Kann ich selbst bei der KVK hinterlegen, ohne Accountant?

Die kurze Antwort

Ja, als Kleinst- oder kleines Unternehmen. Es gilt keine Prüfungspflicht; Sie dürfen den niederländischen Jahresabschluss selbst aufstellen, feststellen und digital hinterlegen.

Grundlage: Art. 2:394 BW

Wann dürfen Sie den Jahresabschluss selbst einreichen?

Sie hinterlegen digital über Zelf Deponeren Jaarrekening der KVK oder mit geeigneter SBR-Software. Das KVK-Portal lässt Kleinst- und kleine Unternehmen den Jahresabschluss eingeben; eine eigene XBRL-Datei ist dafür nicht erforderlich.

Das Gesetz stellt für Kleinst- und kleine Unternehmen keine allgemeine Anforderung, dass ein Accountant den Jahresabschluss prüft. Sie können ihn also selbst aufstellen und einreichen, sofern er inhaltlich stimmt und den richtigen Umfang hat. Beginnen Sie mit Ihrer Größenklasse über die maßgeblichen Jahre. Eine kleine BV mit zum Beispiel € 2 Millionen Aktiva, € 4 Millionen Umsatz und 12 Mitarbeitenden fällt allein wegen dieser Beträge nicht unter die gesetzliche Prüfungspflicht. Die Zahlen allein sagen jedoch nichts über eine falsche Bewertung, einen fehlenden Anhang oder eine besondere satzungsmäßige Vereinbarung mit einem Kreditgeber.

Welche Unterlagen und Beschlüsse brauchen Sie?

Geben Sie bei der Hinterlegung das Datum der Feststellung an, wenn der Jahresabschluss festgestellt ist (Art. 2:394 Abs. 1 BW). Ist er noch nicht festgestellt, während die Frist näher rückt, hinterlegen Sie nach der geltenden KVK-Route die aufgestellte Fassung mit dem richtigen Status. Ein Gesellschafterbeschluss muss in der Regel nicht als gesondertes Dokument mitgeschickt werden.

Schließen Sie zuerst die Buchführung ab: Bankkonten abstimmen, Debitoren und Kreditoren prüfen, Abschreibungen buchen und die steuerliche Lage bestimmen. Stellen Sie dann den Jahresabschluss auf, lassen Sie Geschäftsführer und gegebenenfalls Aufsichtsräte unterzeichnen und regeln Sie die Feststellung nach Satzung und Gesetz. Die Offenlegungsfassung enthält nur die Angaben, die Ihre Klasse verlangt. Prüfen Sie, ob das Feststellungsdatum richtig eingetragen wird. Ist der Jahresabschluss bei Fristablauf noch nicht festgestellt, folgen Sie den KVK-Anweisungen für eine aufgestellte, nicht festgestellte Fassung. Ein bloßer Upload ohne Beschluss oder Kontrolle ist kein vollständiger Jahresabschluss-Prozess.

Wie prüfen Sie, ob die Hinterlegung gelungen ist?

Bei mittelgroßen und großen Unternehmen ist grundsätzlich eine gesetzliche Prüfung durch einen Accountant erforderlich. Ein Geschäftsführer kann die digitale Einreichung organisieren, aber die Selbsteinreichung ersetzt nicht den erforderlichen Bestätigungsvermerk.

Nutzen Sie einen zulässigen digitalen Weg, etwa das KVK-Portal für Kleinst- und kleine Unternehmen oder SBR-Software. Nach dem Versand prüfen Sie kostenlos, ob das richtige Geschäftsjahr im Handelsregister erscheint. Speichern Sie den Empfangsnachweis, die endgültige Offenlegungsfassung und die intern unterzeichnete Fassung. Eine Portalmeldung, dass Felder technisch gültig sind, sagt nichts über die Richtigkeit etwa eines Darlehens. Bei einem mittelgroßen oder großen Unternehmen gehört der gesetzliche Bestätigungsvermerk zum Prozess; selbst auf den Knopf zu drücken ersetzt diese Prüfung nicht.

Selbst hinterlegen: Checkliste vor dem Absenden

Prüfen Sie zuerst, ob die Buchführung vollständig ist und der Jahresabschluss das richtige Bilanzstichtagsdatum zeigt. Vergleichen Sie zum Beispiel einen Bankbestand von € 24.500 im Jahresabschluss mit dem Auszug vom 31. Dezember und der Summen- und Saldenliste. Kontrollieren Sie danach Vergleichszahlen, Anhang und Größenklasse. Halten Sie fest, wer bei der Aufstellung Geschäftsführer und Aufsichtsrat waren und wie die Feststellung geregelt wurde. Bei einer Kleinst-BV kann die öffentliche Fassung sehr knapp sein; laden Sie nicht gedankenlos den vollständigen internen Jahresabschluss hoch. Achten Sie schließlich darauf, dass KVK-Nummer und Geschäftsjahr zur richtigen Akte gehören.

Nach dem Versand ist die Arbeit nicht erledigt. Speichern Sie die Bestätigung und prüfen Sie im Handelsregister, ob das Geschäftsjahr sichtbar ist. Erscheint eine technische Fehlermeldung, berichtigen Sie die Einreichung und prüfen Sie erneut; eine Datei, die Sie zu senden versucht haben, ist nicht zwingend verarbeitet. Achten Sie bei einer nicht festgestellten Fassung auf die spätere endgültige Hinterlegung. Wächst das Unternehmen zu einem mittelgroßen, planen Sie die gesetzliche Prüfung vor dem Jahresabschluss ein. Die Eingabe im Portal bleibt innerhalb der aktuellen Route möglich, nimmt aber die gesetzliche Verantwortung des Accountants nicht weg. Bewahren Sie die vollständigen internen Unterlagen sieben Jahre bei der Buchführung auf.

Quellen

• KVK: Jahresabschluss für Kleinst- und kleine Unternehmen hinterlegen
• KVK: Hinterlegung prüfen

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