Was ist RGS und brauche ich es für meinen Jahresabschluss?
RGS gibt Sachkonten Standardcodes. Es ist für den Jahresabschluss gesetzlich nicht vorgeschrieben und ersetzt keine inhaltliche Prüfung der Zuordnung.
Die kurze Antwort
RGS gibt Sachkonten Standardcodes. Es ist für den Jahresabschluss gesetzlich nicht vorgeschrieben und ersetzt keine inhaltliche Prüfung der Zuordnung.
Grundlage: RGS 3.x
Was standardisiert RGS genau?
Jedes Unternehmen benennt seine Konten anders. RGS legt eine Standardkodierung darüber, sodass 'Debiteuren', 'Handelsvorderingen' und 'Vord. handelsdebiteuren' alle auf denselben Referenzcode verweisen.
RGS (das niederländische Referenz-Kontenschema, Referentie Grootboekschema) gibt Sachkonten, die Unternehmen selbst unterschiedlich benennen, eine gemeinsame Referenz. Ein Konto 'Handelsdebiteuren' und ein Konto 'Klanten openstaand' können dieselbe wirtschaftliche Bedeutung haben, obwohl die lokalen Kontonummern auseinandergehen. Der Code unterstützt den Austausch zwischen Buchhaltung und Berichterstattung. Er verändert den zugrunde liegenden Geschäftsvorfall nicht und bestimmt nicht selbstständig, ob ein Betrag richtig bewertet ist. Für eine BV mit 200 Sachkonten kann ein gut gepflegtes Schema vor allem helfen, jedes Jahr gleichartige Posten an derselben Stelle darzustellen.
Wie hilft ein RGS-Code beim Jahresabschluss?
Arbeitet Ihre Buchhaltung mit RGS-Codes, kann ein Programm leichter passende Berichtsposten vorschlagen. Der Code beweist nicht, dass ein Saldo richtig eingeordnet ist; auch mit RGS beurteilen Sie Zweifelsfälle, Saldorichtung und Anhang.
Angenommen, die Buchhaltung hat drei getrennte Kostenkonten: Miete € 20.000, Energiekosten € 4.000 und Instandhaltung € 1.000. RGS kann helfen, diese Konten konsistent den passenden Berichtsposten zuzuordnen, während der Jahresabschluss selbst einen anderen Zusammenfassungsgrad wählt. Prüfen Sie die gewählte Version des Schemas und bewahren Sie Ihre lokale Zuordnung auf. Ein neues Konto für zum Beispiel Software-Abonnements erhält nicht von selbst den richtigen Code. Bitten Sie bei einem Import ohne Codes um einen Vorschlag je Konto und gehen Sie die Abweichungen einzeln durch.
Warum bleibt eine inhaltliche Prüfung nötig?
Halten Sie die Zuordnung je Unternehmen fest und prüfen Sie sie bei neuen Konten und Änderungen im Schema. Gute Pflege kann später Arbeit verringern, der Arbeitsaufwand unterscheidet sich aber je Buchhaltung.
Eine Kontonummer oder ein RGS-Code sagt nicht, ob ein Saldo im Soll oder Haben stehen muss. Ein negatives Bankkonto von € 6.000 verlangt eine andere Darstellung als ein positiver Saldo, auch wenn der Name gleich bleibt. Sehen Sie außerdem, ob Geschäfte mit Geschäftsführern, Steuern und Vermögenswerte gesonderte Angaben erfordern. Das Referenz-Kontenschema ist ein Hilfsmittel zur Standardisierung, kein Ersatz für Titel 9 oder für einen Accountant, wo einer Pflicht ist. Bewahren Sie die Zuordnung bei der Buchhaltung auf, damit ein Kollege im nächsten Jahr rekonstruieren kann, wie die Posten des Jahresabschlusses entstanden sind.
Wie testen Sie, ob die gewählte RGS-Zuordnung stimmt?
Wählen Sie nach der ersten Zuordnung einige Posten mit klarer Bedeutung, etwa Bank, Handelsdebitoren, Umsatz und Löhne. Nehmen Sie einen Handelsdebitorensaldo von € 14.000 und prüfen Sie, ob er als Forderung gegen Kunden erscheint, nicht als Darlehen an den Gesellschafter. Sehen Sie danach auf Zweifelsfälle: Ein Konto 'vorausbezahlte Miete' kann je nach Zeitraum und Betrag einen Rechnungsabgrenzungsposten verlangen. Halten Sie je Ausnahme fest, welcher RGS-Code gewählt wurde und warum. So sehen Sie im nächsten Jahr, ob eine neue Kontonummer denselben wirtschaftlichen Inhalt hat oder eine neue Beurteilung erfordert.
Prüfen Sie die Abstimmung mit der Summen- und Saldenliste, nachdem Konten zusammengefasst wurden. Ergeben fünf Kostenkonten zusammen € 75.000, muss der Posten des Jahresabschlusses ebenfalls € 75.000 zeigen, außer es wurde eine begründete Korrektur vorgenommen. Der RGS-Code verändert die Zahl nicht und macht eine falsche Buchung nicht richtig. Halten Sie fest, welche Version von RGS und welche lokale Schema-Ausgestaltung Sie verwendet haben, besonders wenn Sie die Buchhaltungssoftware wechseln. Bitten Sie bei einem unerwarteten Ergebnis um eine Übersicht der Quellkonten je Posten des Jahresabschlusses. So bleibt die Standardkodierung nachprüfbar statt einer unsichtbaren automatischen Entscheidung.
Quellen
Häufige Fragen
Muss ich meinen gesamten Kontenplan ersetzen?
Nein. Sie können Ihre eigenen Sachkonten behalten und Referenzcodes daran koppeln.
Kann ein RGS-Code für mehrere eigene Konten gelten?
Das ist bei gleichartigen Konten möglich, sofern die Zusammenfassung inhaltlich richtig bleibt.
Genügt ein RGS-Code für XBRL?
Nein. XBRL verlangt auch die richtige Taxonomie, Zeiträume, Kontexte und die Validierung des gesamten Berichts.
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