Jaarafsluiting checklist: de boekhouding over 2025 sluitend maken

Wat hoort op een jaarafsluiting checklist?

Een jaarafsluiting checklist zorgt dat elke post op de balans per 31 december klopt voordat u de saldibalans exporteert. U sluit bank en kas aan op de afschriften, stemt debiteuren en crediteuren af, telt de voorraad, boekt afschrijvingen en overlopende posten, sluit btw en loonheffingen aan op de aangiften en zet tussenrekeningen op nul.

• Doel: een saldibalans waarin elk saldo te verklaren is met een stuk van buiten de boekhouding, zoals een afschrift, aangifte, telling of contract.
• Basis: het bestuur voert een administratie waaruit de rechten en verplichtingen te allen tijde blijken, en bewaart haar zeven jaar (art. 2:10 lid 1 en 3 BW).

Wat heeft u nodig?

• Bankafschriften en saldo-overzichten per 31 december 2025, ook van spaarrekeningen, creditcards en betaaldienstverleners.
• Openstaande-postenlijsten van debiteuren en crediteuren per 31 december 2025.
• Een voorraadtelling of een opgave van onderhanden werk per 31 december 2025.
• De activastaat met investeringen, verkopen en afgedankte activa in 2025.
• De ingediende btw-aangiften en loonaangiften over 2025.
• Leningovereenkomsten met aflossingsschema's en de rente-opgaven van de bank.
• De voorlopige aanslagen vennootschapsbelasting 2025.
• De facturen die in januari en februari 2026 binnenkomen maar over 2025 gaan.

De checklist in tien stappen

1. Leg de afsluitdatum en de volgorde vast
2. Sluit bank, kas en betaalrekeningen aan
3. Stem debiteuren af en beoordeel de inbaarheid
4. Tel de voorraad en waardeer onderhanden werk
5. Werk de vaste activa en afschrijvingen bij
6. Boek de overlopende posten
7. Sluit de btw aan op de aangiften
8. Sluit loonheffingen en salarissen aan
9. Controleer rekening-courant, leningen en eigen vermogen
10. Zet tussenrekeningen op nul, beoordeel na balansdatum en exporteer

Stap 1. Leg de afsluitdatum en de volgorde vast

Spreek af tot wanneer er nog in 2025 wordt geboekt en wie de afsluitposten maakt. Mutaties van na 31 december horen in 2026, ook als de factuur over december gaat maar pas in januari wordt betaald; die verwerkt u via de overlopende posten. Werk de stappen hieronder in deze volgorde af: eerst wat met externe stukken te bewijzen is, dan de schattingen.

Waarom: Baten en lasten horen in het jaar waarop zij betrekking hebben, los van het moment van betalen.

art. 2:362 lid 5 BWart. 2:10 lid 1 BW

Let op: Boekingen die na de export van de saldibalans nog in 2025 worden gezet, maken jaarrekening en boekhouding ongelijk. Blokkeer de periode zodra u klaar bent.

Stap 2. Sluit bank, kas en betaalrekeningen aan

Vergelijk per bankrekening het saldo in het grootboek met het afschrift per 31 december 2025. Doe hetzelfde voor spaarrekeningen, creditcards, de kas (op basis van een telling) en de tussenrekeningen van betaaldienstverleners en marktplaatsen. Een verschil is een ontbrekende of dubbele boeking, of een bedrag dat onderweg is; dat laatste verklaart u met de mutatie in januari.

Waarom: Liquide middelen zijn de makkelijkst te bewijzen post van de balans. Klopt deze niet, dan klopt de rest ook niet.

art. 2:10 lid 1 BW

Let op: Een negatief kassaldo kan niet bestaan; het wijst op ontbrekende stortingen of op privé-uitgaven die via de kas zijn geboekt.

Stap 3. Stem debiteuren af en beoordeel de inbaarheid

De openstaande-postenlijst moet gelijk zijn aan het saldo debiteuren in het grootboek. Loop de oude posten na: wat is na balansdatum betaald, wat is betwist, wat is waarschijnlijk oninbaar? Vorm voor het risico een voorziening. Boek omzet die in 2025 is verdiend maar in 2026 wordt gefactureerd als nog te factureren omzet.

Waarom: De wet vraagt voorzichtigheid. Voorzienbare verliezen die hun oorsprong vinden vóór het einde van het boekjaar en vóór het opmaken bekend worden, mag u in acht nemen; een debiteur die al op balansdatum niet kon betalen, waardeert u dus niet tegen het volle bedrag.

art. 2:384 lid 2 BWart. 2:362 lid 5 BW

Let op: Een creditnota die in 2026 wordt gemaakt voor omzet uit 2025, vermindert de omzet en de vordering van 2025.

Stap 4. Tel de voorraad en waardeer onderhanden werk

Tel de voorraad op of zo dicht mogelijk bij 31 december en reken mutaties tussen telling en balansdatum terug. Waardeer tegen verkrijgingsprijs of lagere marktwaarde, en waardeer incourante artikelen af. Voor onderhanden projecten neemt u de bestede kosten en het gerealiseerde deel van de winst op, min gefactureerde termijnen en verwachte verliezen.

Waarom: Voorraad en onderhanden werk beïnvloeden het resultaat direct: elke euro te veel is een euro te veel winst.

art. 2:384 lid 1 en 2 BW

Let op: Een telling zonder datum en handtekening is achteraf nauwelijks te onderbouwen. Bewaar de tellijsten bij de administratie.

Stap 5. Werk de vaste activa en afschrijvingen bij

Activeer de investeringen van 2025, boek de afschrijvingen over 2025, boek verkochte en afgedankte activa uit en verwerk de boekwinst of het boekverlies. Controleer of de activastaat aansluit op het grootboek. Met de afschrijvingscalculator rekent u lineaire afschrijving per jaar na.

Waarom: Vaste activa staan tegen verkrijgingsprijs min afschrijvingen op de balans; een vergeten afschrijving maakt zowel de balans als het resultaat te hoog.

art. 2:384 lid 1 BW

Let op: Een laptop die in december is gekocht maar in januari is betaald, hoort wel in 2025 op de balans, met een crediteur ertegenover.

Stap 6. Boek de overlopende posten

Boek vooruitbetaalde kosten (verzekeringen, jaarabonnementen, huur over januari) als overlopend actief. Boek nog te betalen kosten (energie, rente, de kosten van de jaarrekening) en nog te ontvangen inkoopfacturen als overlopend passief. Reserveer vakantiegeld, niet-opgenomen vakantiedagen en toegezegde bonussen.

Waarom: Zonder deze posten valt het resultaat te hoog of te laag uit, afhankelijk van toevallige betaaldata.

art. 2:362 lid 5 BWart. 2:395a lid 3 BW

Let op: Een micro-rechtspersoon mag voor overige bedrijfskosten de overlopende posten weglaten, maar moet dat onderaan de balans vermelden. Voor omzet, personeelskosten en rente geldt die vrijstelling niet.

Stap 7. Sluit de btw aan op de aangiften

Vergelijk de omzet per tarief en de voorbelasting in het grootboek met de ingediende btw-aangiften over 2025. Het saldo van de btw-rekening moet gelijk zijn aan wat u over het laatste tijdvak nog moet betalen of terugkrijgt. Verklaar elk verschil.

Waarom: Een fout van € 1.000 btw of minder corrigeert u in de eerstvolgende aangifte. Is het meer, dan dient u zo snel mogelijk en uiterlijk binnen acht weken na ontdekking een suppletie in.

Belastingdienst: btw-aangifte corrigeren

Let op: Een creditnota of nagekomen inkoopfactuur na de laatste aangifte verschuift de aansluiting. Leg per verschil vast waar het vandaan komt.

Ondersteuning: Voert u de boekhouding in Jaarrekening.io, dan zet de app de btw-aangifte, de opgaaf ICP en de suppletie klaar als SBR-bericht om te downloaden; indienen doet u zelf via Digipoort of Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Stap 8. Sluit loonheffingen en salarissen aan

Tel de loonaangiften over 2025 op en vergelijk ze met de loonjournaalposten in het grootboek. De af te dragen loonheffing over december staat als schuld op de balans, net als nog te betalen pensioenpremies. Controleer het loon van de DGA. Het gebruikelijk loon is in 2025 in beginsel het hoogste van € 56.000, het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking en het hoogste loon van een werknemer bij de BV of een verbonden vennootschap. Een lager loon kan als u dat aannemelijk maakt.

Waarom: Personeelskosten zijn vaak de grootste kostenpost; een verschil met de aangiften valt bij de Belastingdienst snel op.

Belastingdienst: loon en aanmerkelijk belang

Let op: Een DGA-loon onder de norm zonder onderbouwing kan leiden tot een correctie in de loonheffingen. Voor 2026 is het normbedrag € 58.000.

Stap 9. Controleer rekening-courant, leningen en eigen vermogen

Stem de rekening-courant met de DGA af en boek de rente. Tel de schulden van de DGA en diens fiscale partner aan de eigen BV's op, behalve kwalificerende eigenwoningschulden; ook schulden van verbonden personen, zoals kinderen, tellen mee. Vergelijk de stand op 31 december met hun toepasselijke drempel: minimaal € 500.000, mogelijk hoger door eerder belast excessief lenen. Alleen het meerdere is belast in box 2. Splits leningen in het deel dat u in 2026 aflost en het deel daarna. Controleer dat de resultaatbestemming van 2024 is geboekt zoals vastgesteld en dat elk dividend van 2025 een besluit en een vastgelegde uitkeringstoets heeft.

Waarom: Deze posten raken de DGA persoonlijk en zijn fiscaal gevoelig. De jaarrekening moet ze juist en volledig tonen.

art. 2:375 lid 2 en 6 BWart. 2:216 lid 2 BW

Let op: Voor excessief lenen telt de stand op 31 december. Aflossen in januari 2026 verandert de toets over 2025 niet.

Stap 10. Zet tussenrekeningen op nul, beoordeel na balansdatum en exporteer

Kruisposten, vraagposten, betaalverschillen en beginbalansverschillen staan op nul. Bereken en boek de vennootschapsbelasting over 2025, min de voorlopige aanslagen. Beoordeel wat er na 31 december is gebeurd: een debiteur die in februari failliet gaat, geeft informatie over de situatie op balansdatum. Blokkeer daarna de periode en exporteer de saldibalans volgens de handleiding saldibalans.

Waarom: Gebeurtenissen na balansdatum die meer duidelijkheid geven over de stand op balansdatum, verwerkt u in de cijfers; andere belangrijke gebeurtenissen licht u toe.

art. 2:362 lid 6 BWart. 2:380a BW

Let op: Een vraagpost wegboeken naar algemene kosten lost niets op; het verplaatst het probleem naar het resultaat.

Ondersteuning: Jaarrekening.io leest de afgesloten saldibalans in als XAF-auditbestand of als Excel- of CSV-bestand; voert u de boekhouding in de app, dan neemt u de saldibalans zonder export over.

Voorbeeld: de btw-aansluiting

Een BV vergelijkt haar omzet tegen 21% in het grootboek met de aangegeven omzet over 2025.

Het te corrigeren btw-bedrag is € 1.000 of minder. De BV verwerkt het daarom in haar eerstvolgende btw-aangifte. Was het meer dan € 1.000 geweest, dan was een suppletie verplicht, zo snel mogelijk en binnen acht weken na ontdekking.

In de jaarrekening staat de omzet van € 412.300 en een btw-schuld inclusief de € 525. Wie het verschil niet uitzoekt, ziet het later terug als vraag van de Belastingdienst.

Planning van de jaarafsluiting (boekjaar 2025)

Wanneer schakelt u een accountant of adviseur in?

Schakel een accountant of fiscalist in als u twijfelt over de waardering van onderhanden werk, voorzieningen voor garanties of reorganisatie, de fiscale behandeling van de rekening-courant met de DGA, of een fiscale eenheid. Een jaarafsluiting die u zelf heeft voorbereid, maakt die hulp gerichter.

Bronnen

• Art. 2:10 BW (wetten.overheid.nl): administratieplicht en bewaartermijn van zeven jaar
• Art. 2:362 BW (wetten.overheid.nl): toerekening van baten en lasten, gebeurtenissen na balansdatum
• Art. 2:395a BW (wetten.overheid.nl): micro: vrijstelling voor overlopende posten van overige bedrijfskosten
• Art. 2:375 BW (wetten.overheid.nl): looptijden van schulden en aflossingen in het volgende jaar
• Belastingdienst: Btw-aangifte corrigeren: tot € 1.000 in de volgende aangifte, daarboven suppletie binnen 8 weken
• Belastingdienst: Loon en aanmerkelijk belang: gebruikelijk loon: hoogste van het normbedrag (€ 56.000 in 2025, € 58.000 in 2026), het meest vergelijkbare loon en het loon van de meestverdienende werknemer; lager als u dat aannemelijk maakt
• Belastingdienst: Excessief lenen van bv beperkt: eigenwoningschulden tellen niet mee; schulden van fiscale partner en verbonden personen wel; drempel minimaal € 500.000, hoger na eerder belast excessief lenen; peildatum 31 december

Alle bronnen geraadpleegd op 5 oktober 2026. Wetsteksten volgens Boek 2 BW zoals geldend vanaf 1 juli 2026.

Andere handleidingen

Alle handleidingen op een rij →

Lees ook