevens
• Art. 2:363 BW (wetten.overheid.nl): vergelijkende cijfers en indeling
• Art. 2:362 BW (wetten.overheid.nl): toerekening en resultaat

Alle bronnen geraadpleegd op 5 oktober 2026. Wetsteksten volgens Boek 2 BW zoals geldend vanaf 1 juli 2026.

Andere handleidingen

Alle handleidingen op een rij →

Lees ook