Exporter et vérifier la balance générale pour les comptes annuels néerlandais
Une balance générale n'est utilisable que si elle montre la situation à la date de clôture, après toutes les écritures de clôture. Voici comment l'exporter de tout logiciel et la vérifier avant l'import.
Comment exporter et vérifier une balance générale ?
Exportez la balance générale (saldibalans) après la dernière écriture de clôture, à la date de clôture, avec le numéro, le libellé et le solde final de chaque compte du grand livre, et de préférence aussi le solde initial. Exportez aussi l'exercice précédent. Vérifiez ensuite cinq points : débit égal crédit, le résultat est correct, le bilan d'ouverture correspond à l'exercice précédent, les comptes de transit sont à zéro et les soldes importants s'expliquent.
- Format : Excel ou CSV avec une ligne par compte, ou un fichier d'audit XAF (Auditfile Financieel) avec plan comptable, bilan d'ouverture et tous les mouvements.
- Date de référence : la date de clôture, soit le 31 décembre 2025 pour l'exercice 2025, après toutes les écritures de clôture.
De quoi avez-vous besoin ?
- L'accès à votre logiciel de comptabilité avec le droit d'exporter des rapports et des fichiers d'audit.
- Un exercice 2025 clôturé, voir la liste de contrôle de clôture annuelle.
- Les comptes annuels 2024 approuvés ou la balance générale au 31 décembre 2024.
- Le compte de résultat 2025 du logiciel, comme total de contrôle.
- Les relevés bancaires et les listes de postes ouverts au 31 décembre 2025, pour le sondage.
Exporter et vérifier en huit étapes
- Choisir le bon rapport
- Régler correctement la période et les filtres
- Exporter vers Excel, CSV ou XAF
- Contrôle 1 : débit égal crédit
- Contrôle 2 : le résultat est correct
- Contrôle 3 : le bilan d'ouverture correspond à l'exercice précédent
- Contrôle 4 : les comptes de transit et d'attente sont à zéro
- Contrôle 5 : sondage sur les soldes importants et conservation
Étape 1. Choisir le bon rapport
Le nom varie selon le logiciel : balance de vérification et balance des soldes, balance en colonnes ou totaux par compte du grand livre. Vous cherchez un état indiquant, par compte, le numéro, le libellé, le solde initial, les mouvements et le solde final, en colonnes débit et crédit ou sous forme d'un solde unique avec signe. Pour chaque logiciel, le chemin figure sur les pages sous logiciels de comptabilité.
Pourquoi : Les comptes annuels s'appuient sur les soldes finaux par compte ; vous avez besoin des soldes initiaux pour correspondre à l'exercice précédent.
art. 2:10, al. 1 BWart. 2:363, al. 5 BW
Attention : Un rapport 'bilan' ou 'compte de résultat' du logiciel est déjà classé et résumé. Pour les comptes annuels, il vous faut la situation par compte.
Étape 2. Régler correctement la période et les filtres
Choisissez la période du 1er janvier au 31 décembre 2025, y compris le bilan d'ouverture et une éventuelle période de clôture ou de correction. Incluez tous les journaux. Si vous travaillez avec plusieurs comptabilités, exportez par comptabilité.
Pourquoi : Ce sont précisément les écritures de clôture, souvent dans une période distincte, qui font la différence entre une situation intermédiaire et les chiffres annuels.
art. 2:362, al. 5 BW
Attention : La période 13 ou un journal de correction se trouve parfois en dehors de la sélection standard. Il vous manque alors exactement les écritures de clôture.
Étape 3. Exporter vers Excel, CSV ou XAF
Pour Excel ou CSV : une ligne par compte, pas de sous-totaux par rubrique, des montants sous forme de nombre et pas de cellules fusionnées. Attention au séparateur décimal. Pour XAF, créez dans le logiciel un fichier d'audit sur l'exercice ; il suit une norme néerlandaise fixe et contient le plan comptable, le bilan d'ouverture et tous les mouvements.
Pourquoi : Un fichier normalisé évite les discussions sur les colonnes et les signes.
art. 2:10, al. 4 BW
Attention : Les sous-totaux par rubrique sont comptés deux fois à l'import. Supprimez ces lignes ou choisissez un export sans regroupement.
Assistance : Jaarrekening.io lit Excel, CSV et XAF (versions 3.1 et 3.2) et reconnaît des colonnes débit et crédit séparées ou une colonne de solde avec indication D/C.
Étape 4. Contrôle 1 : débit égal crédit
Additionnez tous les soldes débiteurs et tous les soldes créditeurs. Ils doivent être égaux ; avec une colonne de solde signé, la somme doit être nulle.
Pourquoi : En comptabilité en partie double, chaque écriture au débit a une écriture de même montant au crédit. Un écart signifie que des comptes ou des périodes manquent.
art. 2:10, al. 1 BW
Attention : Un écart d'arrondi de quelques centimes peut venir de l'export. Un écart plus important se trouve presque toujours dans un filtre ou un compte manquant, pas dans une écriture.
Assistance : Jaarrekening.io refuse une balance générale qui n'est pas équilibrée et affiche l'écart, afin que vous corrigiez d'abord l'export.
Étape 5. Contrôle 2 : le résultat est correct
La somme de tous les comptes du compte de résultat doit être égale au résultat du rapport de résultat du logiciel. Si le bilan comporte un compte 'résultat de l'exercice en cours', vérifiez qu'il n'est pas compté deux fois.
Pourquoi : Le résultat relie le bilan et le compte de résultat. S'il est faux, un compte est mal classé.
art. 2:362, al. 3 BW
Attention : Si le logiciel a déjà comptabilisé le résultat dans les réserves par une écriture de clôture, les comptes de résultat sont à zéro. Exportez avant cette clôture ou annulez-la avant l'export.
Étape 6. Contrôle 3 : le bilan d'ouverture correspond à l'exercice précédent
Comparez les soldes initiaux 2025 au bilan de clôture des comptes annuels 2024 approuvés, poste par poste. Le résultat 2024 doit figurer dans les capitaux propres conformément à l'affectation du résultat approuvée.
Pourquoi : Les chiffres comparatifs des comptes annuels 2025 doivent être égaux à ce qui a été approuvé pour 2024.
art. 2:363, al. 5 BW
Attention : Celui qui comptabilise encore en 2024 après l'approbation fait diverger la comptabilité des chiffres déposés. En cas d'écart, cherchez d'abord la cause et la bonne date de comptabilisation. Si les comptes annuels 2024 approuvés étaient inexacts, il s'agit d'une correction d'erreur : évaluez ce que cela signifie pour les chiffres comparatifs et si une mention ou un nouveau dépôt corrigé est nécessaire (art. 2:362, al. 6 BW). Ne déplacez pas simplement une écriture vers 2025.
Étape 7. Contrôle 4 : les comptes de transit et d'attente sont à zéro
Les comptes de virement interne, les comptes d'attente, les comptes transitoires d'opérations diverses et les écarts de paiement doivent être à zéro au 31 décembre. Un compte de TVA ne peut contenir que le solde de la dernière période de déclaration.
Pourquoi : Les comptes annuels ne connaissent pas de poste 'comptes d'attente'. Chaque solde doit avoir sa place quelque part.
art. 2:362, al. 1 BW
Attention : Un poste d'attente laissé au bilan se retrouve lors du classement sous autres créances ou dettes et fausse ces postes.
Étape 8. Contrôle 5 : sondage sur les soldes importants et conservation
Comparez les soldes importants à des pièces extérieures : la banque au relevé, les clients et les fournisseurs aux listes de postes ouverts, les emprunts au relevé de la banque, le compte courant avec le DGA aux accords conclus. Soyez attentif aux signes inattendus, comme une caisse négative ou un fournisseur avec un solde débiteur. Conservez ensuite l'export sans le modifier.
Pourquoi : La balance générale est le pont entre la comptabilité et les comptes annuels. Celui qui doit expliquer un poste plus tard commence par ce fichier.
art. 2:10, al. 3 BW
Attention : Ne corrigez pas dans le fichier Excel. Comptabilisez la correction dans le logiciel et exportez à nouveau, sinon la comptabilité et les comptes annuels divergent.
Exemple : une balance générale qui ne s'équilibre pas
Un export issu d'un logiciel donne ces totaux :
| Contrôle | Résultat |
|---|---|
| Total débit | € 1.284.650,00 |
| Total crédit | € 1.271.150,00 |
| Écart | € 13.500,00 |
| Résultat 2025 selon le rapport de résultat du logiciel | € 13.500,00 de bénéfice |
L'écart correspond exactement au résultat. Le logiciel n'avait exporté que les comptes de bilan et placé le résultat sous forme de ligne calculée sous le rapport. Solution : exportez aussi les comptes du compte de résultat, afin que le résultat découle de la somme.
Un écart égal au résultat, au solde d'un seul compte ou à un montant de TVA rond indique presque toujours un réglage d'export ou de filtre et non une erreur de comptabilisation. Cherchez d'abord de ce côté.
Quand exporter quoi ?
| Moment | Export |
|---|---|
| Après la dernière écriture de clôture (pour une année civile, en général février ou mars 2026) | Balance générale ou fichier XAF sur 2025 |
| En même temps | Balance générale au 31 décembre 2024, ou les comptes annuels 2024 approuvés |
| Après des corrections pendant l'établissement | Nouvel export ; vous conservez l'ancien |
| Après l'approbation | Clôturer définitivement la période 2025 dans le logiciel |
Balance de vérification, balance générale ou fichier d'audit ?
Une balance de vérification affiche par compte les totaux de toutes les écritures au débit et au crédit ; une balance des soldes n'affiche par compte que le solde. De nombreux logiciels combinent les deux dans un même rapport. Un fichier d'audit XAF contient toute la comptabilité et constitue donc la source la plus complète. Vous trouverez plus de contexte sous ce qu'est une balance générale.
Les connexions directes avec les logiciels de comptabilité sont en préparation chez Jaarrekening.io et pas encore disponibles. L'export reste donc la voie à suivre, et les contrôles de cette page aussi.
Quand faire appel à un expert-comptable ou à un conseiller ?
Un expert-comptable ou un comptable peut réaliser l'export pour vous et effectuer les rapprochements. C'est judicieux si le logiciel contient plusieurs comptabilités ou devises, si une consolidation est nécessaire, ou si le bilan d'ouverture ne correspond plus aux chiffres déposés depuis des années.
Sources
- Art. 2:10 BW (wetten.overheid.nl) : comptabilité, obligation de conservation et transfert de données
- Art. 2:363 BW (wetten.overheid.nl) : chiffres comparatifs et classement
- Art. 2:362 BW (wetten.overheid.nl) : imputation et résultat
Toutes les sources consultées le 5 octobre 2026. Textes de loi du livre 2 du Code civil néerlandais (BW) tels qu'en vigueur à partir du 1er juillet 2026.
Autres guides pratiques
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre une balance de vérification et une balance générale ?
Une balance de vérification affiche par compte les totaux des écritures au débit et au crédit, une balance générale (saldibalans) seulement le solde. Pour les comptes annuels, il vous faut les soldes finaux, de préférence avec les soldes initiaux.
Un fichier XAF est-il préférable à un export Excel ?
Un fichier d'audit XAF suit une norme fixe et contient le plan comptable, le bilan d'ouverture et tous les mouvements ; les colonnes et les sous-totaux ne jouent donc aucun rôle. Un export Excel se consulte plus vite. Les deux sont utilisables.
Pourquoi ma balance générale ne s'équilibre-t-elle pas ?
Le plus souvent à cause d'un filtre : une période ou un journal manquant, uniquement des comptes de bilan, ou des sous-totaux comptés deux fois. Comparez l'écart avec le résultat et avec les plus gros comptes.
Dois-je inclure les comptes à solde nul ?
Vous le pouvez, sans y être obligé. Un compte qui avait un solde l'an dernier et est maintenant à zéro est en revanche nécessaire pour les chiffres comparatifs.
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