Mag ik mijn jaarrekening in Excel maken?
Ja. Excel mag als hulpmiddel, maar de jaarrekening moet aan de wettelijke inhoudseisen voldoen en via een toegestane KvK-route worden gedeponeerd.
Het korte antwoord
Ja. Excel mag als hulpmiddel, maar de jaarrekening moet aan de wettelijke inhoudseisen voldoen en via een toegestane KvK-route worden gedeponeerd.
Grondslag: art. 2:361 BW
Welke eisen gelden ongeacht het programma?
Titel 9 BW2 stelt eisen aan de inhoud en indeling van de jaarrekening, niet aan de software. Excel, Word of AI-ondersteunde software zijn alle toegestaan.
Een spreadsheet kan helpen bij het rubriceren van de saldibalans, het berekenen van totalen en het opstellen van een leesbare jaarrekening. De wet schrijft niet voor welk programma u gebruikt, maar wel welke informatie de jaarrekening moet geven. Neem daarom naast de balans een winst-en-verliesrekening en passende toelichting op voor de interne versie. Voor een kleine BV met € 250.000 activa en € 400.000 omzet kan de openbare versie beperkter zijn dan de interne. Houd de grondslagen, vergelijkende cijfers en vaststellingsstatus duidelijk gescheiden van werkbladen met proefberekeningen.
Welke fouten ontstaan vaak in een spreadsheet?
Een spreadsheet vraagt onderhoud: dezelfde bedragen kunnen in balans, toelichting en vergelijkende kolommen terugkomen. Bouw aansluitcontroles in en beoordeel na iedere correctie de hele uitvoer; de kans op een fout hangt van de inrichting en controle af.
Een formule die verwijst naar de verkeerde rij kan een balanspost van € 10.000 zonder zichtbare fout veranderen. Beveilig daarom invoervelden, controleer formules na het toevoegen van regels en vergelijk de totalen met de definitieve saldibalans. Gebruik ook een controle op het verschil tussen activa en passiva en op de resultaatverwerking. Een sluitende spreadsheet is echter geen inhoudelijke controle: een onderhoudsuitgave die ten onrechte als actief is geboekt, kan de balans nog laten sluiten. Laat belangrijke waarderingen en toelichtingen afzonderlijk beoordelen. Bewaar een versie met vastgezette formules en bronbestanden bij het archief.
Hoe maakt u van Excel-cijfers een geldige publicatie?
Bij aanlevering via SBR-software is een bericht in het vereiste formaat nodig. Het KvK-portaal biedt voor ondersteunde klassen en boekjaren een invoerroute. Controleer de actuele mogelijkheden in plaats van aan te nemen dat een gewone spreadsheet rechtstreeks kan worden gedeponeerd.
Voor micro en klein kunt u in het KvK-portaal de vereiste gegevens invoeren, terwijl geschikte SBR-software een XBRL-bericht kan aanleveren. De spreadsheet zelf wordt daarmee niet automatisch een geaccepteerd XBRL-bestand. Controleer voor uw klasse en boekjaar welke route de KvK aanbiedt. Maak een publicatieversie die alleen de vereiste informatie bevat en vergelijk haar regel voor regel met de vastgestelde jaarrekening. Leg vast wie de cijfers heeft ingevoerd en controleer na verzending de verwerking in het Handelsregister. Zo blijft ook bij handmatig werk duidelijk waar ieder openbaar bedrag vandaan komt.
Hoe bouwt u controles in een Excel-dossier?
Gebruik aparte tabbladen voor brondata, mapping, berekeningen en de definitieve jaarrekening. Laat bedragen in de jaarrekening via formules uit de bron volgen in plaats van ze op meerdere plekken over te typen. Zet een controle op activa minus passiva en op de aansluiting van het jaarresultaat met het eigen vermogen. Test die controles met een bewust gewijzigde proefpost van € 100: verandert de uitkomst waar u dat verwacht? Een formule die altijd nul toont doordat zij naar dezelfde cel verwijst, is geen bruikbare controle. Bewaar de oorspronkelijke export ongewijzigd naast de definitieve versie.
Maak vóór vaststelling een pdf van de volledige jaarrekening en lees die als document door. Zichtbare fouten, afgebroken tekst of een omgekeerd minteken vallen dan eerder op dan in afzonderlijke werkbladen. Controleer met twee personen de vergelijkende kolom, toelichtingsnummers en datum van het boekjaar. Maak daarna de beperkte publicatieversie volgens de grootteklasse. Het KvK-portaal kan gegevens rechtstreeks laten invoeren, waardoor een tweede handmatige overdracht ontstaat; vergelijk na invoer de getoonde bedragen nogmaals met de vastgestelde pdf. Bewaar het Excel-bestand met de brondata, maar behandel het niet als automatisch bewijs dat de openbaarmaking inhoudelijk juist is.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Kan ik een Excel-bestand rechtstreeks bij KvK uploaden?
Controleer de actuele KvK-route; invoer via het portaal of aanlevering in het vereiste digitale formaat kan nodig zijn.
Vervangt een balansformule een inhoudelijke controle?
Nee. Formules testen totalen, maar beoordelen geen waardering of wettelijke toelichtingen.
Moet ik de definitieve spreadsheet bewaren?
Bewaar haar met bronnen en de vastgestelde uitvoer, zodat bedragen later te herleiden zijn.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
Uw eerste jaarrekening is gratis, voor elke grootteklasse. Maak een account aan en stel haar op volgens Titel 9 BW2, van saldibalans tot publicatiestukken.
Gratis starten