Ai-je besoin d'un certificat PKIoverheid pour déposer les comptes annuels ?
Pas pour toutes les voies. Cela dépend de votre catégorie de taille et de qui envoie les comptes annuels néerlandais : vous via le portail de la KVK, ou un logiciel ou votre expert-comptable via SBR.
La réponse courte
Les entités micro et petites déposent elles-mêmes via le portail Zelf Deponeren de la KVK, avec eHerkenning (au moins niveau 2) ou e-mail et mot de passe plus mandat ; la KVK n'y mentionne pas de certificat PKIoverheid. Pour les entités moyennes et grandes avec un logiciel SBR, la KVK mentionne bien ce certificat. Si votre expert-comptable s'en charge, c'est celui du cabinet.
Mis à jour le 30 octobre 2026
Données clés
| Base légale | art. 2:394 BW (dépôt), numérique selon le Besluit elektronische deponering handelsregister (arrêté sur le dépôt électronique au registre du commerce) |
| Portail, micro et petite | Zelf Deponeren : eHerkenning (au moins niveau 2) ou e-mail et mot de passe avec mandat ; aucun certificat mentionné |
| SBR, moyenne et grande | Logiciel financier plus un certificat PKIoverheid pour envoyer (KVK) |
| Coût du dépôt lui-même | Aucun ; vous payez le logiciel et le certificat (KVK) |
Quelles voies existent réellement ?
Pour toute personne morale qui doit déposer, le dépôt numérique est l'intention ; la KVK cite SBR comme voie standard. Pour les exercices commençant le 1er janvier 2025 ou après, la dispense temporaire pour certaines personnes morales a pris fin, selon le domaine SBR Handelsregister. Il y a trois vraies voies et une exception.
| Voie | Pour qui | Ce qu'il vous faut | Certificat ? |
|---|---|---|---|
| Portail Zelf Deponeren de la KVK | Micro et petite saisissent les comptes annuels dans le portail. Moyenne et grande téléversent des comptes annuels déjà approuvés ; pour grande, un fichier XBRL n'y est pas accepté, un paquet iXBRL l'est | Connexion avec eHerkenning (au moins niveau 2) ou avec e-mail et mot de passe plus mandat, et un code d'accès pour la personne morale | Non mentionné sur la page de la KVK |
| SBR avec logiciel financier via Digipoort | Toute catégorie ; pour moyenne et grande la voie standard | Un logiciel capable de créer un message SBR, et pour moyenne et grande un certificat PKIoverheid pour envoyer | Oui pour moyenne et grande, selon la page de la KVK sur SBR |
| Votre expert-comptable ou comptable | Toute catégorie | Un mandat ; le cabinet envoie généralement avec un logiciel SBR | C'est alors le certificat du cabinet |
| PDF par e-mail à sbr.ontheffing@kvk.nl | Seulement si le dépôt numérique est réellement impossible ; contactez d'abord la KVK | Vos motifs et les comptes annuels en PDF | Non, mais c'est une exception, pas une voie |
Le Besluit elektronische deponering handelsregister exige des personnes morales qui ne relevaient pas des groupes antérieurs, comme les grandes, SBR à partir des exercices commençant le 1er janvier 2025 ou après. Selon la KVK, l'exception PDF pour les grandes personnes morales ne s'applique qu'aux exercices jusqu'en 2024 inclus.
Ce qu'est un certificat et ce qu'est eHerkenning
Ce sont deux choses différentes. eHerkenning est un moyen de connexion : vous prouvez que vous pouvez agir au nom de la personne morale. Un certificat PKIoverheid est un certificat numérique avec lequel les messages sont envoyés ; la KVK écrit sur la page SBR que pour moyenne et grande il vous faut, en plus du logiciel, un certificat « pour pouvoir envoyer les comptes annuels ». La KVK dit aussi que le dépôt lui-même est gratuit et que vous payez le progiciel et le certificat.
Pour la voie du portail, la KVK demande l'une de deux choses. Avec eHerkenning, il faut au moins le niveau de fiabilité 2. Avec e-mail et mot de passe, il vous faut un mandat, et ce mandat est gratuit. Pour un mandat via eHerkenning, vous payez souvent le fournisseur du moyen eHerkenning, mais la page ne cite aucun montant. Les coûts figurent dans combien coûtent eHerkenning, PKIoverheid et un logiciel SBR.
Une BV micro ou petite peut-elle encore utiliser le portail pour l'exercice 2025 ?
Sur la page de la KVK consacrée aux micro et petites (publiée le 4 décembre 2025), le portail Zelf Deponeren est la première de deux voies, à côté du comptable ou expert-comptable avec logiciel. La page ne mentionne aucune date de fin pour micro et petite et n'exclut pas l'exercice 2025. La page de l'Ondernemersplein dit que les personnes morales déposent « selon SBR » à partir de l'exercice 2025 ; ce n'est pas une contradiction, car le portail effectue le dépôt SBR pour vous. Dans les résultats de recherche, on lit parfois que micro et petite ne pourraient pas passer par le portail. Nous n'avons pas retrouvé cette phrase le 27 octobre 2026 sur les pages de la KVK que nous avons lues. La vraie réponse apparaît à la connexion : si la personne morale peut choisir l'exercice et saisir les comptes annuels, le portail fonctionne.
Cas : deux BV, deux voies
Deux BV fictives déposent les comptes annuels 2025 le 27 octobre 2026. La limite ultime de douze mois est le 31 décembre 2026 pour les deux, mais les huit jours suivant l'approbation déterminent le véritable délai. Chaque BV doit remplir deux des trois seuils sur deux exercices consécutifs pour relever d'une catégorie ; ici cela concerne les deux années.
| Jansen Verhuur BV | Van Dam Techniek BV | |
|---|---|---|
| Chiffres 2025 | Total du bilan € 310.000, chiffre d'affaires € 120.000, un salarié : micro (seuils : total du bilan ≤ € 450.000, chiffre d'affaires net ≤ € 900.000, < 10 salariés) | Total du bilan € 9,4 millions, chiffre d'affaires € 18 millions, 62 salariés : moyenne |
| Approuvé | Assemblée du DGA le 4 novembre 2026 ; dépôt au plus tard le 12 novembre 2026 | Approuvé par les actionnaires le 20 octobre 2026 ; dépôt au plus tard le 28 octobre 2026 |
| Voie | Zelf Deponeren, connexion avec eHerkenning niveau 2+ | Le cabinet comptable envoie avec un logiciel SBR |
| Certificat nécessaire ? | Non, selon la page de la KVK sur le portail | Oui, chez le cabinet ; la BV n'a pas à en acquérir elle-même |
| Ce que fait la BV elle-même | Vérifier l'aperçu, soumettre et conserver l'accusé de réception | Donner mandat et fournir les comptes annuels plus le rapport d'audit |
Le schéma : un certificat ne devient une question que si vous voulez envoyer vous-même avec un logiciel SBR, et alors surtout pour moyenne et grande. Qui utilise le portail a besoin d'un moyen de connexion, pas d'un certificat.
Malentendus
- « Sans PKIoverheid, personne ne peut déposer. » Pour le portail, la KVK ne le mentionne pas.
- « eHerkenning, c'est la même chose qu'un certificat. » L'un connecte, l'autre envoie.
- « Avec le bon logiciel, je n'ai rien à organiser. » Le logiciel crée le message ; qui envoie a le certificat ou le mandat.
- « Je paie la KVK pour le dépôt. » La KVK ne facture rien pour cela.
Comment cela fonctionne chez Jaarrekening.io
Jaarrekening.io n'envoie rien à la KVK, vous n'avez donc besoin d'aucun certificat pour notre application. L'application crée la version de publication et, pour les exercices pris en charge, un fichier XBRL. Pour micro et petite, vous reprenez les chiffres dans le portail ; pour moyenne, vous téléversez dans le portail ou donnez le fichier à votre expert-comptable ; pour grande, l'expert-comptable dépose avec un logiciel SBR. Le premier jeu de comptes annuels de votre compte est gratuit, pour chaque catégorie de taille.
Sources
- KVK : déposer soi-même ses comptes annuels
- KVK : dépôt avec SBR (PKIoverheid pour moyenne et grande)
- KVK : déposer les comptes annuels, catégorie micro et petite
- KVK : déposer les comptes annuels, catégorie grande
- KVK : établir et déposer des comptes annuels XBRL (moyenne)
- Besluit elektronische deponering handelsregister, art. 2 (wetten.overheid.nl)
Questions fréquentes
Ai-je besoin d'un certificat PKIoverheid pour déposer mes comptes annuels ?
Pas toujours. La KVK mentionne le certificat sur la page SBR pour les entités moyennes et grandes, à côté du logiciel. Pour le portail Zelf Deponeren (micro et petite), vous vous connectez avec eHerkenning, au moins niveau 2, ou avec e-mail et mot de passe plus mandat, et la KVK n'y mentionne aucun certificat.
Le dépôt auprès de la KVK coûte-t-il quelque chose ?
Non. La KVK écrit que le dépôt lui-même est gratuit, y compris via SBR. Vous payez en revanche le moyen avec lequel vous vous connectez ou envoyez : un moyen eHerkenning, un logiciel SBR et, pour moyenne et grande, le certificat PKIoverheid.
Puis-je déposer sans eHerkenning ?
Oui, via le portail avec e-mail et mot de passe, mais il vous faut alors un mandat. Un mandat sur e-mail et mot de passe est gratuit. Selon la KVK, les personnes morales moyennes et grandes ne peuvent utiliser le portail que de cette façon (avec mandat).
Mon comptable ou expert-comptable peut-il déposer pour moi ?
Oui. Vous donnez un mandat, par écrit ou avec votre propre moyen eHerkenning. L'obligation légale de déposer à temps et correctement reste à la charge de la direction de la personne morale.
Puis-je envoyer les comptes annuels à la KVK par e-mail ou par courrier ?
Seulement si le dépôt numérique n'est pas possible, et vous contactez alors d'abord la KVK. Le PDF est envoyé à sbr.ontheffing@kvk.nl avec vos motifs. Pour les grandes personnes morales, l'exception PDF s'applique aux exercices jusqu'en 2024 inclus.
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