Vom internen Jahresabschluss zu den Offenlegungsunterlagen

Was sind Offenlegungsunterlagen und wie erstellen Sie sie?

Offenlegungsunterlagen sind die Fassung des niederländischen Jahresabschlusses, die Sie bei der KVK (niederländische Handelskammer) hinterlegen. Sie leiten sie aus dem festgestellten Jahresabschluss ab: Ein Kleinstunternehmen legt nur eine beschränkte Bilanz offen, ein kleines Unternehmen eine verkürzte Bilanz mit beschränktem Anhang, ein mittelgroßes zusätzlich eine vereinfachte Gewinn- und Verlustrechnung, den Lagebericht (bestuursverslag) und den Bestätigungsvermerk. Das Feststellungsdatum und die Namen der Unterzeichner gehören immer dazu; die Unterschriften selbst müssen auf dem hinterlegten Exemplar nicht erscheinen (RJk A6.108).

• Die Offenlegungsunterlagen enthalten keine anderen Zahlen als der festgestellte Jahresabschluss; sie lassen nur mehr weg.
• Die KVK prüft den Inhalt nicht. Was Sie einreichen, ist nach der Verarbeitung sofort im Handelsregister öffentlich.

Was benötigen Sie?

• Den festgestellten Jahresabschluss; gelingt die Feststellung nicht rechtzeitig, die aufgestellte Fassung.
• Die Größenklasse, geprüft über zwei aufeinanderfolgende Bilanzstichtage.
• Das Feststellungsdatum und die Namen der Unterzeichner.
• Für mittelgroße und große Unternehmen: den Bestätigungsvermerk des Accountants.
• Die im Vorjahr hinterlegten Unterlagen, für Vergleichszahlen in derselben Form.

Offenlegungsunterlagen in acht Schritten

1. Die Größenklasse endgültig festlegen
2. Kleinst: auf die beschränkte Bilanz begrenzen
3. Klein: verkürzte Bilanz und beschränkter Anhang
4. Mittelgroß und groß: was hinzukommt
5. Die Pflichtangaben anbringen
6. Die Vergleichszahlen in derselben Form halten
7. Die Offenlegungsfassung mit dem festgestellten Jahresabschluss abgleichen
8. Die Datei erstellen und einreichen

Schritt 1. Die Größenklasse endgültig festlegen

Was Sie weglassen dürfen, hängt von der Klasse dieses Geschäftsjahres ab. Prüfen Sie an zwei aufeinanderfolgenden Bilanzstichtagen, bei einer neuen juristischen Person am ersten Bilanzstichtag. Rechnen Sie bei einem Konzern die Konzerngesellschaften mit.

Warum: Mit der falschen Klasse legen Sie zu wenig offen, was als Nichthinterlegung gilt, oder zu viel, was sich nicht rückgängig machen lässt.

Art. 2:395a Abs. 1 und 2 BWArt. 2:396 Abs. 1 und 2 BWArt. 2:398 Abs. 1 BW

Achtung: Übernehmen Sie die Klasse des Vorjahres nicht ungeprüft. Wachstum über zwei Jahre ändert, was Sie offenlegen müssen.

Unterstützung: Jaarrekening.io sperrt die Offenlegungsfassung und den Export, solange für das Geschäftsjahr keine Größenklasse festgelegt ist, und wendet nicht stillschweigend die Befreiungen einer anderen Klasse an.

Schritt 2. Kleinst: auf die beschränkte Bilanz begrenzen

Ein Kleinstunternehmen macht nur die beschränkte Bilanz öffentlich: Anlagevermögen, Umlaufvermögen, das Eigenkapital als ein Posten, Rückstellungen und Verbindlichkeiten als ein Posten, aufgeteilt in den Teil mit einer Restlaufzeit von höchstens einem Jahr und den darüber hinausgehenden Teil. Aktivierte Gründungskosten oder eingeforderte Einlagen auf Anteile werden gesondert ausgewiesen.

Warum: Das Gesetz beschränkt die Offenlegung von Kleinstunternehmen auf diese Bilanz. Eine Gewinn- und Verlustrechnung und ein ausführlicher Anhang gehören nicht dazu.

Art. 2:395a Abs. 4 und 8 BW

Achtung: Haben Sie für sonstige betriebliche Aufwendungen keine Abgrenzungsposten angesetzt, vermerken Sie das unten auf der Bilanz (Art. 2:395a Abs. 3 BW). Eine NV gibt dort auch die Angaben aus dem zweiten Satz von Art. 2:378 Abs. 3 BW an.

Schritt 3. Klein: verkürzte Bilanz und beschränkter Anhang

Ein kleines Unternehmen legt eine verkürzte Bilanz mit den Hauptposten der Aktiva und Passiva und den Bestandteilen des Eigenkapitals offen, dazu den Anhang, soweit das Gesetz ihn für kleine Unternehmen vorschreibt: unter anderem die Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, Verbindlichkeiten und Forderungen mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr ohne Aufgliederung nach Art und ohne Zinssatz, die gestellten Sicherheiten und die durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer. Die Gewinn- und Verlustrechnung und die Angaben zu Ereignissen nach dem Bilanzstichtag entfallen.

Warum: Das Gesetz lässt dem kleinen Unternehmen den Ergebnisverlauf privat, nicht aber die Vermögenslage.

Art. 2:396 Abs. 3, 5 und 8 BW

Achtung: Auch ohne Gewinn- und Verlustrechnung lässt sich das Ergebnis in der Regel am Eigenkapital ablesen, in dem das Ergebnis des Geschäftsjahres oder die Veränderung der Rücklagen sichtbar ist.

Schritt 4. Mittelgroß und groß: was hinzukommt

Ein mittelgroßes Unternehmen legt eine etwas vereinfachte Bilanz, eine vereinfachte Gewinn- und Verlustrechnung mit dem Bruttobetriebsergebnis, einen ausführlichen Anhang, den Lagebericht (bestuursverslag), die sonstigen Angaben und den Bestätigungsvermerk offen. Ein großes Unternehmen legt alles vollständig offen. Den Lagebericht und die sonstigen Angaben dürfen Sie auch in Ihren Geschäftsräumen zur Einsicht bereithalten und auf Verlangen zum Selbstkostenpreis abgeben, mit Meldung an das Handelsregister; den Bestätigungsvermerk und die Angabe stimmrechtsloser Anteile hinterlegen Sie in jedem Fall.

Warum: Bei größeren Unternehmen wiegt das Interesse von Gläubigern und Arbeitnehmern an Offenlegung schwerer.

Art. 2:397 BWArt. 2:392 Abs. 1 BWArt. 2:394 Abs. 4 BW

Achtung: Der Bestätigungsvermerk gehört zu einer bestimmten Fassung des Jahresabschlusses. Ändert sich nach dem Vermerk noch etwas, sprechen Sie sich mit dem Accountant ab, bevor Sie hinterlegen.

Schritt 5. Die Pflichtangaben anbringen

Geben Sie den Tag der Feststellung an oder dass der Jahresabschluss noch nicht festgestellt ist. Nehmen Sie die Namen aller Geschäftsführer und Aufsichtsratsmitglieder auf, die unterzeichnet haben, und den Grund, wenn eine Unterschrift fehlt. Geben Sie oben auf der Bilanz an, ob die Ergebnisverwendung berücksichtigt ist. Hinterlegen Sie die niederländische Fassung; nur wenn diese nicht aufgestellt wurde, die Fassung in Französisch, Deutsch oder Englisch (Art. 2:394 Abs. 1 BW).

Warum: Diese Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben und machen dem Leser deutlich, welchen Status die Zahlen haben.

Art. 2:394 Abs. 1 und 2 BWArt. 2:210 Abs. 2 BWArt. 2:362 Abs. 2 BW

Achtung: Fügen Sie keine eingescannte Unterschrift und keine Fotos in die Offenlegungsunterlagen ein; die KVK mahnt zur Zurückhaltung bei personenbezogenen Daten, weil jeder die Unterlagen einsehen kann.

Unterstützung: In Jaarrekening.io legen Sie den Feststellungsstatus und das Datum ausdrücklich fest; ohne diese Angaben zeigt die Hinterlegungsseite eine sperrende Meldung.

Schritt 6. Die Vergleichszahlen in derselben Form halten

Setzen Sie bei jedem offengelegten Posten den Betrag des Vorjahres ein, in derselben verkürzten Form. Hat sich die Größenklasse geändert, passen Sie auch die Vergleichszahlen an die neue Form an. Angepasste Beträge erläutern Sie.

Warum: Vergleichszahlen sind, soweit möglich, Pflicht, auch in den Offenlegungsunterlagen.

Art. 2:363 Abs. 4 und 5 BW

Achtung: Übernehmen Sie die im Vorjahr hinterlegten Zahlen, nicht eine spätere interne Fassung. Weichen sie ab, gehört eine Erläuterung dazu.

Schritt 7. Die Offenlegungsfassung mit dem festgestellten Jahresabschluss abgleichen

Bilanzsumme, Eigenkapital und Verbindlichkeiten müssen mit dem festgestellten Jahresabschluss übereinstimmen. Prüfen Sie bei kleinen Unternehmen, dass keine Gewinn- und Verlustrechnung mitgekommen ist, und bei allen Klassen die KVK-Nummer, den Berichtszeitraum und die Klassenangabe.

Warum: Ein hinterlegter Jahresabschluss bleibt öffentlich. Die KVK kann eine früher hinterlegte Fassung nicht entfernen; eine Berichtigung erscheint daneben.

Art. 2:362 Abs. 6 BW

Achtung: Zeigt sich nach der Hinterlegung, dass der Jahresabschluss in erheblichem Maße mangelhaft ist, muss die Geschäftsführung die Gesellschafter informieren und eine Mitteilung beim Handelsregister hinterlegen.

Schritt 8. Die Datei erstellen und einreichen

Füllen Sie die Offenlegungsunterlagen im Portal „Zelf Deponeren“ der KVK aus, oder erstellen Sie eine XBRL-Datei nach der Taxonomie des Geschäftsjahres und reichen Sie sie über SBR-Software oder einen Intermediär ein. Für das Geschäftsjahr 2025 ist das NT20. Bewahren Sie die Empfangsbestätigung auf. Die Schritte stehen in der Anleitung zur Hinterlegung.

Warum: Die Hinterlegung erfolgt digital in XBRL. Ab dem Geschäftsjahr 2025 gilt das auch für große Unternehmen, mit Ausnahmen wie börsennotierten Unternehmen.

Art. 2:394 Abs. 1 BW

Achtung: Eine XBRL-Datei, die nicht gegen die Taxonomie validiert wurde, kann abgelehnt werden. Lassen Sie sie vor dem Versand prüfen.

Unterstützung: Jaarrekening.io exportiert die Jahresunterlagen als PDF über den Druckdialog, als Word oder als Excel, daneben eine Offenlegungsfassung und eine XBRL-Datei als Validierungskandidat; die App versendet nichts an die KVK.

Beispiel: eine Bilanz, drei Fassungen

Eine kleine BV hat zum 31. Dezember 2025 die folgende Bilanz. Zur Veranschaulichung steht daneben, wie die Offenlegung ausgesehen hätte, wäre die BV ein Kleinstunternehmen. Beträge in Euro, fiktiv.

Die Bilanzsumme beträgt in allen Fassungen € 610.000. Die kleine BV lässt die Gewinn- und Verlustrechnung weg, aber das Ergebnis nach Steuern von € 68.850 bleibt im Eigenkapital sichtbar. Ein Kleinstunternehmen würde nur die Summe des Eigenkapitals zeigen.

Von der Feststellung zur Öffentlichkeit (Geschäftsjahr 2025)

Wann schalten Sie einen Accountant oder Berater ein?

Bei einem mittelgroßen oder großen Unternehmen stimmen Sie die Offenlegungsunterlagen mit dem Accountant ab, weil der Bestätigungsvermerk zu einer bestimmten Fassung gehört. Sind Sie unsicher, welche Befreiungen Sie anwenden dürfen, etwa wegen einer Konzernstruktur oder eines Wechsels der Größenklasse, lassen Sie vor dem Versand jemanden mitlesen: Ein hinterlegter Jahresabschluss bleibt sichtbar, auch nach einer Berichtigung.

Quellen

• Art. 2:394 BW (wetten.overheid.nl): Offenlegung, Angaben, Bereithalten zur Einsicht, Aufbewahrungsfrist der KVK
• Art. 2:395a BW (wetten.overheid.nl): beschränkte Bilanz des Kleinstunternehmens
• Art. 2:396 BW (wetten.overheid.nl): verkürzte Bilanz und Anhang des kleinen Unternehmens
• Art. 2:397 BW (wetten.overheid.nl): Vereinfachungen für das mittelgroße Unternehmen
• Art. 2:392 BW (wetten.overheid.nl): sonstige Angaben
• Art. 2:362 BW (wetten.overheid.nl): Ergebnisverwendung oben auf der Bilanz, Mitteilung bei erheblichem Mangel
• KVK: Woraus besteht der Jahresabschluss?: offenzulegende Bestandteile je Unternehmensklasse, Unterzeichnung und Feststellungsdatum
• KVK: Jahresabschluss selbst hinterlegen: Anmeldemöglichkeiten (eHerkenning EH2, KVK-Konto mit Vollmacht, Zugangscode), Vollmacht, Berichtigung, personenbezogene Daten

Alle Quellen abgerufen am 5. Oktober 2026. Gesetzestexte nach Buch 2 BW in der ab dem 1. Juli 2026 geltenden Fassung.

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