Van interne jaarrekening naar publicatiestukken

Wat zijn publicatiestukken en hoe maakt u ze?

Publicatiestukken zijn de versie van de jaarrekening die u bij KVK deponeert. U leidt ze af uit de vastgestelde jaarrekening: een micro-rechtspersoon publiceert alleen een beperkte balans, een kleine een verkorte balans met beperkte toelichting, een middelgrote daarnaast een vereenvoudigde winst-en-verliesrekening, bestuursverslag en accountantsverklaring. De vaststellingsdatum en de ondertekening horen er altijd bij.

• De publicatiestukken bevatten geen andere cijfers dan de vastgestelde jaarrekening; zij laten alleen meer weg.
• KVK controleert de inhoud niet. Wat u instuurt, staat na verwerking direct openbaar in het Handelsregister.

Wat heeft u nodig?

• De vastgestelde jaarrekening; lukt vaststellen niet op tijd, dan de opgemaakte versie.
• De grootteklasse, getoetst over twee opeenvolgende balansdata.
• De vaststellingsdatum en de namen van de ondertekenaars.
• Voor middelgroot en groot: de controleverklaring van de accountant.
• De gedeponeerde stukken van vorig jaar, voor vergelijkende cijfers in dezelfde vorm.

Publicatiestukken in acht stappen

1. Leg de grootteklasse definitief vast
2. Micro: beperk tot de beperkte balans
3. Klein: verkorte balans en beperkte toelichting
4. Middelgroot en groot: wat erbij komt
5. Zet de verplichte vermeldingen erop
6. Houd de vergelijkende cijfers in dezelfde vorm
7. Controleer de publicatieversie tegen de vastgestelde jaarrekening
8. Maak het bestand en dien in

Stap 1. Leg de grootteklasse definitief vast

Wat u mag weglaten, hangt af van de klasse van dit boekjaar. Toets op twee opeenvolgende balansdata, en voor een nieuwe rechtspersoon op de eerste balansdatum. Tel bij een groep de groepsmaatschappijen mee.

Waarom: Met de verkeerde klasse publiceert u te weinig, wat geldt als niet deponeren, of te veel, wat niet terug te draaien is.

art. 2:395a lid 1 en 2 BWart. 2:396 lid 1 en 2 BWart. 2:398 lid 1 BW

Let op: Neem de klasse van vorig jaar niet over zonder te toetsen. Groei over twee jaar verandert wat u moet publiceren.

Ondersteuning: Jaarrekening.io blokkeert de publicatieversie en de export zolang er geen vastgelegde grootteklasse voor het boekjaar is, en past niet stilzwijgend de vrijstellingen van een andere klasse toe.

Stap 2. Micro: beperk tot de beperkte balans

Een micro-rechtspersoon maakt alleen de beperkte balans openbaar: vaste activa, vlottende activa, het eigen vermogen als één post, voorzieningen en de schulden als één post, gesplitst in het deel met een resterende looptijd van ten hoogste een jaar en het deel daarboven. Zijn er geactiveerde oprichtingskosten of opgevraagde stortingen op aandelen, dan staan die er apart bij.

Waarom: De wet beperkt de openbaarmaking van micro's tot deze balans. Een winst-en-verliesrekening en een uitgebreide toelichting horen er niet bij.

art. 2:395a lid 4 en 8 BW

Let op: Heeft u voor overige bedrijfskosten geen overlopende posten opgenomen, dan vermeldt u dat onderaan de balans (art. 2:395a lid 3 BW). Een NV vermeldt daar ook de gegevens uit de tweede zin van art. 2:378 lid 3 BW.

Stap 3. Klein: verkorte balans en beperkte toelichting

Een kleine rechtspersoon publiceert een verkorte balans met de hoofdposten van de activa en passiva en de onderdelen van het eigen vermogen, plus de toelichting voor zover de wet die bij klein voorschrijft: onder meer de grondslagen, de schulden en vorderingen met een looptijd langer dan een jaar zonder uitsplitsing naar soort en zonder rentevoet, de gestelde zekerheden en het gemiddeld aantal werknemers. De winst-en-verliesrekening en de toelichting over gebeurtenissen na balansdatum blijven weg.

Waarom: De wet laat de kleine rechtspersoon het resultaatverloop privé houden, maar niet de vermogenspositie.

art. 2:396 lid 3, 5 en 8 BW

Let op: Ook zonder winst-en-verliesrekening is het resultaat in de regel af te lezen uit het eigen vermogen, waarin het resultaat van het boekjaar of de mutatie van de reserves zichtbaar is.

Stap 4. Middelgroot en groot: wat erbij komt

Een middelgrote rechtspersoon publiceert een enigszins vereenvoudigde balans, een vereenvoudigde winst-en-verliesrekening met het bruto-bedrijfsresultaat, een uitgebreide toelichting, het bestuursverslag, de overige gegevens en de accountantsverklaring. Een grote rechtspersoon publiceert alles volledig. Het bestuursverslag en de overige gegevens mag u ook ten kantore ter inzage houden en op verzoek tegen kostprijs verstrekken, met opgave aan het Handelsregister; de accountantsverklaring en de opgave van stemrechtloze aandelen deponeert u wel.

Waarom: Bij grotere rechtspersonen weegt het belang van schuldeisers en werknemers bij openbaarheid zwaarder.

art. 2:397 BWart. 2:392 lid 1 BWart. 2:394 lid 4 BW

Let op: De controleverklaring hoort bij een specifieke versie van de jaarrekening. Wijzigt er na de verklaring nog iets, overleg dan met de accountant voordat u deponeert.

Stap 5. Zet de verplichte vermeldingen erop

Vermeld de dag van vaststelling, of dat de jaarrekening nog niet is vastgesteld. Neem de namen van alle bestuurders en commissarissen op die hebben ondertekend, en de reden als een handtekening ontbreekt. Geef bovenaan de balans aan of de resultaatbestemming is verwerkt. Gebruik het Nederlands, of Frans, Duits of Engels.

Waarom: Deze vermeldingen zijn wettelijk voorgeschreven en maken voor de lezer duidelijk welke status de cijfers hebben.

art. 2:394 lid 1 en 2 BWart. 2:210 lid 2 BWart. 2:362 lid 2 BW

Let op: Zet geen gescande handtekening of foto's in de publicatiestukken; KVK vraagt terughoudendheid met persoonsgegevens, omdat iedereen de stukken kan inzien.

Ondersteuning: In Jaarrekening.io legt u de vaststellingsstatus en de datum expliciet vast; zonder die gegevens geeft de deponeringspagina een blokkerende melding.

Stap 6. Houd de vergelijkende cijfers in dezelfde vorm

Zet bij elke gepubliceerde post het bedrag van vorig jaar, in dezelfde verkorte vorm. Is de grootteklasse gewijzigd, pas dan ook de vergelijkende cijfers aan de nieuwe vorm aan. Herziene bedragen licht u toe.

Waarom: Vergelijkende cijfers zijn voor zover mogelijk verplicht, ook in de publicatiestukken.

art. 2:363 lid 4 en 5 BW

Let op: Neem de gedeponeerde cijfers van vorig jaar over, niet een latere interne versie. Wijken ze af, dan hoort daar een toelichting bij.

Stap 7. Controleer de publicatieversie tegen de vastgestelde jaarrekening

Het balanstotaal, het eigen vermogen en de schulden moeten gelijk zijn aan de vastgestelde jaarrekening. Controleer bij klein dat er geen winst-en-verliesrekening is meegekomen, en bij alle klassen het KVK-nummer, de rapportageperiode en de klasse-aanduiding.

Waarom: Een gedeponeerde jaarrekening blijft openbaar. KVK kan een eerder gedeponeerde versie niet verwijderen; een correctie verschijnt ernaast.

art. 2:362 lid 6 BW

Let op: Blijkt na deponering dat de jaarrekening in ernstige mate tekortschiet, dan moet het bestuur de aandeelhouders inlichten en een mededeling bij het Handelsregister deponeren.

Stap 8. Maak het bestand en dien in

Vul de publicatiestukken in het Zelf Deponeren-portaal van KVK in, of maak een XBRL-bestand volgens de taxonomie van het boekjaar en lever het aan via SBR-software of een intermediair. Voor boekjaar 2025 is dat NT20. Bewaar de ontvangstbevestiging. De stappen staan in de handleiding deponeren.

Waarom: Deponeren gebeurt digitaal in XBRL. Vanaf boekjaar 2025 geldt dat ook voor grote rechtspersonen, met uitzonderingen zoals beursgenoteerde ondernemingen.

art. 2:394 lid 1 BW

Let op: Een XBRL-bestand dat niet tegen de taxonomie is gevalideerd, kan worden geweigerd. Laat het vóór verzending controleren.

Ondersteuning: Jaarrekening.io exporteert de jaarstukken als pdf via het afdrukvenster, als Word of als Excel, met daarnaast een publicatieversie en voor micro een XBRL-bestand als validatiekandidaat; de app verzendt niets naar KVK.

Voorbeeld: één balans, drie versies

Een kleine BV heeft per 31 december 2025 de volgende balans. Ter illustratie staat ernaast hoe de publicatie eruit had gezien als de BV micro was geweest. Bedragen in euro, fictief.

Het balanstotaal is in alle versies € 610.000. De kleine BV laat de winst-en-verliesrekening weg, maar het resultaat na belastingen van € 68.850 blijft zichtbaar in het eigen vermogen. Een micro zou alleen het totaal van het eigen vermogen tonen.

Van vaststelling naar openbaar (boekjaar 2025)

Wanneer schakelt u een accountant of adviseur in?

Bij een middelgrote of grote rechtspersoon stemt u de publicatiestukken af met de accountant, omdat de controleverklaring bij een specifieke versie hoort. Twijfelt u welke vrijstellingen u mag toepassen, bijvoorbeeld door een groepsstructuur of een wisseling van grootteklasse, laat dan iemand meekijken vóór verzending: een gedeponeerde jaarrekening blijft zichtbaar, ook na een correctie.

Bronnen

• Art. 2:394 BW (wetten.overheid.nl): openbaarmaking, vermeldingen, ter inzage houden, bewaartermijn KVK
• Art. 2:395a BW (wetten.overheid.nl): beperkte balans van de micro-rechtspersoon
• Art. 2:396 BW (wetten.overheid.nl): verkorte balans en toelichting van de kleine rechtspersoon
• Art. 2:397 BW (wetten.overheid.nl): vereenvoudigingen voor de middelgrote rechtspersoon
• Art. 2:392 BW (wetten.overheid.nl): overige gegevens
• Art. 2:362 BW (wetten.overheid.nl): resultaatbestemming bovenaan de balans, mededeling bij ernstige tekortkoming
• KVK: Waaruit bestaat de jaarrekening?: openbaar te maken onderdelen per bedrijfsklasse, ondertekening en datum van vaststelling
• KVK: Zelf deponeren van je jaarrekening: inlogmogelijkheden (eHerkenning EH2, KVK-account met machtiging, toegangscode), machtiging, correctie, persoonsgegevens

Alle bronnen geraadpleegd op 5 oktober 2026. Wetsteksten volgens Boek 2 BW zoals geldend vanaf 1 juli 2026.

Andere handleidingen

Alle handleidingen op een rij →

Lees ook