Wat is een saldibalans en waarom heb ik die nodig?

Het korte antwoord

Een saldibalans is het overzicht van alle grootboekrekeningen met hun eindsaldo, waarbij debet en credit gelijk zijn. Het is het startpunt van elke jaarrekening.

Grondslag: art. 2:362 BW

Welke gegevens staan in een saldibalans?

Uit de saldibalans wordt de jaarrekening opgebouwd: elke rekening krijgt op basis van haar inhoud een passende plaats in de balans of de winst-en-verliesrekening. Het wettelijke inzicht en de gekozen verslaggevingsgrondslagen bepalen de presentatie; één standaardmodel past niet in ieder geval.

Een bruikbare export toont per grootboekrekening het nummer, de omschrijving en het debet- of creditsaldo op een gekozen datum. Zij bevat dus meer detail dan de gepubliceerde balans. Neem bijvoorbeeld bank € 12.000 debet, debiteuren € 8.000 debet, crediteuren € 5.000 credit en eigen vermogen € 15.000 credit: beide zijden tellen € 20.000. Een sluitende som bewijst dat de boekingen rekenkundig aansluiten, maar nog niet dat iedere rekening inhoudelijk goed is geboekt. Controleer daarom de selectieperiode en de gekozen administratie.

Hoe zet u rekeningen om naar jaarrekeningposten?

Belangrijk is dat u de saldibalans ná alle afsluit- en correctieboekingen gebruikt. Een proefbalans van halverwege het traject leidt tot cijfers die later opnieuw moeten worden ingelezen.

De boekhouding kan voor dezelfde wettelijke post meerdere rekeningen gebruiken. Vorderingen op handelsdebiteuren van € 6.000 en € 2.000 worden samen € 8.000 op de passende balansregel, terwijl een vordering op een bestuurder afzonderlijke beoordeling kan vragen. Een negatieve bankstand is doorgaans een schuld, geen negatief actief. Noteer voor elke rekening waarom zij aan een post is gekoppeld en vergelijk die indeling met vorig jaar. De saldibalans levert de bedragen, maar de toelichting en waarderingsgrondslagen ontstaan pas na inhoudelijke beoordeling.

Welke controles doet u vóór het opstellen?

Voor de vergelijkende cijfers heeft u dezelfde opstelling over het voorgaande boekjaar nodig (art. 2:363 lid 5 BW). Die kunt u ook uit de vorige jaarrekening laten overnemen.

Maak een aansluiting tussen eindsaldi, proef- en saldibalans en definitieve jaarrekening. Controleer of afschrijvingen, voorraadcorrecties, te betalen belastingen en resultaatbestemming op het juiste moment zijn geboekt. Een export van 30 december mist mogelijk de laatste dag van een kalenderboekjaar. Vraag daarnaast een bron voor de vergelijkende cijfers van het voorafgaande jaar; de oude pdf kan helpen, maar een grootboekexport maakt verschillen beter verklaarbaar. Bewaar beide exports en de mapping bij het dossier. Bij een nieuwe export na een correctie controleert u opnieuw de totalen.

Hoe controleert u de export met een rekenvoorbeeld?

Kies een rekening uit iedere hoofdgroep en volg haar van grootboek naar jaarrekening. Neem bijvoorbeeld handelsdebiteuren van € 8.000 op de saldibalans. Trek een oninbare factuur van € 1.500 af indien de waarderingsregels dat vragen en verklaar waarom in de jaarrekening € 6.500 staat. Een verschil is dus niet altijd een fout, maar zonder correctieboeking of toelichting is het niet te volgen. Doe dezelfde controle voor banksaldo, leningen, omzet en kosten. Noteer steeds de peildatum van de export en de datum van de afsluitboeking die het saldo veranderde.

Let op tekengebruik: het ene boekhoudpakket toont schulden positief in een creditkolom, het andere met een minteken in één saldokolom. Bij import van Excel of CSV moet die conventie juist worden gelezen. Een omgedraaide schuld van € 20.000 kan de balans kunstmatig groter of kleiner maken. Controleer daarom het totaal debet en credit en vergelijk een paar bekende bank- en crediteurensaldi met de bron. Als een XAF-auditbestand wordt gebruikt, blijft dezelfde inhoudelijke beoordeling van posten nodig. De saldibalans is een betrouwbare start wanneer bronperiode, volledigheid en mapping aantoonbaar kloppen.

Bronnen

• Belastingdienst: administratie bijhouden
• KvK: inhoud jaarrekening

Lees ook