Jaarrekening BV zelf maken: het complete stappenplan

Kan ik de jaarrekening van mijn BV zelf maken?

Een jaarrekening BV zelf maken mag als uw BV micro of klein is: dan geldt geen controleplicht. U sluit de boekhouding af, controleert de saldibalans, deelt de rekeningen in volgens de wettelijke indeling, stelt balans, winst-en-verliesrekening en toelichting op, laat de jaarrekening vaststellen en deponeert binnen acht dagen de publicatiestukken bij KVK.

• Opmaken: binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar, voor boekjaar 2025 dus uiterlijk 31 mei 2026, tenzij de algemene vergadering verlengt (art. 2:210 lid 1 BW).
• Deponeren: binnen acht dagen na vaststelling en in elk geval uiterlijk 31 december 2026 (art. 2:394 lid 1 en 3 BW).
• Accountant verplicht: alleen voor een middelgrote of grote BV (art. 2:393 BW). Voor micro en klein geldt die plicht niet (art. 2:395a lid 6 en 2:396 lid 7 BW).

Wat heeft u nodig?

• Een bijgewerkte boekhouding over 2025: alle verkoop- en inkoopfacturen, bankmutaties en memoriaalboekingen.
• De saldibalans per 31 december 2025 en per 31 december 2024.
• De vastgestelde jaarrekening 2024, voor de beginbalans en de vergelijkende cijfers.
• Balanstotaal, netto-omzet en gemiddeld aantal werknemers over 2024 en 2025, voor de grootteklasse.
• De statuten: boekjaar, wie vaststelt en wat er met de winst gebeurt.
• Leningovereenkomsten, huur- en leasecontracten en gestelde zekerheden, voor de toelichting.
• Een inlogmiddel voor KVK (eHerkenning op minimaal niveau EH2, een KVK-account met machtiging of de toegangscode) of een SBR-route via software of intermediair.

Het stappenplan in tien stappen

1. Bepaal de grootteklasse van uw BV
2. Sluit de boekhouding over 2025 af
3. Exporteer en controleer de saldibalans
4. Deel de rekeningen in volgens de wettelijke indeling
5. Kies en noteer de waarderingsgrondslagen
6. Stel de balans en de winst-en-verliesrekening op
7. Schrijf de toelichting
8. Controleer de samenhang
9. Onderteken en laat de jaarrekening vaststellen
10. Maak de publicatiestukken en deponeer

Stap 1. Bepaal de grootteklasse van uw BV

Toets drie criteria: de waarde van de activa (het balanstotaal), de netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers. Een BV is micro of klein als zij op twee opeenvolgende balansdata aan ten minste twee van de drie criteria voldoet. Gebruik dus de cijfers over 2024 én 2025. Is 2025 het eerste boekjaar, dan telt alleen de eerste balansdatum. Heeft uw BV dochtermaatschappijen, tel hun cijfers dan mee alsof u zou consolideren. Een snelle toets doet u met de grootteklasse-calculator.

Waarom: De grootteklasse bepaalt wat u opstelt en wat u openbaar maakt. Micro: ≤ € 450.000 activa, ≤ € 900.000 netto-omzet, < 10 werknemers. Klein: ≤ € 7,5 mln activa, ≤ € 15 mln netto-omzet, < 50 werknemers. Een micro-BV deponeert alleen een beperkte balans, een kleine BV een verkorte balans met toelichting en geen winst-en-verliesrekening.

art. 2:395a BWart. 2:396 BWart. 2:398 lid 1 BW

Let op: Eén jaar boven of onder een grens verandert de klasse nog niet; pas na twee opeenvolgende balansdata schuift u door. Reken ook met het balanstotaal, niet met het eigen vermogen.

Ondersteuning: Jaarrekening.io leidt de klasse af uit de cijfers van beide jaren, past de twee-jarenregel en de uitzondering voor het eerste boekjaar toe en geeft aan of de controleplicht geldt.

Stap 2. Sluit de boekhouding over 2025 af

Verwerk alle facturen tot en met 31 december 2025, sluit de bankrekeningen aan op de afschriften en boek de afsluitposten: afschrijvingen, vooruitbetaalde en nog te betalen kosten, nog te ontvangen facturen en de reservering voor vakantiegeld. Werk de jaarafsluiting checklist af voordat u cijfers exporteert.

Waarom: De jaarrekening rekent baten en lasten toe aan het jaar waarin zij ontstaan, ongeacht wanneer het geld binnenkomt of uitgaat. Een boekhouding die alleen betalingen volgt, is daarom niet genoeg.

art. 2:362 lid 5 BWart. 2:10 lid 1 BW

Let op: Tussenrekeningen en vraagposten met een saldo op 31 december horen niet in een jaarrekening. Zoek ze nu uit; later zijn ze lastiger te herleiden.

Stap 3. Exporteer en controleer de saldibalans

Exporteer de saldibalans per 31 december 2025 met per grootboekrekening het nummer, de omschrijving en het eindsaldo, en doe hetzelfde voor 31 december 2024. Controleer dat debet en credit gelijk zijn, dat het resultaat overeenkomt met de winst-en-verliesrekening uit uw pakket en dat de beginbalans 2025 aansluit op de vastgestelde jaarrekening 2024. De handleiding saldibalans beschrijft alle controles.

Waarom: Alles wat u daarna opstelt, rekent met deze saldi. Een fout in de export komt in elke post terug.

art. 2:10 lid 1 BWart. 2:363 lid 5 BW

Let op: Een export van vóór de laatste memoriaalboeking, of een export zonder beginsaldi, kan sluiten en toch de verkeerde stand geven.

Ondersteuning: Jaarrekening.io leest een XAF-auditbestand of een saldibalans in Excel of CSV in en weigert een bestand waarin debet en credit niet in evenwicht zijn, met het verschil erbij.

Stap 4. Deel de rekeningen in volgens de wettelijke indeling

Koppel elke grootboekrekening aan een post van de wettelijke balans en winst-en-verliesrekening: immateriële, materiële en financiële vaste activa, voorraden, vorderingen, liquide middelen, eigen vermogen, voorzieningen en schulden. Gebruikt uw pakket het Referentie Grootboekschema (RGS), dan wijst de RGS-code de post al grotendeels aan. Meer daarover leest u bij RGS-mapping.

Waarom: De wet schrijft de posten en hun onderscheid voor, en de modellen staan in het Besluit modellen jaarrekening. Wie afwijkt van de indeling van vorig jaar, moet dat toelichten.

art. 2:363 lid 2, 4 en 6 BWart. 2:375 lid 2 en 6 BW

Let op: Salderen mag niet. Een crediteur met een debetsaldo is een vordering, ook als het pakket hem onder de schulden toont. Het deel van een lening dat u in 2026 aflost, vermeldt u apart.

Ondersteuning: Jaarrekening.io gebruikt RGS-codes uit het XAF-bestand voor de koppeling, laat de AI anders een voorstel doen dat u bevestigt, en bewaart uw koppeling per rekening voor volgende boekjaren.

Stap 5. Kies en noteer de waarderingsgrondslagen

Leg vast hoe u waardeert: vaste activa tegen verkrijgingsprijs min afschrijvingen, vorderingen na aftrek van een voorziening voor oninbaarheid, voorraden tegen verkrijgingsprijs of lagere marktwaarde. Een micro- of kleine BV mag ook de fiscale grondslagen toepassen, maar dan alle fiscale grondslagen en met een vermelding in de toelichting.

Waarom: De grondslagen bepalen het resultaat en het eigen vermogen. De wet vraagt voorzichtigheid: winsten neemt u alleen op voor zover zij op de balansdatum zijn verwezenlijkt, en verplichtingen die vóór de balansdatum zijn ontstaan neemt u mee als zij vóór het opmaken bekend worden.

art. 2:384 lid 1 en 2 BWart. 2:395a lid 7 BWart. 2:396 lid 6 BW

Let op: Een mengvorm van fiscale en commerciële grondslagen is niet toegestaan. Wisselt u van grondslag, dan licht u de reden en het effect toe.

Ondersteuning: Jaarrekening.io stelt de jaarrekening op commerciële grondslagen op; de optie om fiscale grondslagen toe te passen ondersteunt de app niet.

Stap 6. Stel de balans en de winst-en-verliesrekening op

Tel de gekoppelde saldi op tot de wettelijke posten en zet bij elke post het bedrag van vorig jaar. Verwerk de vennootschapsbelasting over 2025 als last en, voor zover nog niet betaald, als schuld. Vermeld bovenaan de balans of de bestemming van het resultaat al is verwerkt.

Waarom: Vergelijkende cijfers zijn voorgeschreven, en de lezer moet weten of het resultaat nog als aparte post in het eigen vermogen staat of al aan de reserves is toegevoegd.

art. 2:363 lid 5 BWart. 2:362 lid 2 BW

Let op: De vergelijkende cijfers moeten gelijk zijn aan de vastgestelde jaarrekening 2024. Past u de indeling aan, herzie dan ook vorig jaar en licht het verschil toe.

Ondersteuning: In Jaarrekening.io haalt u de cijfers van vorig jaar op bij KVK, uit de pdf van de vorige jaarrekening of uit de saldibalans 2024, en de bedragen komen uit vaste rekenregels, niet uit het taalmodel.

Stap 7. Schrijf de toelichting

Een kleine BV licht onder meer toe: de grondslagen, de schulden met een resterende looptijd langer dan een jaar en langer dan vijf jaar, gestelde zekerheden, belangrijke verplichtingen die niet op de balans staan zoals huur en lease, het gemiddeld aantal werknemers en gebeurtenissen na balansdatum met belangrijke financiële gevolgen. Een micro-BV vermeldt veel minder, onderaan de balans.

Waarom: De toelichting geeft de cijfers betekenis. Zonder de huurverplichting of een borgstelling geeft de balans geen getrouw beeld van de financiële positie.

art. 2:396 lid 3 en 5 BWart. 2:381 lid 1 BWart. 2:380a BW

Let op: Vergeet de continuïteit niet. Is het eigen vermogen negatief of is de financiering onzeker, dan hoort daar een toelichting bij, en is een gesprek met een adviseur verstandig.

Ondersteuning: De AI van Jaarrekening.io schrijft een bewerkbaar concept van de toelichting; waardering, gebeurtenissen na balansdatum en continuïteit blijven het oordeel van het bestuur.

Stap 8. Controleer de samenhang

Lees de jaarrekening als een buitenstaander. Sluit het eigen vermogen aan: begin plus resultaat min dividend is eind? Komen de bedragen in de toelichting overeen met de balans? Zijn de vergelijkende cijfers gelijk aan vorig jaar? Is de vennootschapsbelasting te verklaren uit het resultaat? Leg daarna de grootteklasse definitief vast.

Waarom: Het bestuur is verantwoordelijk voor een jaarrekening die een verantwoord oordeel over vermogen en resultaat mogelijk maakt. Bij een micro- of kleine BV controleert niemand dat voor u.

art. 2:362 lid 1 BW

Let op: Is in 2025 dividend uitgekeerd, controleer dan of het bestuur de uitkeringstoets heeft vastgelegd. Zonder die toets loopt het bestuur een aansprakelijkheidsrisico als de BV haar schulden daarna niet kan betalen (art. 2:216 lid 3 BW).

Stap 9. Onderteken en laat de jaarrekening vaststellen

Alle bestuurders en commissarissen ondertekenen de opgemaakte jaarrekening; ontbreekt een handtekening, dan vermeldt u de reden. Daarna stelt de algemene vergadering de jaarrekening vast. Zijn alle aandeelhouders ook bestuurder, zoals bij de meeste DGA-BV's, dan geldt de ondertekening tevens als vaststelling, tenzij de statuten dat uitsluiten. De handleiding vaststellen beschrijft de drie routes.

Waarom: De vaststellingsdatum start de deponeringstermijn van acht dagen en moet op de gedeponeerde jaarrekening staan.

art. 2:210 lid 2, 3 en 5 BWart. 2:394 lid 1 BW

Let op: Leg de datum schriftelijk vast. Wie niet kan aantonen wanneer is vastgesteld, kan ook niet aantonen dat op tijd is gedeponeerd.

Ondersteuning: Jaarrekening.io legt de vaststellingsdatum vast, weigert een datum op of vóór de balansdatum en rekent de uiterste deponeringsdatum uit.

Stap 10. Maak de publicatiestukken en deponeer

Maak uit de vastgestelde jaarrekening de versie die u openbaar moet maken: een beperkte balans (micro) of een verkorte balans met toelichting (klein). Deponeer die binnen acht dagen na vaststelling via het Zelf Deponeren-portaal van KVK, of als XBRL-bestand via SBR-software of een intermediair. Bewaar de ontvangstbevestiging. Zie de handleiding deponeren en de handleiding publicatiestukken.

Waarom: Openbaarmaking is een wettelijke plicht. Wie meer deponeert dan nodig, maakt vrijwillig gegevens openbaar die niet meer terug te halen zijn.

art. 2:394 BWart. 2:395a lid 8 BWart. 2:396 lid 8 BW

Let op: Deponeer niet de interne versie met de volledige winst-en-verliesrekening, en controleer het KVK-nummer: een jaarrekening onder een verkeerd nummer telt voor uw BV niet.

Ondersteuning: Jaarrekening.io stelt de publicatieversie voor uw grootteklasse samen en maakt voor micro een XBRL-bestand als validatiekandidaat; de app verzendt niets naar KVK, u deponeert zelf of via uw accountant.

Rekenvoorbeeld: welke klasse heeft deze BV en wat deponeert zij?

Een BV met een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar heeft de volgende cijfers. De bedragen zijn fictief en afgerond.

Op beide balansdata overschrijdt de BV twee micro-grenzen: de activa en de netto-omzet. Zij blijft binnen alle grenzen voor klein. De BV is dus klein. Zij deponeert een verkorte balans met beperkte toelichting en hoeft de winst-en-verliesrekening niet openbaar te maken. Een accountantscontrole is niet verplicht.

Stel dat het belastbaar bedrag over 2025 € 85.000 is. Het tarief vennootschapsbelasting is 19,0% tot en met € 200.000, dus de belasting is 19,0% × € 85.000 = € 16.150. Die staat in de winst-en-verliesrekening als last en op de balans als kortlopende schuld, voor zover de voorlopige aanslag haar nog niet heeft gedekt.

Tijdlijn voor boekjaar 2025 (gelijk aan het kalenderjaar)

Met welk programma maakt u de jaarrekening zelf?

De wet schrijft geen hulpmiddel voor. In Excel kan het, maar u bouwt dan zelf de indeling, de vergelijkende cijfers en alle controles, zie ook mag ik de jaarrekening in Excel maken.

Het Zelf Deponeren-portaal van KVK laat micro- en kleine ondernemingen de publicatiestukken invullen en deponeren. Het maakt geen interne jaarrekening uit uw boekhouding; die moet er al zijn.

Software zoals Jaarrekening.io neemt de saldibalans over en bouwt daaruit de interne jaarrekening en de publicatieversie op. U betaalt eenmalig per boekjaar naar grootteklasse, zonder abonnement; de bedragen excl. btw staan op de prijzenpagina. Welke route past, hangt af van hoeveel u zelf wilt rekenen en controleren.

Wanneer schakelt u een accountant of adviseur in?

Een accountant is verplicht voor de controle van een middelgrote of grote BV. Ook bij een kleine BV is hulp verstandig als de bank een samenstellingsverklaring vraagt, als er een overname, reorganisatie of herwaardering speelt, als de continuïteit twijfelachtig is, of als u de fiscale kant (latente belastingen, fiscale eenheid, innovatiebox) niet zelf kunt beoordelen. Zelf opstellen en een adviseur laten meekijken sluiten elkaar niet uit.

Bronnen

• Art. 2:210 BW (wetten.overheid.nl): opmaken, ondertekenen en vaststellen bij de BV
• Art. 2:394 BW (wetten.overheid.nl): deponeren binnen acht dagen, uiterlijk twaalf maanden
• Art. 2:396 BW (wetten.overheid.nl): kleine rechtspersoon: drempels, vrijstellingen en publicatie
• Art. 2:395a BW (wetten.overheid.nl): micro-rechtspersoon: drempels, beperkte balans, fiscale grondslagen
• Art. 2:398 BW (wetten.overheid.nl): eerste boekjaar
• KVK: Uiterste datum deponeren jaarrekening: termijnen BV (8 augustus, 8 november, 31 december), geen uitstel, strafbaarheid, opgeheven rechtspersoon
• KVK: Waaruit bestaat de jaarrekening?: openbaar te maken onderdelen per bedrijfsklasse, ondertekening en datum van vaststelling
• Belastingdienst: Tarieven vennootschapsbelasting: 19,0% tot en met € 200.000, 25,8% daarboven (2023 tot en met 2026)

Alle bronnen geraadpleegd op 5 oktober 2026. Wetsteksten volgens Boek 2 BW zoals geldend vanaf 1 juli 2026.

Andere handleidingen

Alle handleidingen op een rij →

Lees ook