Jaarrekening maken vanuit Unit4 Multivers

Het korte antwoord

Unit4 Multivers is overgegaan naar Exact: multivers.nl verwijst door naar Exact en de online versie heet Exact Multivers Online. In Multivers Accounting maakt u een auditfile via Extra | Aanmaken Auditfile voor belastingcontrole. Vink XML export aan voor een XAF-bestand in versie 3.2, kies het rubrieksschema voor RGS en neem de Openingbalance mee. Voor Unit4 ERP gelden andere menu's.

Bijgewerkt op 26 oktober 2026

Kerngegevens

Welke Unit4 gebruikt u?

Onder de naam Unit4 gingen twee soorten software schuil. Voor de export maakt het uit welke u hebt.

De rest van deze pagina gaat over Multivers, omdat daarvoor een handleiding van de leverancier openbaar is. De algemene controle of de saldi aansluiten op de jaarrekening geldt ook voor Unit4 ERP. De menupaden en de opties van de auditfile hieronder zijn alleen voor Multivers geverifieerd.

Wat Multivers zelf biedt voor de jaarrekening

Het deel van de handleiding dat wij raadpleegden, gaat over administratiebeheer: back-ups, jaarovergang en de auditfile. Een onderdeel voor de jaarrekening volgens Titel 9 staat er niet in, en wij hebben het voor Multivers niet elders kunnen verifiëren. Exact heeft voor kantoren een eigen jaarrekeningproduct; wat dat doet, leest u op de pagina over Exact Online. Ga er voor Multivers van uit dat de jaarrekening bij uw kantoor of in aparte software tot stand komt.

Auditfile aanmaken in Multivers Accounting

1. Start het menu Extra | Aanmaken Auditfile voor belastingcontrole.
2. Geef de map op waar het bestand moet komen.
3. Vink XML-export aan. Zonder dat vinkje maakt Multivers een ascii-bestand met de extensie .adf.
4. Selecteer geen oudere versie: volgens de handleiding maakt u dan ‘een Auditfile 3.2 bestand’.
5. Kies het rubrieksschema als u RGS gebruikt, en kies ervoor de Openingbalance te exporteren.
6. Selecteer het boekjaar en zo nodig de perioden, en start het aanmaken.

De handleiding die wij vonden is van 2021 en beschrijft versie 12. Schermen kunnen in uw versie afwijken. Een menupad voor een saldibalans in Excel staat niet in dit deel; kijk daarvoor in de andere delen van de handleiding of vraag Exact. De handleiding saldibalans beschrijft wat het bestand moet bevatten.

RGS in Multivers

Multivers neemt RGS mee via een rubrieksschema. In het scherm van de auditfile kiest u ‘het juiste rubrieksschema’; standaard staat de keuze op ‘Nvt’, niet van toepassing. Die stand gebruikt u volgens de handleiding als u wel versie 3.2 maakt, maar niet met RGS werkt. Zijn uw rekeningen aan het schema gekoppeld, dan staat de code in het bestand en volgt de indeling in de jaarrekening daar grotendeels uit. Zo niet, dan wijst u de rekeningen zelf toe; zie RGS-mapping.

Controles vóór de export uit Multivers

• Openingsbalans mee. Zonder de optie Openingbalance bevat het bestand alleen de mutaties van het jaar.
• Perioden. Beperk de periodeselectie niet; de jaarrekening vraagt het hele boekjaar.
• Eén bestand per jaar. Hernoem na elke export, anders overschrijft het volgende jaar het vorige.
• Bewaren. Bewaar de auditfiles zeven jaar art. 2:10 lid 3 BW; dat is extra van belang als u van pakket wisselt.

Rekenvoorbeeld: rekeningen zonder mutaties verdwijnen

Een BV heeft € 18.000 aandelenkapitaal en € 150.000 agio. Op die twee rekeningen wordt in 2025 niets geboekt. Exporteert u zonder openingsbalans, dan komen ze in het bestand niet voor als saldo: het eigen vermogen lijkt € 168.000 lager. De mutaties zelf zijn in evenwicht, dus het bestand sluit en niemand krijgt een foutmelding. Pas de vergelijking met de balans uit Multivers laat het gat zien.

Van Unit4-export naar jaarrekening

Na de export volgen de wettelijke stappen: indelen, vergelijkende cijfers opnemen art. 2:363 lid 5 BW, toelichten, vaststellen en deponeren art. 2:394 lid 1 BW.

Multivers en Jaarrekening.io

Jaarrekening.io leest een XAF-auditfile in versie 3.1 of 3.2 in, het formaat dat Multivers met XML-export maakt; het .adf-bestand leest de app niet. Controleer na het inlezen de eindsaldi van de balansrekeningen tegen de balans in Multivers: de app meldt het als zij in het bestand geen beginbalans herkent. RGS-codes uit het bestand worden gebruikt voor de toewijzing. Ook een saldibalans uit Multivers in Excel of CSV wordt ingelezen. Een directe koppeling met Multivers of Unit4 is in voorbereiding en nog niet vrijgegeven; lees meer bij koppelen aan uw boekhoudpakket.

Wanneer de accountant het dossier uit Unit4 overneemt

Gebruikt uw organisatie Unit4 ERP en is zij controleplichtig, dan bereidt u het dossier voor en doet de accountant de controle. Bij Multivers met een kleine BV kunt u de jaarrekening zelf opstellen. Overweegt u een overstap, vraag Exact dan eerst naar de plannen voor Multivers, en bekijk als alternatief voor een eenvoudige administratie de boekhouding van Jaarrekening.io.

Bronnen

• Exact Multivers Online: inlogpagina — productnaam, Exact B.V., support via support.exact.com
• Multivers Accounting, handleiding Deel VII Administratiebeheer (pdf, versie 12.x.x, 2021) — hoofdstuk 3.3 Aanmaken Auditfile
• multivers.nl — verwijst door naar Exact (boekhoudsoftware van Exact)
• Art. 2:10 BW (wetten.overheid.nl) — administratieplicht en zeven jaar bewaren
• Art. 2:394 BW (wetten.overheid.nl) — deponeren binnen acht dagen na vaststelling, uiterlijk twaalf maanden na het boekjaar
• Belastingdienst (ODB): uitfasering oude Auditfiles Financieel per 1 januari 2027 — alleen XAF 4.0

Lees ook