Jaarrekening maken vanuit AFAS Profit
In AFAS Profit is de proef-/saldibalans de veiligste bron voor de jaarrekening: de auditfile bevat volgens AFAS geen beginbalans.
Het korte antwoord
AFAS Profit heeft een eigen onderdeel Verslaglegging en een Rapportagecockpit waarmee volgens AFAS ook KvK-stukken in SBR/XBRL worden verstuurd. Wilt u de cijfers elders verwerken, exporteer dan de proef-/saldibalans via Financieel / Grootboek / Overzicht. De auditfile maakt Profit alleen per heel boekjaar en zonder beginbalans.
Bijgewerkt op 26 oktober 2026
Kerngegevens
| Leverancier | AFAS Software; product AFAS Profit (Financieel) |
| Exportformaten | Proef-/saldibalans en kolommenbalans als weergave naar Excel of als rapport; auditfile ‘XML versie 3’ (.xaf) |
| RGS | RGS-referentiecode per grootboekrekening; vanaf Profit 7 RGS-versie 3.7; export via het veld ‘RGS-referentie met extensie’ |
| Eigen jaarrekeningfunctie | Verslaglegging (kolommenbalans uitwerken, rapport, consolidatie) en Rapportagecockpit met SBR/XBRL |
| Bron | help.afas.nl (Help Center Nederland), geraadpleegd op 6 oktober 2026 |
Wat AFAS Profit zelf biedt voor de jaarrekening
AFAS noemt in het Help Center twee onderdelen. Met Verslaglegging kunt u volgens AFAS ‘de kolommenbalans uitwerken, verslaglegging genereren en consolideren’; het onderdeel levert onder meer een voorblad, de balans, de verlies- en winstrekening en toelichtingen daarop. U opent het via Financieel / Verslaglegging / Verslagleggingscockpit en werkt per financieel project.
Daarnaast wijst AFAS op de Rapportagecockpit als ‘goed alternatief’, omdat verslaglegging tegenwoordig in SBR/XBRL wordt uitgewisseld. Volgens dezelfde helppagina kunnen met die cockpit ‘ook de KvK-stukken gedeponeerd worden en verstuurd in SBR/XBRL-formaat’. Welke rapportagemodellen in uw licentie zitten, verschilt per omgeving; vraag dat na bij uw applicatiebeheerder.
De cijfers uit AFAS halen: proef-/saldibalans en auditfile
Proef-/saldibalans naar Excel
- Ga naar Financieel / Grootboek / Overzicht / Proef-/saldibalans.
- Kies bij Type rekening voor Totaal en selecteer alle perioden met boekingen voor dit boekjaar, inclusief de correctieperiode. Die is volgens AFAS standaard periode 13 bij een maandtabel en periode 5 bij een kwartaaltabel.
- Klik op Voltooien; de kolom Beginbalans toont de saldi aan het begin van het boekjaar.
- Exporteer de weergave naar Excel, of open het rapport Proef-/saldibalans (Profit) via Financieel / Uitvoer / Rapport.
De kolommenbalans staat op dezelfde plek: Financieel / Grootboek / Overzicht / Kolommenbalans. Onderaan beide overzichten staat het Totaal Resultaat van het lopende boekjaar; de resultaatrekening zelf toont als beginbalans het resultaat van het jaar ervoor.
Auditfile (XAF) uit Profit
Het auditbestand maakt u via Financieel / Beheer / Auditbestand / Auditfile XML versie 3. U vult het boekjaar in, kiest een map en klikt op Voltooien. Profit zet de taak in de wachtrij; u handelt het bestand af via Financieel / Beheer / Wachtrij. Het resultaat is een niet-gecomprimeerd bestand met de extensie .xaf, één per administratie.
RGS-codes in AFAS Profit
Profit legt per grootboekrekening een RGS-referentiecode en een RGS-extensie vast: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening, rekening openen, RGS-referentiecode kiezen. Vanaf Profit 7 ondersteunt AFAS RGS-versie 3.7. Codes die in die versie zijn vervallen, heeft AFAS leeggemaakt; loop na een update dus na welke rekeningen geen code meer hebben.
De helppagina over de auditfile noemt RGS niet. AFAS beschrijft de export van RGS-codes via gegevensverzamelingen: voeg in een weergave of analyse met grootboekrekeningen het veld ‘RGS-referentie met extensie’ toe en exporteer die. Zo ziet u per rekening welke code is gekoppeld en blijft er minder mappingwerk over.
Controles vóór de export uit AFAS
- Geen jaarafsluiting, wel een aansluiting. Profit kent volgens AFAS ‘geen officiële jaarovergang of jaarafsluiting’: de eindbalans is automatisch de beginbalans van het nieuwe jaar. Vergelijk daarom periode 0 van 2026 met het eindsaldo van 2025: periode 12, of de correctieperiode als u die gebruikt.
- Resultaatbestemming. Controleer of de bestemming van het resultaat van het vorige jaar al is geboekt; zolang dat niet zo is, staat dat resultaat als beginbalans op de resultaatrekening.
- Perioden dicht. Blokkeer de perioden van 2025 zodra de laatste memoriaalboeking is gedaan; een geblokkeerde periode moet in Profit eerst worden gedeblokkeerd voordat iemand een journaalpost kan wijzigen.
- Debiteuren en crediteuren. De proef-/saldibalans rekent op boekingsdatum, de openstaande-postenlijst op factuurdatum. Gebruik voor de aansluiting de rapporten Controlelijst debiteuren (Profit) en Controlelijst crediteuren (Profit).
- Voorafgaande journaalposten. Correcties die alleen in de Verslagleggingscockpit staan, zitten pas in het grootboek nadat u ze met de actie Verwerken hebt geboekt.
Rekenvoorbeeld: wat er zonder beginbalans gebeurt
Stel dat de bankrekening op 1 januari 2025 € 84.300 debet stond. In 2025 is er € 612.400 bijgeboekt en € 640.150 afgeboekt. De proef-/saldibalans toont dan een eindsaldo van € 56.550 debet. Telt een programma alleen de mutaties uit de auditfile op, dan komt het uit op € 27.750 credit: een bankschuld die niet bestaat. Het verschil is precies de ontbrekende beginbalans.
Van AFAS-export naar een jaarrekening volgens Titel 9
De export is grondstof. Voor de jaarrekening deelt u de rekeningen in naar de wettelijke posten, voegt u de cijfers van 2024 toe art. 2:363 lid 5 BW en schrijft u de toelichting. Daarna stelt de algemene vergadering vast en deponeert u binnen acht dagen, uiterlijk twaalf maanden na het einde van het boekjaar art. 2:394 lid 1 en 3 BW.
| Grootteklasse | Route vanuit AFAS Profit |
|---|---|
| Micro en klein | Rapportagecockpit met SBR/XBRL, of de proef-/saldibalans exporteren en zelf deponeren in het KVK-portaal Zelf Deponeren |
| Middelgroot | Dossier voorbereiden uit Profit; de accountant controleert art. 2:393 lid 1 BW. Deponeren kan via SBR, of door de vastgestelde jaarrekening te uploaden in het KVK-portaal |
| Groot of een groep | Consolideren kan in de Verslagleggingscockpit door financiële projecten in een boomstructuur te slepen; de controle blijft bij de accountant |
AFAS-cijfers inlezen in Jaarrekening.io
Jaarrekening.io leest een saldibalans in Excel of CSV in, of een XAF-auditfile (versie 3.1 en 3.2). Voor AFAS raden wij de proef-/saldibalans aan: vindt de app in een auditbestand geen beginbalans, dan meldt zij dat de eindsaldi van balansrekeningen onvolledig kunnen zijn. RGS-codes neemt de app alleen over uit een auditbestand, niet uit een Excel-kolom; bij de Excel-route controleert u dus het toewijzingsvoorstel van de AI. Een directe koppeling met AFAS is in voorbereiding en nog niet vrijgegeven. Meer over de routes leest u bij koppelen aan uw boekhoudpakket.
Wanneer AFAS zelf of uw accountant de betere route is
Werkt uw organisatie al met de Rapportagecockpit en een ingericht SBR-traject, dan is er weinig reden om de cijfers te verplaatsen. Dat geldt ook bij een controleplichtige groep met consolidatie: daar wil de accountant voorafgaande journaalposten en dossierlijsten uit Profit zien. Een export naar andere software past vooral bij een losse BV zonder ingerichte verslaglegging, of bij een holding die buiten de AFAS-omgeving valt. Loop in alle gevallen eerst de controles op de saldibalans na. Voert u een kleine vennootschap liever in één systeem, dan kan dat ook met de boekhouding van Jaarrekening.io.
Bronnen
- AFAS Help Center: Auditfile Financieel — menupad, heel boekjaar, geen beginbalans, wachtrij
- AFAS Help Center: Proef-/saldibalans raadplegen — menupad, kolom Beginbalans, rapport
- AFAS Help Center: Referentie GrootboekSchema (RGS) inrichten — RGS 3.7, vastleggen en exporteren
- AFAS Help Center: Overzichten en controlelijsten voor de jaarovergang — geen jaarafsluiting, controlelijsten
- AFAS Help Center: Verslaglegging — onderdelen, Rapportagecockpit en SBR/XBRL
- AFAS Help Center: Uitwerken kolommenbalans — voorafgaande journaalposten verwerken
- AFAS Help Center: Correcties in correctieperiode Financieel — correctieperiode in de periodetabel, standaard periode 13 bij een maandtabel
- KVK: Zelf deponeren van je jaarrekening — wie het portaal kan gebruiken en hoe u inlogt
- Art. 2:394 BW (wetten.overheid.nl) — deponeren binnen acht dagen na vaststelling, uiterlijk twaalf maanden na het boekjaar
Veelgestelde vragen
Waarom mist de beginbalans in mijn AFAS-auditfile?
Dat is volgens AFAS de opzet: de financiële mutaties vormen de basis van de auditfile en de beginbalans gaat niet mee. AFAS verwijst daarvoor naar het voorgaande jaar. Gebruik voor jaarcijfers de proef-/saldibalans, die een kolom Beginbalans heeft.
Kan ik in AFAS een auditfile over een half jaar maken?
Nee. AFAS schrijft dat Profit alleen een auditfile van een heel boekjaar kan maken. Begint een administratie na 1 januari, dan kunt u voor dat jaar geen auditfile aanmaken. Voor een tussentijdse stand gebruikt u de proef-/saldibalans met een periodeselectie.
Waar zie ik in AFAS welke rekeningen een RGS-code hebben?
Open een weergave of analyse op de gegevensverzameling met grootboekrekeningen en voeg het veld ‘RGS-referentie met extensie’ toe. Rekeningen zonder waarde hebben nog geen code. De code zelf legt u vast in de eigenschappen van de grootboekrekening.
Mijn debiteurensaldo wijkt af van de openstaande posten. Wat nu?
Dat komt meestal door de peildatum. De openstaande-postenlijst gebruikt de factuurdatum, de proef-/saldibalans de boekingsdatum. AFAS adviseert de rapporten Controlelijst debiteuren (Profit) en Controlelijst crediteuren (Profit); blijft er verschil, dan kan Financieel herberekenen nodig zijn.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
Uw eerste jaarrekening is gratis, voor elke grootteklasse. Maak een account aan en stel haar op volgens Titel 9 BW2, van saldibalans tot publicatiestukken.
Gratis starten