Déposer les comptes annuels à la KVK : comment faire, étape par étape

Comment déposer mes comptes annuels à la KVK ?

Vous déposez vos comptes annuels à la KVK (Chambre de commerce néerlandaise) numériquement, dans les huit jours suivant l'approbation et au plus tard douze mois après l'exercice. Les micro et petites entreprises remplissent les documents de publication dans le portail Zelf Deponeren, avec eHerkenning (EH2 au moins), un compte KVK avec procuration ou un code d'accès, ou livrent un fichier XBRL via un logiciel SBR. Le dépôt est gratuit.

• Délai : dans les huit jours suivant l'approbation, et pour l'exercice 2025 au plus tard le 31 décembre 2026 (art. 2:394, al. 1 et 3 BW).
• Coûts : la KVK ne facture rien pour le dépôt. Vous payez tout au plus eHerkenning, un logiciel SBR et un certificat PKIoverheid, ou un intermédiaire.
• Format : XBRL selon la taxonomie néerlandaise. Pour les rapports se terminant en 2025, c'est NT20, que la KVK accepte depuis le 1er janvier 2026.

De quoi avez-vous besoin ?

• Les comptes annuels approuvés, ou ceux établis si l'approbation n'aboutit pas à temps.
• La date d'approbation et les noms de tous les dirigeants et membres du conseil de surveillance.
• Votre catégorie de taille, testée sur deux dates de clôture.
• Le numéro KVK de la personne morale qui dépose, pas celui d'une holding ou d'une filiale.
• Un moyen de connexion : eHerkenning au niveau EH2 au moins, un compte KVK (adresse e-mail et mot de passe) avec procuration, ou le code d'accès de la personne morale.
• Pour moyenne et grande : le rapport de l'expert-comptable et sa signature numérique.
• Pour la voie SBR : un logiciel qui livre via Digipoort, ou un intermédiaire qui le fait pour vous.

Déposer en huit étapes

1. Vérifier si vous devez déposer et quoi
2. S'assurer que les comptes annuels sont approuvés
3. Établir les documents de publication
4. Choisir votre voie : Zelf Deponeren ou SBR
5. Régler la connexion et la procuration
6. Remplir ou livrer, et valider
7. Envoyer et conserver la preuve
8. Vérifier l'enregistrement au registre du commerce

Étape 1. Vérifier si vous devez déposer et quoi

Sont soumis à l'obligation de dépôt notamment la BV, la NV, la coopérative et la mutuelle d'assurance (onderlinge waarborgmaatschappij), ainsi que les fondations et associations exploitant une entreprise relevant de l'art. 2:360, al. 3 BW. Une entreprise individuelle ne dépose pas. La catégorie de taille détermine l'étendue : micro un bilan limité, petite un bilan abrégé avec annexe, moyenne et grande en outre un compte de résultat, le rapport de gestion et le rapport de l'expert-comptable.

Pourquoi : Ne déposez ni moins ni plus que ce que la loi exige. Trop peu équivaut à ne pas déposer ; trop rend volontairement publiques des données.

art. 2:360 BWart. 2:395a, al. 8 BWart. 2:396, al. 8 BW

Attention : Une holding à la tête d'un groupe est souvent petite plutôt que micro en raison des chiffres du groupe ; une holding personnelle qui n'est pas tête de groupe se teste sur ses propres chiffres (RJk M1.109). Regardez donc d'abord s'il existe un groupe, voir le guide de la holding.

Étape 2. S'assurer que les comptes annuels sont approuvés

Vous déposez les comptes annuels approuvés et indiquez le jour de l'approbation. Si l'approbation n'aboutit pas dans les deux mois suivant la fin du délai d'établissement, vous déposez sans délai les comptes annuels établis avec la mention qu'ils ne sont pas encore approuvés. Via SBR, vous laissez pour cela la date d'approbation vide. Plus tard, vous la remplacez par la version approuvée.

Pourquoi : La loi lie le délai à l'approbation, mais ne vous fait pas attendre une assemblée qui ne se tient pas.

art. 2:394, al. 1 et 2 BWart. 2:210, al. 3 et 5 BW

Attention : Des comptes annuels non approuvés peuvent être remplacés par de nouveaux comptes non approuvés ou par les comptes approuvés. Des comptes annuels approuvés déjà déposés, la KVK ne les retire pas ; une correction apparaît à côté.

Étape 3. Établir les documents de publication

Déduisez des comptes annuels approuvés la version de dépôt qui convient à votre catégorie, avec les noms des signataires et la date d'approbation. Le guide des documents de publication montre ce qui y figure pour chaque catégorie.

Pourquoi : La KVK ne contrôle pas le contenu. Ce que vous envoyez est public dans le registre du commerce dès le traitement.

art. 2:394, al. 1 BWart. 2:210, al. 2 BW

Attention : La KVK demande de la retenue avec les données personnelles : pas de signatures manuscrites scannées et pas de photos de dirigeants, de collaborateurs ou de clients dans les documents déposés.

Assistance : Jaarrekening.io compose une version de publication limitée à ce que votre catégorie de taille doit rendre publique.

Étape 4. Choisir votre voie : Zelf Deponeren ou SBR

Les micro et petites entreprises choisissent entre deux voies. Dans le portail Zelf Deponeren de la KVK, vous remplissez vous-même les documents de publication ; la KVK les convertit en XBRL. Avec un logiciel SBR ou via un intermédiaire, vous livrez un fichier XBRL via Digipoort. Les personnes morales moyennes et grandes déposent via SBR avec un certificat PKIoverheid, ou téléversent les fichiers approuvés dans le portail ; cette dernière option n'est possible qu'avec un compte KVK (adresse e-mail et mot de passe).

Pourquoi : Le dépôt numérique en XBRL est obligatoire : pour les micro et petites depuis l'exercice 2016, pour les moyennes depuis l'exercice 2017 et pour les grandes à partir de l'exercice 2025.

art. 2:394, al. 1 BWart. 19a Handelsregisterwet 2007 (loi sur le registre du commerce 2007)

Attention : Dans le portail, vous n'établissez que les comptes annuels individuels. Des comptes consolidés passent par un logiciel SBR ou votre expert-comptable.

Assistance : Jaarrekening.io crée pour chaque catégorie de taille un fichier XBRL selon la taxonomie de l'exercice, NT20 pour l'exercice 2025, comme candidat à la validation que vous faites contrôler avant usage avec un logiciel SBR ou par votre expert-comptable. Celui d'une grande personne morale est déposé par l'expert-comptable avec un logiciel SBR ; via le portail, ce n'est pas possible.

Étape 5. Régler la connexion et la procuration

Vous vous connectez de l'une de trois manières : avec eHerkenning au niveau EH2 au moins, avec un compte KVK auquel est rattachée une procuration pour la personne morale, ou avec le code d'accès et le mot de passe de la personne morale. Vous demandez une procuration dans le portail. La KVK envoie alors une lettre avec un code de procuration à l'adresse de l'établissement, adressée à l'administration financière. L'entreprise dispose de six semaines pour accepter ou refuser la demande.

Pourquoi : Seul celui qui est mandaté peut déposer pour une personne morale. Une procuration reste valable jusqu'à sa révocation ; vous n'avez pas à la redemander chaque année.

Guide Zelf Deponeren de la KVK

Attention : Ne demandez pas de procuration la dernière semaine de décembre : la lettre part par la poste. Avec un seul moyen eHerkenning, vous pouvez en revanche relier plusieurs BV, pratique pour une structure de holding.

Étape 6. Remplir ou livrer, et valider

Dans le portail, vous créez de nouveaux comptes annuels, choisissez le modèle (documents de publication commerciaux ou fiscaux) et indiquez la période de rapport, puis le bilan et, pour une petite, l'annexe. S'il s'agit du premier exercice, cochez 'startende ondernemer' ; la colonne de l'année précédente disparaît alors. Indiquez les signataires et validez. Les messages rouges doivent être corrigés ; les jaunes sont des avertissements. Via SBR, le logiciel valide le fichier avant l'envoi.

Pourquoi : Un fichier qui ne satisfait pas à la taxonomie et aux règles de la KVK est refusé, et vous n'avez alors pas déposé.

Taxonomie néerlandaise NT20politique N-2 de la KVK

Attention : Si vous choisissez l'anglais, remplissez tous les champs en anglais ; un mélange provoque un message d'erreur. Changer de langue ou de modèle oblige à recommencer.

Étape 7. Envoyer et conserver la preuve

Rendez les comptes annuels définitifs et envoyez-les. Notez le numéro d'envoi (référence PI) figurant dans l'accusé de réception. Via le portail, vous recevez immédiatement un e-mail avec une version PDF ; via SBR, un accusé de réception via Digipoort, ou un message d'erreur.

Pourquoi : L'accusé est votre preuve que vous avez déposé et quand.

art. 2:394, al. 1 BW

Attention : Un message d'erreur signifie : non déposé. Corrigez l'erreur et soumettez de nouveau le fichier, même si le délai est presque écoulé.

Assistance : Dans Jaarrekening.io, après le dépôt, vous consignez la référence de réception dans le dossier de l'exercice.

Étape 8. Vérifier l'enregistrement au registre du commerce

Recherchez la personne morale sur kvk.nl par nom ou numéro KVK et consultez les comptes annuels. Si l'exercice y figure, le dépôt est traité. Vous n'avez rien à commander ni à vous connecter pour cela.

Pourquoi : Ce n'est que lorsque l'exercice est visible que vous savez avec certitude que les comptes annuels sont sous le bon numéro.

art. 2:394, al. 3 BW

Attention : Des comptes annuels sous un mauvais numéro KVK ne sont pas déposés pour votre personne morale et bloquent en outre l'autre entreprise. Vérifiez le numéro avant l'envoi.

Assistance : Jaarrekening.io ne laisse passer la version de publication que si un numéro KVK valide de huit chiffres est consigné ; vous vérifiez vous-même si le numéro correspond à la bonne personne morale.

Exemple : trois BV, trois dates limites de dépôt

Trois BV avec un exercice 2025 égal à l'année civile :

Pour la première BV, le délai de huit jours court à partir de la signature, car elle vaut approbation. Pour la troisième BV, le délai de deux mois après le délai d'établissement prolongé touche exactement la limite absolue de douze mois. Utilisez le calculateur d'échéance de dépôt pour un exercice décalé.

Délais pour l'exercice 2025 (égal à l'année civile)

Quelle taxonomie utilisez-vous pour l'exercice 2025 ?

Pour les rapports se terminant en 2025, NT20 est la version de taxonomie ; le registre du commerce l'accepte depuis le 1er janvier 2026. La KVK applique une politique N-2 : la version la plus récente et les deux précédentes sont acceptées, les plus anciennes refusées. Ainsi, la KVK a cessé de prendre en charge NT14 et NT15 le 22 novembre 2024.

Si vous remplissez dans le portail Zelf Deponeren, la KVK choisit la taxonomie. Si vous utilisez un logiciel SBR, vérifiez que le fournisseur prend en charge les points d'entrée NT20 pour votre catégorie de taille.

Quand faire appel à un expert-comptable ou à un conseiller ?

Pour une personne morale moyenne ou grande, l'expert-comptable est indispensable : le rapport de l'expert-comptable et sa signature numérique font partie du dépôt. Pour les micro et petites, un intermédiaire peut être pratique si vous avez plusieurs personnes morales, si vous voulez faire valider un fichier XBRL ou si vous ne souhaitez pas mettre en place eHerkenning.

Sources

• Art. 2:394 BW (wetten.overheid.nl) : délais et mention de la date d'approbation
• KVK : Déposer soi-même ses comptes annuels : possibilités de connexion (eHerkenning EH2, compte KVK avec procuration, code d'accès), procuration, correction, données personnelles
• KVK : Déposer avec SBR : obligation numérique par catégorie (2016, 2017, 2025), certificat PKIoverheid, le dépôt est gratuit, comptes annuels non approuvés via SBR
• KVK : Guide Zelf Deponeren Jaarrekening (micro et petites entités) : modèles, case startende ondernemer, validation, référence PI, lettre de procuration et délai de six semaines
• KVK : Date limite de dépôt des comptes annuels : délais BV (8 août, 8 novembre, 31 décembre), pas de report, sanction pénale, personne morale dissoute
• KVK : Questions fréquentes sur le dépôt : vérifier si des comptes annuels sont déposés, procurations, grandes personnes morales en numérique à partir de l'exercice 2025
• KVK : Établir et déposer des comptes annuels XBRL : obligation XBRL par catégorie, fichiers pour moyenne (comptes annuels, rapport de l'expert-comptable, signature de l'expert-comptable)
• SBR: Kamer van Koophandel Business Rules NT20 : NT20 pour les rapports se terminant en 2025, accepté à partir du 1er janvier 2026
• SBR : la KVK cesse de prendre en charge NT14 et NT15 : politique N-2 de la KVK

Toutes les sources consultées le 5 octobre 2026. Textes de loi selon le livre 2 du BW en vigueur à partir du 1er juillet 2026.

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