RGS-Mapping für den Jahresabschluss

Die kurze Antwort

RGS-Mapping bedeutet, Ihre Sachkonten den Referenzcodes des Referentie GrootboekSchema (RGS, des niederländischen Referenzkontenplans) zuzuordnen. Jeder Code hat einen festen Platz in der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung und ist mit der SBR-Taxonomie verbunden. Die Software wandelt Ihre Summen- und Saldenliste damit ohne Abtippen in Posten des Jahresabschlusses um. Eine gesetzliche Pflicht zur Verwendung von RGS gibt es nicht.

Aktualisiert am 30. Oktober 2026

Eckdaten

Wie RGS aufgebaut ist

Der Kern von RGS ist der Referenzcode: ein Buchstabencode, der von grob zu fein aufgebaut ist. Der erste Buchstabe sagt, ob es um die Bilanz (B) oder die Gewinn- und Verlustrechnung (W) geht; jeder weitere Block aus drei Buchstaben fügt eine Ebene hinzu.

Die Referenzkontonummer ist eine Beispielnummer; Sie dürfen Ihre eigenen Kontonummern und Bezeichnungen behalten. Die Referenzcodes selbst dürfen Sie nicht ändern oder erweitern, solange Sie sich auf RGS als Standard berufen. Der Umkehrcode ist für Konten gedacht, die sowohl einen Soll- als auch einen Habensaldo haben können: Er verweist auf den Code auf der anderen Seite der Bilanz.

RGS, das Gesetz und SBR

Titel 9 von Buch 2 BW schreibt vor, welche Posten in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung stehen (Art. 2:364 bis einschließlich 2:377 BW), nicht wie Ihr Hauptbuch aussieht. Das Gesetz verlangt nur eine Buchführung, aus der sich Rechte und Pflichten jederzeit ergeben (Art. 2:10 Abs. 1 BW). RGS überbrückt diesen Unterschied: Es übersetzt einen eigenen Kontenplan in eine gemeinsame Gliederung.

Die RGS-Taxonomie enthält die Verknüpfung zwischen RGS-Codes und den Daten, welche die niederländische Steuerverwaltung (Belastingdienst), die KVK, das CBS (niederländisches Statistikamt) und Banken über SBR abfragen. Laut der Verwaltungsorganisation bestehen Verknüpfungen mit 56 Meldungen aus der niederländischen Taxonomie und der Banken-Taxonomie. Das macht RGS zum Scharnier zwischen Buchhaltung und SBR und XBRL. Die Einordnung bleibt Ihre Verantwortung: Ein Code, der nicht zum Inhalt des Kontos passt, ergibt einen unrichtigen Jahresabschluss, wie sauber die Technik auch ist.

Mapping in der Praxis

1. Exportieren Sie die Summen- und Saldenliste oder Auditfile über das ganze Geschäftsjahr und prüfen Sie, dass Soll gleich Haben ist; siehe Summen- und Saldenliste exportieren und prüfen.
2. Ordnen Sie jedes Konto dem spezifischsten Code zu, der zum Inhalt passt. Schauen Sie im Zweifel auf die Ebene darüber: Viele Codes haben dieselbe Bezeichnung.
3. Lösen Sie die schwierigen Fälle (siehe Tabelle).
4. Prüfen Sie das Ergebnis: Stimmt die Bilanzsumme, gibt es keine negativen Posten und ist kein Konto unzugeordnet geblieben?
5. Bewahren Sie die Zuordnungstabelle auf und verwenden Sie sie im nächsten Jahr wieder.

Rechenbeispiel: von der Summen- und Saldenliste zu den Posten

Ein Auszug aus der Summen- und Saldenliste einer kleinen BV zum 31. Dezember 2025, mit dem RGS-Code und dem Posten, in dem der Saldo landet:

Das Bankkonto zeigt, warum der Umkehrcode zählt. Ohne Umkehr stünden € 8.500 negativ unter den liquiden Mitteln: Die Bilanzsumme wäre dann € 8.500 zu niedrig und die kurzfristigen Verbindlichkeiten ebenso. Mit der Umkehr steht der Betrag als Verbindlichkeit gegenüber der Bank auf der Passivseite. Bei der USt. funktioniert es umgekehrt: Ein Forderungssaldo kippt von BSchBepBtw nach BVorVbkTvo.

Was das Mapping je Größenklasse bringt

Die Codes sind für alle gleich; unterschiedlich ist, wie fein der Jahresabschluss gegliedert ist. Wählt eine Kleinst- oder kleine juristische Person steuerliche Grundsätze (Art. 2:395a Abs. 7 und Art. 2:396 Abs. 6 BW), ändert sich die Bewertung, nicht die Zuordnung. Die Schwellenwerte gehören zu Geschäftsjahren, die 2024 oder später begonnen haben. Die Einordnung in eine Klasse verlangt mindestens zwei der drei Kriterien an zwei aufeinanderfolgenden Bilanzstichtagen; für das erste und zweite Geschäftsjahr gilt die Ausnahme von Art. 2:398 Abs. 1 BW.

Häufige Fehler beim Mapping

• Ein Konto mit gemischtem Inhalt, wie ‚diverse Kosten‘ oder ein Zwischenkonto mit Saldo, an einen einzigen Code hängen.
• Den Umkehrcode bei Bank, USt. und Kontokorrent vergessen.
• Sich auf die Bezeichnung des Codes verlassen, ohne die höhere Ebene zu lesen.
• Ein Mapping des Vorjahres wiederverwenden, ohne neue Konten durchzugehen.
• Annehmen, dass RGS die funktionale Gewinn- und Verlustrechnung liefert. RGS gliedert Kosten nach Art; die Aufteilung auf Herstellungskosten des Umsatzes, Vertriebskosten und allgemeine Verwaltungskosten nehmen Sie selbst vor.

RGS-Mapping in Jaarrekening.io

Jaarrekening.io liest die RGS-Codes aus einer XAF-Auditfile mit. Steht bei einem Konto ein brauchbarer Code, ergibt sich der Posten des Jahresabschlusses aus diesem Code. Ohne Code macht die KI einen Vorschlag mit Begründung je Konto, den Sie prüfen und anpassen. Eine Zuordnung, die Sie früher selbst festgelegt haben, hat Vorrang. Berichten Sie die Gewinn- und Verlustrechnung funktional, weist die App die Kostenkonten nicht anhand des RGS-Codes zu. Üben können Sie mit dem RGS-Mapping-Tool.

Quellen

• Referentie GrootboekSchema: Aufbau von RGS
• Referentie GrootboekSchema: über RGS und Governance
• Referentie GrootboekSchema: endgültige Version RGS 3.8 (Excel)
• Referentie GrootboekSchema: Alphaversion RGS 3.9
• Referentie GrootboekSchema: Erste Schritte, Verknüpfung mit SBR und Auditfile
• Referentie GrootboekSchema: Hinweise zur Zuordnung
• Art. 2:10 BW: Buchführungspflicht (wetten.overheid.nl)
• KVK: Erklärungen hinterlegen, digitale Hinterlegung je Unternehmensklasse

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