Brauche ich ein PKIoverheid-Zertifikat, um den Jahresabschluss zu hinterlegen?
Nicht für jeden Weg. Es hängt von Ihrer Größenklasse ab und davon, wer den niederländischen Jahresabschluss versendet: Sie über das KVK-Portal, oder Software oder Ihr Accountant über SBR.
Die kurze Antwort
Kleinst- und kleine Unternehmen hinterlegen selbst über das KVK-Portal Zelf Deponeren, mit eHerkenning (mindestens Stufe 2) oder E-Mail und Passwort plus Vollmacht; ein PKIoverheid-Zertifikat nennt die KVK dort nicht. Für mittelgroße und große Unternehmen mit SBR-Software nennt die KVK dieses Zertifikat sehr wohl. Macht es Ihr Accountant, ist es das der Kanzlei.
Aktualisiert am 30. Oktober 2026
Eckdaten
| Rechtsgrundlage | Art. 2:394 BW (Hinterlegung), digital nach dem Besluit elektronische deponering handelsregister (Verordnung über die elektronische Hinterlegung beim Handelsregister) |
| Portal, Kleinst und klein | Zelf Deponeren: eHerkenning (mindestens Stufe 2) oder E-Mail und Passwort mit Vollmacht; kein Zertifikat genannt |
| SBR, mittelgroß und groß | Finanzsoftware plus ein PKIoverheid-Zertifikat zum Versenden (KVK) |
| Kosten der Hinterlegung selbst | Keine; Sie zahlen für Software und Zertifikat (KVK) |
Welche Wege gibt es tatsächlich?
Für jede juristische Person, die hinterlegen muss, ist die digitale Hinterlegung vorgesehen; die KVK nennt SBR als Standardweg. Für Geschäftsjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2025 beginnen, ist die vorübergehende Befreiung für einige juristische Personen entfallen, laut SBR-Domäne Handelsregister. Es gibt drei echte Wege und eine Ausnahme.
| Weg | Für wen | Was Sie brauchen | Zertifikat? |
|---|---|---|---|
| Portal Zelf Deponeren der KVK | Kleinst und klein erfassen den Jahresabschluss im Portal. Mittelgroß und groß laden einen bereits festgestellten Jahresabschluss hoch; bei groß ist dort eine XBRL-Datei nicht möglich, ein iXBRL-Paket schon | Anmeldung mit eHerkenning (mindestens Stufe 2) oder mit E-Mail und Passwort plus Vollmacht, und ein Zugangscode für die juristische Person | Auf der Seite der KVK nicht genannt |
| SBR mit Finanzsoftware über Digipoort | Jede Klasse; bei mittelgroß und groß der Standardweg | Software, die eine SBR-Nachricht erstellen kann, und bei mittelgroß und groß ein PKIoverheid-Zertifikat zum Versenden | Ja bei mittelgroß und groß, laut KVK-Seite zu SBR |
| Ihr Accountant oder Buchhalter | Jede Klasse | Eine Vollmacht; meist versendet die Kanzlei mit SBR-Software | Das ist dann das Zertifikat der Kanzlei |
| PDF per E-Mail an sbr.ontheffing@kvk.nl | Nur wenn digitale Hinterlegung wirklich nicht möglich ist; nehmen Sie zuerst Kontakt mit der KVK auf | Ihre Gründe und der Jahresabschluss als PDF | Nein, aber es ist eine Ausnahme, kein Weg |
Das Besluit elektronische deponering handelsregister verlangt von juristischen Personen, die nicht unter die früheren Gruppen fielen, wie große, SBR ab Geschäftsjahren, die am oder nach dem 1. Januar 2025 beginnen. Die PDF-Ausnahme für große juristische Personen gilt laut KVK nur für Geschäftsjahre bis einschließlich 2024.
Was ein Zertifikat ist und was eHerkenning ist
Das sind zwei verschiedene Dinge. eHerkenning ist ein Anmeldemittel: Sie beweisen, dass Sie im Namen der juristischen Person handeln dürfen. Ein PKIoverheid-Zertifikat ist ein digitales Zertifikat, mit dem Nachrichten versendet werden; die KVK schreibt auf der SBR-Seite, dass Sie bei mittelgroß und groß neben der Software ein Zertifikat brauchen, „um den Jahresabschluss versenden zu können“. Die KVK sagt auch, dass die Hinterlegung selbst kostenlos ist und dass Sie für das Softwarepaket und das Zertifikat zahlen.
Für den Portalweg verlangt die KVK eines von zwei Dingen. Mit eHerkenning ist mindestens Vertrauensniveau 2 nötig. Mit E-Mail und Passwort brauchen Sie eine Vollmacht, und diese Vollmacht ist kostenlos. Bei einer Vollmacht über eHerkenning zahlen Sie oft den Anbieter des eHerkenning-Mittels, aber die Seite nennt keine Beträge. Kosten stehen unter was kosten eHerkenning, PKIoverheid und SBR-Software.
Kann eine Kleinst- oder kleine BV für das Geschäftsjahr 2025 noch das Portal nutzen?
Auf der KVK-Seite zu Kleinst und klein (veröffentlicht am 4. Dezember 2025) steht das Portal Zelf Deponeren als erster von zwei Wegen, neben dem Buchhalter oder Accountant mit Software. Die Seite nennt kein Enddatum für Kleinst und klein und schließt das Geschäftsjahr 2025 nicht aus. Die Seite des Ondernemersplein sagt, dass juristische Personen ab Geschäftsjahr 2025 „nach SBR“ einreichen; das ist kein Widerspruch, denn das Portal erledigt die SBR-Einreichung für Sie. In Suchergebnissen steht manchmal, Kleinst und klein könnten das Portal nicht nutzen. Diesen Satz fanden wir am 27. Oktober 2026 auf den von uns gelesenen KVK-Seiten nicht wieder. Die echte Antwort sehen Sie bei der Anmeldung: Kann die juristische Person das Geschäftsjahr wählen und den Jahresabschluss erfassen, funktioniert das Portal.
Fall: zwei BVs, zwei Wege
Zwei fiktive BVs hinterlegen den Jahresabschluss 2025 am 27. Oktober 2026. Die äußerste Grenze von zwölf Monaten ist für beide der 31. Dezember 2026, aber die acht Tage nach der Feststellung bestimmen die echte Frist. Jede BV muss über zwei aufeinanderfolgende Geschäftsjahre zwei der drei Grenzen erfüllen, um in eine Klasse zu fallen; hier geht es um beide Jahre.
| Jansen Verhuur BV | Van Dam Techniek BV | |
|---|---|---|
| Zahlen 2025 | Bilanzsumme € 310.000, Umsatz € 120.000, ein Arbeitnehmer: Kleinst (Grenzen: Bilanzsumme ≤ € 450.000, Nettoumsatz ≤ € 900.000, < 10 Arbeitnehmer) | Bilanzsumme € 9,4 Millionen, Umsatz € 18 Millionen, 62 Arbeitnehmer: mittelgroß |
| Festgestellt | Versammlung des DGA am 4. November 2026; hinterlegen spätestens 12. November 2026 | Von den Gesellschaftern am 20. Oktober 2026 festgestellt; hinterlegen spätestens 28. Oktober 2026 |
| Weg | Zelf Deponeren, Anmeldung mit eHerkenning Stufe 2+ | Die Kanzlei versendet mit SBR-Software |
| Zertifikat nötig? | Nein, laut KVK-Seite zum Portal | Ja, bei der Kanzlei; die BV muss selbst keines beschaffen |
| Was die BV selbst tut | Vorschau prüfen, einreichen und die Empfangsbestätigung aufbewahren | Vollmacht erteilen und den Jahresabschluss samt Bestätigungsvermerk liefern |
Das Muster: Ein Zertifikat wird erst zur Frage, wenn Sie selbst mit SBR-Software versenden wollen, und dann vor allem bei mittelgroß und groß. Wer das Portal nutzt, braucht ein Anmeldemittel, kein Zertifikat.
Missverständnisse
- „Ohne PKIoverheid kann niemand hinterlegen.“ Für das Portal nennt die KVK es nicht.
- „eHerkenning ist dasselbe wie ein Zertifikat.“ Das eine meldet an, das andere versendet.
- „Mit der richtigen Software muss ich nichts regeln.“ Software erstellt die Nachricht; wer versendet, hat das Zertifikat oder die Vollmacht.
- „Ich zahle der KVK für die Hinterlegung.“ Die KVK berechnet dafür nichts.
So funktioniert es bei Jaarrekening.io
Jaarrekening.io versendet nichts an die KVK, Sie brauchen also für unsere App kein Zertifikat. Die App erstellt die Offenlegungsfassung und, für unterstützte Geschäftsjahre, eine XBRL-Datei. Bei Kleinst und klein übernehmen Sie die Zahlen im Portal; bei mittelgroß laden Sie im Portal hoch oder geben die Datei Ihrem Accountant; bei groß reicht der Accountant mit SBR-Software ein. Der erste Jahresabschluss in Ihrem Konto ist kostenlos, für jede Größenklasse.
Quellen
- KVK: den eigenen Jahresabschluss selbst hinterlegen
- KVK: Hinterlegung mit SBR (PKIoverheid für mittelgroß und groß)
- KVK: Jahresabschluss hinterlegen, Unternehmensklasse Kleinst und klein
- KVK: Jahresabschluss hinterlegen, Unternehmensklasse groß
- KVK: einen XBRL-Jahresabschluss aufstellen und hinterlegen (mittelgroß)
- Besluit elektronische deponering handelsregister, Art. 2 (wetten.overheid.nl)
Häufige Fragen
Brauche ich ein PKIoverheid-Zertifikat, um meinen Jahresabschluss zu hinterlegen?
Nicht immer. Die KVK nennt das Zertifikat auf der SBR-Seite für mittelgroße und große Unternehmen, neben der Software. Für das Portal Zelf Deponeren (Kleinst und klein) melden Sie sich mit eHerkenning, mindestens Stufe 2, oder mit E-Mail und Passwort plus Vollmacht an, und die KVK nennt dort kein Zertifikat.
Kostet die Hinterlegung bei der KVK etwas?
Nein. Die KVK schreibt, dass die Hinterlegung selbst kostenlos ist, auch über SBR. Sie zahlen aber für das Mittel, mit dem Sie sich anmelden oder versenden: ein eHerkenning-Mittel, SBR-Software und bei mittelgroß und groß das PKIoverheid-Zertifikat.
Kann ich ohne eHerkenning hinterlegen?
Ja, über das Portal mit E-Mail und Passwort, dann brauchen Sie aber eine Vollmacht. Eine Vollmacht auf E-Mail und Passwort ist kostenlos. Mittelgroße und große juristische Personen können das Portal laut KVK nur so nutzen (mit Vollmacht).
Kann mein Buchhalter oder Accountant für mich hinterlegen?
Ja. Sie erteilen eine Vollmacht, schriftlich oder mit Ihrem eigenen eHerkenning-Mittel. Die gesetzliche Pflicht, rechtzeitig und richtig zu hinterlegen, bleibt bei der Geschäftsführung der juristischen Person.
Darf ich den Jahresabschluss per E-Mail oder Post an die KVK schicken?
Nur wenn digitale Hinterlegung nicht möglich ist, und dann nehmen Sie zuerst Kontakt mit der KVK auf. Die PDF-Datei geht mit Ihren Gründen an sbr.ontheffing@kvk.nl. Für große juristische Personen gilt die PDF-Ausnahme für Geschäftsjahre bis einschließlich 2024.
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