Puis-je déposer moi-même auprès de la KVK, sans expert-comptable ?

La réponse courte

Oui, si vous êtes micro ou petite. Aucune obligation d'audit ne s'applique : vous pouvez établir, faire approuver et déposer vous-même les comptes annuels néerlandais par voie numérique.

Base légale : art. 2:394 BW

Quand pouvez-vous déposer les comptes annuels vous-même ?

Vous déposez par voie numérique via Zelf Deponeren Jaarrekening de la KVK ou avec un logiciel SBR adapté. Le portail de la KVK permet aux micro et petites entités de saisir les comptes annuels ; un fichier XBRL personnel n'est pas requis pour cela.

Pour les micro et petites entités, la loi n'impose pas d'exigence générale de contrôle des comptes annuels par un expert-comptable. Vous pouvez donc les établir et les déposer vous-même, à condition que les comptes soient exacts sur le fond et d'une ampleur adéquate. Commencez par votre catégorie de taille sur les années concernées. Une petite BV avec, par exemple, € 2 million d'actifs, € 4 million de chiffre d'affaires et 12 salariés n'est pas soumise à l'obligation légale d'audit du fait de ces montants. Les seuls chiffres ne disent toutefois rien d'une évaluation erronée, d'une annexe manquante ou d'un accord statutaire particulier avec un financeur.

De quelles pièces et décisions avez-vous besoin ?

Indiquez lors du dépôt la date d'approbation si les comptes annuels ont été approuvés (art. 2:394, al. 1 BW). S'ils ne le sont pas encore alors que le délai approche, déposez la version établie avec le statut correct selon la voie KVK applicable. Une décision des associés ne doit en général pas être jointe comme pièce distincte.

Terminez d'abord la comptabilité : rapprochez les comptes bancaires, contrôlez clients et fournisseurs, passez les amortissements et déterminez la situation fiscale. Établissez ensuite les comptes annuels, faites signer les dirigeants et les éventuels membres du conseil de surveillance, et organisez l'approbation conformément aux statuts et à la loi. La version de publication ne contient que les données que votre catégorie exige. Vérifiez que la date d'approbation est correctement saisie. Si les comptes ne sont pas encore approuvés à l'expiration du délai, suivez les instructions de la KVK pour une version établie non approuvée. Un simple téléversement sans décision ni contrôle n'est pas une clôture annuelle complète.

Comment vérifier que le dépôt a réussi ?

Pour les personnes morales moyennes et grandes, un audit légal par un expert-comptable est en principe requis. Un dirigeant peut organiser le dépôt numérique, mais déposer soi-même ne remplace pas le rapport d'audit requis.

Utilisez une voie numérique autorisée, comme le portail de la KVK pour micro et petites entités, ou un logiciel SBR. Après l'envoi, vérifiez gratuitement que le bon exercice apparaît au registre du commerce. Conservez l'accusé de réception, la version de publication définitive et la version interne signée. Un message du portail indiquant que les champs sont techniquement valides ne dit rien de l'exactitude d'un prêt, par exemple. Pour une personne morale moyenne ou grande, le rapport d'audit légal fait partie du processus ; appuyer soi-même sur le bouton ne remplace pas cet audit.

Déposer soi-même : liste de contrôle avant le bouton d'envoi

Vérifiez d'abord que la comptabilité est complète et que les comptes annuels indiquent la bonne date de bilan. Comparez par exemple un solde bancaire de € 24.500 dans les comptes annuels avec le relevé du 31 décembre et la balance générale. Contrôlez ensuite les chiffres comparatifs, l'annexe et la catégorie de taille. Consignez qui étaient les dirigeants et les membres du conseil de surveillance lors de l'établissement et comment l'approbation a été organisée. Pour une micro-BV, la version publique peut être très limitée ; ne téléversez pas sans réfléchir les comptes annuels internes complets. Vérifiez enfin que le numéro KVK et l'exercice correspondent au bon dossier.

Le travail n'est pas terminé après l'envoi. Conservez la confirmation et vérifiez au registre du commerce que l'exercice est visible. Si un message d'erreur technique apparaît, corrigez le dépôt et vérifiez de nouveau ; un fichier que vous avez tenté d'envoyer n'est pas forcément traité. Pour une version non approuvée, soyez attentif au dépôt définitif ultérieur. Si l'entreprise devient moyenne, planifiez l'audit légal avant la clôture annuelle. Saisir soi-même dans un portail reste possible dans la voie actuelle, mais n'ôte pas la responsabilité légale de l'expert-comptable. Conservez les pièces internes complètes sept ans avec la comptabilité.

Sources

• KVK : déposer les comptes annuels des micro et petites entités
• KVK : vérifier le dépôt

À lire aussi