Summen- und Saldenliste exportieren und prüfen für den niederländischen Jahresabschluss

Wie exportieren und prüfen Sie eine Summen- und Saldenliste?

Die Summen- und Saldenliste (saldibalans) exportieren Sie nach der letzten Abschlussbuchung, zum Bilanzstichtag, mit Nummer, Bezeichnung und Endsaldo je Sachkonto und möglichst auch dem Anfangssaldo. Exportieren Sie auch das Vorjahr. Prüfen Sie danach fünf Dinge: Soll gleich Haben, das Ergebnis stimmt, die Eröffnungsbilanz schließt an das Vorjahr an, Zwischenkonten stehen auf null und die großen Salden lassen sich erklären.

• Format: Excel oder CSV mit einer Zeile je Konto oder eine XAF-Auditdatei (Auditfile Financieel) mit Kontenplan, Eröffnungsbilanz und allen Bewegungen.
• Stichtag: der Bilanzstichtag, für das Geschäftsjahr 2025 also der 31. Dezember 2025, nach allen Abschlussbuchungen.

Was benötigen Sie?

• Zugang zu Ihrer Buchhaltungssoftware mit dem Recht, Berichte und Auditdateien zu exportieren.
• Ein abgeschlossenes Geschäftsjahr 2025, siehe die Checkliste zum Jahresabschluss.
• Den festgestellten Jahresabschluss 2024 oder die Summen- und Saldenliste zum 31. Dezember 2024.
• Die Gewinn- und Verlustrechnung 2025 aus der Software als Kontrollsumme.
• Die Kontoauszüge und Offene-Posten-Listen zum 31. Dezember 2025 für die Stichprobe.

Exportieren und prüfen in acht Schritten

1. Den richtigen Bericht wählen
2. Zeitraum und Filter richtig setzen
3. Nach Excel, CSV oder XAF exportieren
4. Prüfung 1: Soll ist gleich Haben
5. Prüfung 2: Das Ergebnis stimmt
6. Prüfung 3: Die Eröffnungsbilanz schließt an das Vorjahr an
7. Prüfung 4: Zwischen- und Klärungskonten stehen auf null
8. Prüfung 5: Stichprobe der großen Salden und Aufbewahrung

Schritt 1. Den richtigen Bericht wählen

Der Name unterscheidet sich je Software: Probebilanz und Saldenliste, Kontenblatt oder Summen je Sachkonto. Sie suchen eine Übersicht mit Nummer, Bezeichnung, Anfangssaldo, Bewegungen und Endsaldo je Konto, in Soll- und Haben-Spalten oder als ein Saldo mit Vorzeichen. Den Weg für die jeweilige Software finden Sie auf den Seiten unter Buchhaltungssoftware.

Warum: Der Jahresabschluss rechnet mit Endsalden je Konto; die Anfangssalden brauchen Sie, um an das Vorjahr anzuschließen.

Art. 2:10 Abs. 1 BWArt. 2:363 Abs. 5 BW

Achtung: Ein Bericht 'Bilanz' oder 'Gewinn und Verlust' aus der Software ist bereits gegliedert und zusammengefasst. Für den Jahresabschluss brauchen Sie den Stand je Konto.

Schritt 2. Zeitraum und Filter richtig setzen

Wählen Sie den Zeitraum 1. Januar bis 31. Dezember 2025, einschließlich der Eröffnungsbilanz und einer etwaigen Abschluss- oder Korrekturperiode. Nehmen Sie alle Journale mit. Arbeiten Sie mit mehreren Buchhaltungen, exportieren Sie je Buchhaltung.

Warum: Gerade die Abschlussbuchungen, die oft in einer eigenen Periode stehen, machen den Unterschied zwischen einem Zwischenstand und den Jahreszahlen.

Art. 2:362 Abs. 5 BW

Achtung: Periode 13 oder ein Korrekturjournal liegt manchmal außerhalb der Standardauswahl. Dann fehlen Ihnen genau die Abschlussposten.

Schritt 3. Nach Excel, CSV oder XAF exportieren

Für Excel oder CSV: eine Zeile je Konto, keine Zwischensummen je Rubrik, Beträge als Zahl und keine verbundenen Zellen. Achten Sie auf das Dezimalzeichen. Für XAF erstellen Sie in der Software eine Auditdatei über das Geschäftsjahr; sie folgt einem festen niederländischen Standard und enthält den Kontenplan, die Eröffnungsbilanz und alle Bewegungen.

Warum: Eine standardisierte Datei vermeidet Diskussionen über Spalten und Vorzeichen.

Art. 2:10 Abs. 4 BW

Achtung: Zwischensummen je Rubrik werden beim Einlesen doppelt gezählt. Löschen Sie diese Zeilen oder wählen Sie einen Export ohne Gruppierung.

Unterstützung: Jaarrekening.io liest Excel, CSV und XAF (Version 3.1 und 3.2) ein und erkennt getrennte Soll- und Haben-Spalten oder eine Saldospalte mit S/H-Kennzeichen (D/C).

Schritt 4. Prüfung 1: Soll ist gleich Haben

Addieren Sie alle Soll- und alle Habensalden. Sie müssen gleich sein; bei einer Saldospalte mit Vorzeichen muss die Summe null sein.

Warum: In der doppelten Buchführung steht jeder Sollbuchung eine gleich hohe Habenbuchung gegenüber. Eine Differenz bedeutet, dass Konten oder Perioden fehlen.

Art. 2:10 Abs. 1 BW

Achtung: Eine Rundungsdifferenz von wenigen Cent kann aus dem Export stammen. Eine größere Differenz liegt fast immer an einem Filter oder einem fehlenden Konto, nicht an einer Buchung.

Unterstützung: Jaarrekening.io lehnt eine Summen- und Saldenliste ab, die nicht ausgeglichen ist, und zeigt die Differenz, damit Sie zuerst den Export korrigieren.

Schritt 5. Prüfung 2: Das Ergebnis stimmt

Die Summe aller Konten der Gewinn- und Verlustrechnung muss dem Ergebnis im GuV-Bericht der Software entsprechen. Steht in der Bilanz ein Konto 'Ergebnis laufendes Geschäftsjahr', prüfen Sie, dass es nicht doppelt zählt.

Warum: Das Ergebnis verbindet Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Stimmt es nicht, steckt ein Fehler in der Zuordnung eines Kontos.

Art. 2:362 Abs. 3 BW

Achtung: Hat die Software das Ergebnis bereits mit einem Abschlussjournal in die Rücklagen gebucht, stehen die Ergebniskonten auf null. Exportieren Sie vor diesem Abschluss oder machen Sie ihn vor dem Export rückgängig.

Schritt 6. Prüfung 3: Die Eröffnungsbilanz schließt an das Vorjahr an

Vergleichen Sie die Anfangssalden 2025 Posten für Posten mit der Schlussbilanz im festgestellten Jahresabschluss 2024. Das Ergebnis 2024 muss gemäß der festgestellten Ergebnisverwendung im Eigenkapital enthalten sein.

Warum: Die Vergleichszahlen im Jahresabschluss 2025 müssen mit dem übereinstimmen, was für 2024 festgestellt wurde.

Art. 2:363 Abs. 5 BW

Achtung: Wer nach der Feststellung noch in 2024 bucht, lässt die Buchhaltung von den hinterlegten Zahlen abweichen. Suchen Sie bei einer Differenz zuerst die Ursache und das richtige Buchungsdatum. War der festgestellte Jahresabschluss 2024 fehlerhaft, ist das eine Fehlerkorrektur: Beurteilen Sie, was das für die Vergleichszahlen bedeutet und ob eine Angabe oder eine korrigierte Hinterlegung nötig ist (Art. 2:362 Abs. 6 BW). Verschieben Sie eine Buchung nicht einfach nach 2025.

Schritt 7. Prüfung 4: Zwischen- und Klärungskonten stehen auf null

Durchlaufkonten, Klärungskonten, Zwischenkonten für Umbuchungen und Zahlungsdifferenzen müssen am 31. Dezember auf null stehen. Ein Umsatzsteuerkonto darf nur den Saldo des letzten Meldezeitraums enthalten.

Warum: Ein Jahresabschluss kennt keinen Posten 'Klärungskonten'. Jeder Saldo muss irgendwo hingehören.

Art. 2:362 Abs. 1 BW

Achtung: Ein Klärungsposten, den Sie in der Bilanz stehen lassen, landet bei der Gliederung unter sonstigen Forderungen oder Verbindlichkeiten und verzerrt diese Posten.

Schritt 8. Prüfung 5: Stichprobe der großen Salden und Aufbewahrung

Vergleichen Sie die großen Salden mit externen Belegen: Bank mit dem Kontoauszug, Debitoren und Kreditoren mit den Offene-Posten-Listen, Darlehen mit dem Bankauszug, das Verrechnungskonto mit dem DGA mit den Vereinbarungen. Achten Sie auf unerwartete Vorzeichen, etwa eine negative Kasse oder einen Kreditor mit Sollsaldo. Bewahren Sie den Export danach unverändert auf.

Warum: Die Summen- und Saldenliste ist die Brücke zwischen Buchhaltung und Jahresabschluss. Wer später einen Posten erklären muss, beginnt bei dieser Datei.

Art. 2:10 Abs. 3 BW

Achtung: Korrigieren Sie nicht in der Excel-Datei. Buchen Sie die Korrektur in der Software und exportieren Sie neu, sonst laufen Buchhaltung und Jahresabschluss auseinander.

Beispiel: eine Summen- und Saldenliste, die nicht aufgeht

Ein Export aus einer Software liefert diese Summen:

Die Differenz entspricht genau dem Ergebnis. Die Software hatte nur die Bilanzkonten exportiert und das Ergebnis als berechnete Zeile unter den Bericht gesetzt. Lösung: Exportieren Sie auch die Konten der Gewinn- und Verlustrechnung, damit sich das Ergebnis aus der Summe ergibt.

Eine Differenz, die dem Ergebnis, dem Saldo eines einzelnen Kontos oder einem runden Umsatzsteuerbetrag entspricht, deutet fast immer auf eine Export- oder Filtereinstellung hin und nicht auf einen Buchungsfehler. Suchen Sie dort zuerst.

Wann exportieren Sie was?

Probebilanz, Saldenliste oder Auditdatei?

Eine Probebilanz zeigt je Konto die Summen aller Soll- und Habenbuchungen; eine Saldenliste zeigt je Konto nur den Saldo. Viele Programme kombinieren beides in einem Bericht. Eine XAF-Auditdatei enthält die gesamte Buchhaltung und ist damit die vollständigste Quelle. Mehr Hintergrund finden Sie unter was eine Summen- und Saldenliste ist.

Direkte Anbindungen an Buchhaltungssoftware sind bei Jaarrekening.io in Vorbereitung und noch nicht freigegeben. Der Export bleibt also der Weg, und damit auch die Prüfungen auf dieser Seite.

Wann ziehen Sie einen Accountant oder Berater hinzu?

Ein Accountant oder Buchhalter kann den Export für Sie erstellen und die Abstimmungen durchführen. Das ist sinnvoll, wenn die Software mehrere Buchhaltungen oder Währungen enthält, wenn eine Konsolidierung nötig ist oder wenn die Eröffnungsbilanz seit Jahren nicht an die hinterlegten Zahlen anschließt.

Quellen

• Art. 2:10 BW (wetten.overheid.nl): Buchführung, Aufbewahrungspflicht und Übertragung von Daten
• Art. 2:363 BW (wetten.overheid.nl): Vergleichszahlen und Gliederung
• Art. 2:362 BW (wetten.overheid.nl): Zurechnung und Ergebnis

Alle Quellen abgerufen am 5. Oktober 2026. Gesetzestexte nach Buch 2 BW (niederländisches Bürgerliches Gesetzbuch) in der ab 1. Juli 2026 geltenden Fassung.

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