RGS-mapping voor de jaarrekening
Met RGS-mapping krijgt elke grootboekrekening een standaardcode. Software weet daardoor op welke post van balans of winst-en-verliesrekening een saldo thuishoort.
Het korte antwoord
RGS-mapping is het koppelen van uw grootboekrekeningen aan de referentiecodes van het Referentie GrootboekSchema (RGS). Elke code heeft een vaste plaats in de balans of de winst-en-verliesrekening en is verbonden met de SBR-taxonomie. Software zet uw saldibalans daarmee zonder overtypen om naar jaarrekeningposten. Een wettelijke plicht om RGS te gebruiken is er niet.
Bijgewerkt op 6 oktober 2026
Kerngegevens
| Wat het is | Een gestandaardiseerde codering van grootboekrekeningen, onderdeel van het SBR-programma en beheerd in een publiek-private samenwerking |
| Opbouw | Vier velden: referentiecode, referentiegrootboeknummer, omschrijving en omslagcode. De referentiecode heeft vijf niveaus |
| Versie | RGS 3.8 is de definitieve versie, met een koppeling naar de taxonomie NT20; de alfaversie van RGS 3.9 verscheen op 28 juli 2026 |
| Omvang | Bijna vijfduizend codes in het totaalschema van RGS 3.8; een selectie voor het mkb telt er ruim 3.700 |
| Auditfile | De auditfile financieel (XAF 3.2 en hoger) kan de RGS-code per rekening meenemen |
Hoe RGS is opgebouwd
De kern van RGS is de referentiecode: een lettercode die van grof naar fijn is opgebouwd. De eerste letter zegt of het om de balans (B) of de winst-en-verliesrekening (W) gaat; elk volgend blok van drie letters voegt een niveau toe.
| Niveau | Betekenis | Voorbeeld uit RGS 3.8 | Omschrijving |
|---|---|---|---|
| 1 | Balans of winst-en-verliesrekening | B | Balans |
| 2 | Hoofdrubriek | BMva | Materiële vaste activa |
| 3 | Rubriek | BMvaBeg | Bedrijfsgebouwen |
| 4 | Grootboekrekening | BMvaBegVvp | Verkrijgings- of vervaardigingsprijs bedrijfsgebouwen |
| 5 | Mutatie | BMvaBegVvpIie | Investeringen bedrijfsgebouwen |
Het referentiegrootboeknummer is een voorbeeldnummer; u mag uw eigen rekeningnummers en omschrijvingen houden. De referentiecodes zelf mag u niet wijzigen of uitbreiden zolang u naar RGS als standaard verwijst. De omslagcode is bedoeld voor rekeningen die zowel een debet- als een creditsaldo kunnen hebben: zij wijst naar de code aan de andere kant van de balans.
RGS, de wet en SBR
Titel 9 van Boek 2 BW schrijft voor welke posten in de balans en de winst-en-verliesrekening staan (art. 2:364 tot en met 2:377 BW), niet hoe uw grootboek eruitziet. De wet eist alleen een administratie waaruit rechten en verplichtingen te allen tijde blijken (art. 2:10 lid 1 BW). RGS overbrugt dat verschil: het vertaalt een eigen rekeningschema naar een gemeenschappelijke indeling.
De RGS Taxonomie bevat de koppeling tussen RGS-codes en de gegevens die de Belastingdienst, de KVK, het CBS en banken via SBR uitvragen. Volgens de beheerorganisatie zijn er koppelingen met 56 rapportages uit de Nederlandse Taxonomie en de Bankentaxonomie. Dat maakt RGS het scharnier tussen boekhouding en SBR en XBRL. De rubricering blijft uw verantwoordelijkheid: een code die niet past bij de inhoud van de rekening levert een onjuiste jaarrekening op, hoe netjes de techniek ook is.
Mappen in de praktijk
- Exporteer de saldibalans of auditfile over het hele boekjaar en controleer dat debet gelijk is aan credit; zie saldibalans exporteren en controleren.
- Koppel elke rekening aan de meest specifieke code die bij de inhoud past. Kijk bij twijfel naar het niveau erboven: veel codes hebben dezelfde omschrijving.
- Los de lastige gevallen op (zie de tabel).
- Controleer de uitkomst: sluit het balanstotaal aan, staan er geen negatieve posten en is geen rekening ongekoppeld gebleven?
- Bewaar de koppeltabel en gebruik haar volgend jaar opnieuw.
| Situatie | Oplossing |
|---|---|
| Eén rekening past bij meerdere codes | Splits de rekening en boek voortaan apart |
| Meerdere rekeningen horen bij één code | Koppel ze alle aan dezelfde code |
| Er is geen passende code | Koppel niet aan een code die de rekening niet juist beschrijft. Dien bij de beheerorganisatie een verzoek voor een passende referentiecode in en beoordeel de rubricering voor uw rapportage afzonderlijk. |
| De rekening wisselt van debet naar credit | Koppel ook de omslagcode, zodat het saldo aan de goede kant van de balans komt |
Rekenvoorbeeld: van saldibalans naar posten
Een uittreksel uit de saldibalans van een kleine BV per 31 december 2025, met de RGS-code en de post waar het saldo terechtkomt:
| Rekening | Saldo | RGS-code | Post in de jaarrekening |
|---|---|---|---|
| 0210 Inventaris, aanschafwaarde | € 40.000 debet | BMvaObeVvp | Andere vaste bedrijfsmiddelen |
| 1300 Debiteuren | € 62.000 debet | BVorDebHad | Vorderingen op handelsdebiteuren |
| 1100 Bank, rekening-courant | € 8.500 credit | BLimBanRba, omslagcode BSchSakRba | Schulden aan banken |
| 1500 Af te dragen btw | € 6.200 credit | BSchBepBtw | Belastingen en premies sociale verzekeringen |
| 1600 Crediteuren | € 31.000 credit | BSchCreHac | Schulden aan leveranciers en handelskredieten |
| 4000 Brutolonen | € 120.000 debet | WPerLes | Lonen |
| 8000 Omzet | € 410.000 credit | WOmzNoo | Netto-omzet |
De bankrekening laat zien waarom de omslagcode telt. Zonder omslag zou € 8.500 negatief onder de liquide middelen staan: het balanstotaal is dan € 8.500 te laag en de kortlopende schulden ook. Met de omslag staat het bedrag als schuld aan de bank op de passiefzijde. Bij de btw werkt het andersom: een te vorderen saldo slaat om van BSchBepBtw naar BVorVbkTvo.
Wat de mapping per grootteklasse oplevert
De codes zijn voor iedereen gelijk; wat verschilt is hoe fijn de jaarrekening is ingedeeld. Kiest een micro- of kleine rechtspersoon fiscale grondslagen (art. 2:395a lid 7 en art. 2:396 lid 6 BW), dan verandert de waardering, niet de koppeling. De grensbedragen horen bij boekjaren die in 2024 of later zijn begonnen. De indeling in een klasse vraagt minstens twee van de drie criteria op twee opeenvolgende balansdata; het eerste en tweede boekjaar kennen de uitzondering van art. 2:398 lid 1 BW.
| Klasse | Indeling van de jaarrekening | Deponeren bij de KVK |
|---|---|---|
| Micro (balanstotaal ≤ € 450.000, netto-omzet ≤ € 900.000, < 10 werknemers) | Beperkte balans met enkele hoofdgroepen; de hoofdrubrieken volstaan voor de publicatie, de aangifte vraagt meer detail | Digitaal, in XBRL |
| Klein (balanstotaal ≤ € 7,5 mln, netto-omzet ≤ € 15 mln, < 50 werknemers) | Verkorte balans met toelichting: de hoofdrubrieken, met het eigen vermogen per post | Digitaal, in XBRL |
| Middelgroot (balanstotaal ≤ € 25 mln, netto-omzet ≤ € 50 mln, < 250 werknemers) | Volledige posten van balans en winst-en-verliesrekening: mapping op rekeningniveau | Digitaal, in XBRL |
| Groot (balanstotaal > € 25 mln, netto-omzet > € 50 mln, ≥ 250 werknemers) | Als middelgroot, met alle uitsplitsingen | Digitaal verplicht vanaf boekjaar 2025 |
Veelgemaakte fouten bij het mappen
- Een rekening met gemengde inhoud, zoals ‘diverse kosten’ of een tussenrekening met saldo, aan één code hangen.
- De omslagcode vergeten bij bank, btw en rekening-courant.
- Afgaan op de omschrijving van de code zonder het hogere niveau te lezen.
- Een mapping van vorig jaar hergebruiken zonder nieuwe rekeningen na te lopen.
- Aannemen dat RGS de functionele winst-en-verliesrekening oplevert. RGS deelt kosten in naar soort; de verdeling over kostprijs van de omzet, verkoopkosten en algemene beheerskosten maakt u zelf.
RGS-mapping in Jaarrekening.io
Jaarrekening.io leest de RGS-codes uit een XAF-auditfile mee. Staat er een bruikbare code bij een rekening, dan volgt de post van de jaarrekening uit die code. Zonder code doet de AI een voorstel met onderbouwing per rekening, dat u controleert en aanpast. Een toewijzing die u zelf eerder heeft vastgelegd, gaat vóór. Rapporteert u de winst-en-verliesrekening functioneel, dan wijst de app de kostenrekeningen niet uit de RGS-code toe. Oefenen kan met de RGS-mappingtool.
Bronnen
- Referentie GrootboekSchema: opbouw RGS
- Referentie GrootboekSchema: over RGS en governance
- Referentie GrootboekSchema: definitieve versie RGS 3.8 (Excel)
- Referentie GrootboekSchema: alfaversie RGS 3.9
- Referentie GrootboekSchema: aan de slag, koppeling met SBR en auditfile
- Referentie GrootboekSchema: aandachtspunten bij koppelen
- Art. 2:10 BW: administratieplicht (wetten.overheid.nl)
- KVK: verklaringen deponeren, digitaal deponeren per bedrijfsklasse
Veelgestelde vragen
Is RGS verplicht?
Nee. Titel 9 BW2 schrijft de posten van de jaarrekening voor, niet het rekeningschema. RGS is een standaard binnen het SBR-programma die uitwisseling makkelijker maakt. Softwarepakketten en accountantskantoren gebruiken het omdat het overtypen en hercoderen scheelt.
Moet ik mijn rekeningnummers aanpassen aan RGS?
Nee. U koppelt alleen de referentiecode aan uw bestaande rekening. Het referentiegrootboeknummer in RGS is een voorbeeld; uw eigen nummers en omschrijvingen blijven staan. Wie een nieuwe administratie opzet, kan het RGS-schema wel als uitgangspunt nemen.
Welke versie van RGS gebruik ik?
De versie die uw software ondersteunt, bij voorkeur de laatste definitieve. Op 6 oktober 2026 is dat RGS 3.8; van RGS 3.9 is een alfaversie gepubliceerd. Elk jaar volgt RGS de wijzigingen in de Nederlandse Taxonomie. Volgens de beheerorganisatie is de kern sinds RGS 3.0 gelijk gebleven.
Wat is het verschil tussen RGS en XBRL?
RGS codeert grootboekrekeningen, dus de bron. XBRL is het bestandsformaat waarin een rapportage zoals de jaarrekening wordt aangeleverd, met begrippen uit de Nederlandse Taxonomie. De RGS Taxonomie legt de verbinding tussen beide.
Kan AI de mapping van mij overnemen?
AI kan een voorstel doen op basis van rekeningnummer, omschrijving en saldo. Bij tussenrekeningen, rekening-courantverhoudingen en gemengde kostenrekeningen moet iemand de inhoud kennen. Het bestuur blijft verantwoordelijk voor de rubricering.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
Uw eerste jaarrekening is gratis, voor elke grootteklasse. Maak een account aan en stel haar op volgens Titel 9 BW2, van saldibalans tot publicatiestukken.
Gratis starten