Jaarrekening maken vanuit uw boekhoudpakket

Het korte antwoord

Een jaarrekening komt in drie stappen uit een boekhoudpakket: u sluit het boekjaar af, exporteert de saldi per rekening (als kolommen- of saldibalans in Excel, of als XAF-auditfile) en stelt daarmee de jaarrekening op volgens Titel 9. Enkele pakketten hebben een eigen jaarrekeningmodule, meestal voor kantoren en alleen voor micro en klein.

Bijgewerkt op 27 oktober 2026

Wat een boekhoudpakket wel en niet doet

Elk boekhoudpakket toont een balans en een winst-en-verliesrekening. Dat zijn rapporten uit het grootboek, in de indeling van uw rekeningschema. Een jaarrekening in de zin van Titel 9 van Boek 2 BW is meer: een balans en winst-en-verliesrekening volgens de wettelijke modellen, de grondslagen, een toelichting, de cijfers van het voorgaande boekjaar art. 2:363 lid 5 BW en een versie die past bij wat uw grootteklasse openbaar moet maken.

Van de veertien pakketten op deze pagina beschrijven er vier een eigen route naar de jaarrekening: AFAS met de Rapportagecockpit, Exact met het aparte product Exact Online Jaarrekening, SnelStart met de module Jaarrekeningen in Accountant Pro en Nmbrs, de nieuwe naam van Yuki, met Nmbrs Reporting. Drie daarvan zijn kantoorproducten. Bij de andere pakketten is de export het eindpunt en begint het opstellen daarna.

Drie exportvormen en wat erin zit

De auditfile (XAF) is volgens de Belastingdienst een open standaard voor het uitwisselen van gegevens uit administraties. Versie 3.2 dateert van 2014. De opvolger, XAF 4.0, telt 90 velden in plaats van 250 en legt RGS duidelijker vast. De Belastingdienst heeft aangekondigd dat vanaf 1 januari 2027 voor aanlevering alleen nog XAF 4.0 wordt geaccepteerd. Dat gaat over aanlevering aan de fiscus; vraag uw leverancier wanneer versie 4.0 in uw pakket beschikbaar komt. Moneybird biedt die versie al aan.

De veertien pakketten naast elkaar

De tabel geeft weer wat de leverancier zelf documenteert, geraadpleegd op 6 oktober 2026. ‘Niet geverifieerd’ betekent dat wij er geen openbare bron van de leverancier voor vonden, niet dat de functie ontbreekt. Klik op een pakket voor de menupaden en de bronnen.

Namen die veranderd zijn

Zoekt u uw pakket onder de oude naam, dan vindt u het misschien niet meer terug. Dit veranderde er:

• Yuki heet sinds 1 september 2026 Nmbrs Accounting.
• iMUIS en iMUIS Online worden sinds 31 maart 2026 niet meer ondersteund; de opvolgers zijn KING Finance en KING Accountancy.
• KING Financieel en KING Factureren zijn vanaf 31 oktober 2026 alleen nog te raadplegen.
• King Software en MUIS Software: hun websites verwijzen door naar Bjorn Lunden.
• Unit4 Multivers is van Exact en heet online Exact Multivers Online.
• Reeleezee heet Exact Reeleezee.

Van export naar jaarrekening in vijf stappen

1. Afsluiten. Boek afschrijvingen, overlopende posten en belasting, en sluit of blokkeer de perioden. De jaarafsluiting checklist helpt daarbij.
2. Exporteren en controleren. Exporteer dit jaar en vorig jaar en loop de controles op de saldibalans na.
3. Indelen. Koppel elke rekening aan een post van de jaarrekening; met RGS-codes gaat dat grotendeels vanzelf, zie RGS-mapping.
4. Opstellen en vaststellen. Schrijf de toelichting, laat het bestuur ondertekenen en de algemene vergadering vaststellen.
5. Deponeren. Binnen acht dagen na vaststelling en uiterlijk twaalf maanden na het boekjaar art. 2:394 lid 1 en 3 BW, via SBR-software of het KVK-portaal; zie jaarrekening deponeren bij de KVK.

Hoeveel u opstelt en openbaar maakt, hangt af van de grootteklasse. De grenzen gelden voor boekjaren die op of na 1 januari 2024 beginnen; een rechtspersoon valt in een klasse als hij op twee opeenvolgende balansdata aan twee van de drie eisen voldoet. Uw klasse bepaalt u met de grootteklasse calculator.

Rekenvoorbeeld: hoeveel werk scheelt RGS?

Een BV heeft 180 grootboekrekeningen met een saldo. In het pakket zijn er 150 aan een RGS-code gekoppeld; 30 zijn later zelf aangemaakt en hebben geen code. Komt de code mee in een auditfile, dan volgt de post in de jaarrekening voor 150 rekeningen uit die code en beoordeelt u er 30 zelf. Exporteert u dezelfde administratie als Excel-bestand zonder codes, dan moet de indeling voor alle 180 rekeningen worden voorgesteld en door u worden nagelopen. De cijfers zijn in beide gevallen gelijk; het verschil zit in het controlewerk en in de kans op een rekening op de verkeerde post.

Inlezen in Jaarrekening.io

Jaarrekening.io leest een XAF-auditfile (versie 3.1 en 3.2) of een saldibalans in Excel of CSV in; directe koppelingen per pakket zijn in voorbereiding en nog niet vrijgegeven. RGS-codes neemt de app over uit een auditbestand; bij Excel en CSV doet de AI een voorstel voor de toewijzing, dat u controleert. De app weigert een saldibalans die niet in evenwicht is en toetst de periode van een auditbestand aan het boekjaar. De software verzendt niets naar de KVK of de Belastingdienst. Zij maakt ook een XBRL-bestand, van micro tot en met groot en voor boekjaren die in 2023 tot en met 2026 beginnen: een validatiekandidaat die u extern laat valideren; bij een grote rechtspersoon dient uw accountant het in met SBR-software. De jaarrekeningroute is er voor de BV, de NV en de coöperatie, en voor stichtingen en verenigingen die onder art. 2:360 lid 3 BW vallen. Meer hierover: koppelen aan uw boekhoudpakket en de boekhoudmodule.

Veelgemaakte fouten bij de export

• Exporteren vóór de laatste memoriaalboeking, en daarna de correcties in Excel aanbrengen in plaats van in de boekhouding.
• Het resultaat al naar de reserves boeken en dan de winst-en-verliesrekening exporteren: die staat op nul.
• Alleen dit jaar exporteren en de vergelijkende cijfers overtypen uit een oude pdf.
• De balans uit het pakket gebruiken in plaats van de saldi per rekening; die balans is al samengevat.
• Een auditfile aanleveren zonder te kijken welke versie het is en of de beginbalans erin zit.
• Na de vaststelling nog in het oude jaar boeken, waardoor de boekhouding afwijkt van de gedeponeerde cijfers.

Bronnen

• KVK: Deponeren met SBR — digitale plicht per bedrijfsklasse en het PKIoverheidcertificaat
• KVK: Zelf deponeren van je jaarrekening — wie het portaal kan gebruiken en hoe u inlogt
• Belastingdienst (ODB): uitfasering oude Auditfiles Financieel per 1 januari 2027 — alleen XAF 4.0
• Belastingdienst (ODB): achtergrond XAF 4.0 — van 250 naar 90 velden, RGS duidelijker vastgelegd
• Referentie GrootboekSchema — beheerder van de RGS-standaard
• Art. 2:363 BW (wetten.overheid.nl) — vergelijkende cijfers en bestendige indeling
• Art. 2:394 BW (wetten.overheid.nl) — deponeren binnen acht dagen na vaststelling, uiterlijk twaalf maanden na het boekjaar
• AFAS Help Center: Auditfile Financieel — beginbalans gaat niet mee
• Exact Support: exporteren naar auditfiles — onverwerkte boekingen worden niet meegenomen
• Moneybird kennisbank: Auditfile — lege resultatenrekening na een jaarafsluiting
• Moneybird changelog: Auditfile Financieel 4.0
• Nmbrs: Yuki is nu Nmbrs Accounting
• Bjorn Lunden support: iMUIS en iMUIS Online stoppen

Lees ook