Was ist eine Summen- und Saldenliste (saldibalans) und warum brauche ich sie?
Eine Summen- und Saldenliste (saldibalans) ist die Übersicht aller Sachkonten mit ihrem Endsaldo, in der Soll und Haben gleich sind. Sie ist der Ausgangspunkt jedes Jahresabschlusses.
Die kurze Antwort
Eine Summen- und Saldenliste (saldibalans) ist die Übersicht aller Sachkonten mit ihrem Endsaldo, in der Soll und Haben gleich sind. Sie ist der Ausgangspunkt jedes Jahresabschlusses.
Grundlage: Art. 2:362 BW
Welche Daten enthält eine Summen- und Saldenliste?
Aus der Saldenliste wird der Jahresabschluss aufgebaut: Jedes Konto erhält aufgrund seines Inhalts einen passenden Platz in der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung. Das gesetzlich geforderte Bild und die gewählten Rechnungslegungsgrundlagen bestimmen die Darstellung; ein Standardmodell passt nicht in jedem Fall.
Ein brauchbarer Export zeigt je Sachkonto die Nummer, die Bezeichnung und den Soll- oder Habensaldo zu einem gewählten Datum. Er enthält also mehr Details als die offengelegte Bilanz. Nehmen Sie zum Beispiel Bank € 12.000 Soll, Debitoren € 8.000 Soll, Kreditoren € 5.000 Haben und Eigenkapital € 15.000 Haben: Beide Seiten ergeben € 20.000. Eine aufgehende Summe beweist, dass die Buchungen rechnerisch zusammenpassen, aber noch nicht, dass jedes Konto inhaltlich richtig gebucht ist. Prüfen Sie daher den Auswahlzeitraum und die gewählte Buchhaltung.
Wie ordnen Sie Konten den Posten des Jahresabschlusses zu?
Wichtig ist, dass Sie die Saldenliste nach allen Abschluss- und Korrekturbuchungen verwenden. Eine vorläufige Saldenliste aus der Mitte des Prozesses führt zu Zahlen, die später erneut eingelesen werden müssen.
Die Buchhaltung kann für denselben gesetzlichen Posten mehrere Konten verwenden. Forderungen an Handelsdebitoren von € 6.000 und € 2.000 ergeben zusammen € 8.000 in der passenden Bilanzzeile, während eine Forderung gegen einen Geschäftsführer eine gesonderte Beurteilung erfordern kann. Ein negativer Kontostand ist in der Regel eine Verbindlichkeit, kein negativer Vermögenswert. Notieren Sie für jedes Konto, warum es einem Posten zugeordnet ist, und vergleichen Sie diese Einteilung mit dem Vorjahr. Die Saldenliste liefert die Beträge, aber Anhang und Bewertungsmethoden entstehen erst nach inhaltlicher Beurteilung.
Welche Prüfungen führen Sie vor der Aufstellung durch?
Für die Vergleichszahlen benötigen Sie dieselbe Aufstellung für das vorangegangene Geschäftsjahr (Art. 2:363 Abs. 5 BW). Sie können sie auch aus dem vorigen Jahresabschluss übernehmen lassen.
Erstellen Sie eine Abstimmung zwischen Endsalden, vorläufiger und endgültiger Saldenliste und dem endgültigen Jahresabschluss. Prüfen Sie, ob Abschreibungen, Vorratskorrekturen, zu zahlende Steuern und Ergebnisverwendung zum richtigen Zeitpunkt gebucht wurden. Ein Export vom 30. Dezember lässt möglicherweise den letzten Tag eines Kalendergeschäftsjahres aus. Fragen Sie außerdem nach einer Quelle für die Vergleichszahlen des Vorjahres; die alte PDF kann helfen, aber ein Sachkonten-Export macht Unterschiede besser erklärbar. Bewahren Sie beide Exporte und die Zuordnung bei der Akte auf. Prüfen Sie bei einem neuen Export nach einer Korrektur die Summen erneut.
Wie prüfen Sie den Export mit einem Rechenbeispiel?
Wählen Sie aus jeder Hauptgruppe ein Konto und verfolgen Sie es vom Hauptbuch bis zum Jahresabschluss. Nehmen Sie zum Beispiel Handelsdebitoren von € 8.000 in der Saldenliste. Ziehen Sie eine uneinbringliche Rechnung von € 1.500 ab, wenn die Bewertungsregeln das verlangen, und erklären Sie, warum im Jahresabschluss € 6.500 stehen. Ein Unterschied ist also nicht immer ein Fehler, ohne Korrekturbuchung oder Erläuterung aber nicht nachvollziehbar. Führen Sie dieselbe Prüfung für Kontostand, Darlehen, Umsatz und Kosten durch. Notieren Sie stets das Stichtagsdatum des Exports und das Datum der Abschlussbuchung, die den Saldo veränderte.
Achten Sie auf die Vorzeichen: Das eine Buchhaltungspaket zeigt Verbindlichkeiten positiv in einer Habenspalte, das andere mit Minuszeichen in einer einzigen Saldenspalte. Beim Import aus Excel oder CSV muss diese Konvention richtig gelesen werden. Eine umgedrehte Verbindlichkeit von € 20.000 kann die Bilanz künstlich größer oder kleiner machen. Prüfen Sie daher die Summe von Soll und Haben und vergleichen Sie einige bekannte Bank- und Kreditorensalden mit der Quelle. Wird eine XAF-Auditdatei verwendet, bleibt dieselbe inhaltliche Beurteilung der Posten nötig. Die Saldenliste ist ein verlässlicher Start, wenn Quellzeitraum, Vollständigkeit und Zuordnung nachweislich stimmen.
Quellen
Häufige Fragen
Ist eine Summen- und Saldenliste dasselbe wie eine Bilanz?
Nein. Die Saldenliste zeigt Sachkonten; die Bilanz fasst sie zu Posten des Jahresabschlusses zusammen.
Beweist Soll gleich Haben, dass alle Zahlen stimmen?
Nein. Ein falsch gebuchtes Konto kann rechnerisch trotzdem im Gleichgewicht sein.
Brauche ich die Saldenliste des Vorjahres?
Für den Vergleich hilft sie sehr; auch ein festgestellter Vorjahresabschluss kann eine Quelle sein, sofern Sie Unterschiede erklären können.
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