Heb ik een PKIoverheid-certificaat nodig om de jaarrekening te deponeren?
Niet voor elke route. Het hangt af van uw grootteklasse en van wie de jaarrekening verstuurt: u via het KVK-portaal, of software of uw accountant via SBR.
Het korte antwoord
Micro en klein deponeren zelf via het KVK-portaal Zelf Deponeren, met eHerkenning (minimaal niveau 2) of e-mail en wachtwoord plus machtiging; een PKIoverheid-certificaat noemt de KVK daar niet. Voor middelgroot en groot met SBR-software noemt de KVK dat certificaat wel. Doet uw accountant het, dan is het van het kantoor.
Bijgewerkt op 27 oktober 2026
Kerngegevens
| Wettelijke basis | art. 2:394 BW (deponeren), digitaal volgens het Besluit elektronische deponering handelsregister |
| Portaal, micro en klein | Zelf Deponeren: eHerkenning (minimaal niveau 2) of e-mail en wachtwoord met machtiging; geen certificaat genoemd |
| SBR, middelgroot en groot | Financiële software plus een PKIoverheid-certificaat om te verzenden (KVK) |
| Kosten van deponeren zelf | Geen; u betaalt voor software en certificaat (KVK) |
Welke routes bestaan er echt?
Voor elke rechtspersoon die moet deponeren, is digitaal deponeren de bedoeling; de KVK noemt SBR als standaardroute. Voor boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2025 is de tijdelijke vrijstelling voor sommige rechtspersonen vervallen, volgens het SBR-domein Handelsregister. Er zijn drie echte routes en één uitzondering.
| Route | Voor wie | Wat u nodig hebt | Certificaat? |
|---|---|---|---|
| Zelf Deponeren-portaal van de KVK | Micro en klein vullen de jaarrekening in het portaal in. Middelgroot en groot uploaden een reeds vastgestelde jaarrekening; bij groot kan een XBRL-bestand daar niet, een iXBRL-pakket wel | Inloggen met eHerkenning (minimaal niveau 2) of met e-mail en wachtwoord plus machtiging, en een toegangscode voor de rechtspersoon | Niet genoemd op de pagina van de KVK |
| SBR met financiële software via Digipoort | Elke klasse; bij middelgroot en groot de standaardroute | Software die een SBR-bericht kan maken, en bij middelgroot en groot een PKIoverheid-certificaat om te verzenden | Ja bij middelgroot en groot, volgens de KVK-pagina over SBR |
| Uw accountant of boekhouder | Elke klasse | Een machtiging; meestal verstuurt het kantoor met SBR-software | Dat is dan het certificaat van het kantoor |
| PDF per e-mail naar sbr.ontheffing@kvk.nl | Alleen als digitaal deponeren echt niet kan; neem eerst contact op met de KVK | Uw redenen en de jaarrekening als pdf | Nee, maar het is een uitzondering, geen route |
Het Besluit elektronische deponering handelsregister vraagt van rechtspersonen die niet onder de eerdere groepen vielen, zoals grote, SBR vanaf boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2025. De PDF-uitzondering voor grote rechtspersonen geldt volgens de KVK alleen voor boekjaren tot en met 2024.
Wat een certificaat is en wat eHerkenning is
Het zijn twee verschillende dingen. eHerkenning is een inlogmiddel: u bewijst dat u namens de rechtspersoon mag handelen. Een PKIoverheid-certificaat is een digitaal certificaat waarmee berichten worden verzonden; de KVK schrijft op de SBR-pagina dat u bij middelgroot en groot naast de software een certificaat nodig hebt "om de jaarrekening te kunnen verzenden". De KVK zegt ook dat deponeren zelf gratis is en dat u betaalt voor het softwarepakket en het certificaat.
Voor de portaalroute vraagt de KVK een van twee dingen. Met eHerkenning is minimaal betrouwbaarheidsniveau 2 nodig. Met e-mail en wachtwoord hebt u een machtiging nodig, en die machtiging is gratis. Bij een machtiging via eHerkenning betaalt u vaak de leverancier van het eHerkenningsmiddel, maar de pagina noemt geen bedragen. Kosten staan op wat kost eHerkenning, PKIoverheid en SBR-software.
Kan een micro- of kleine BV voor boekjaar 2025 nog via het portaal?
Op de KVK-pagina over micro en klein (gepubliceerd 4 december 2025) staat het Zelf Deponeren-portaal als eerste van twee routes, naast de boekhouder of accountant met software. De pagina noemt geen einddatum voor micro en klein en sluit boekjaar 2025 niet uit. De pagina van het Ondernemersplein zegt dat rechtspersonen vanaf boekjaar 2025 "volgens SBR" indienen; dat is geen tegenstrijdigheid, omdat het portaal de SBR-indiening voor u doet. In zoekresultaten staat soms dat micro en klein niet via het portaal zouden kunnen. Die zin vonden wij op 27 oktober 2026 niet terug op de KVK-pagina's die wij lazen. Het echte antwoord ziet u bij het inloggen: kan de rechtspersoon het boekjaar kiezen en de jaarrekening invoeren, dan werkt het portaal.
Casus: twee BV's, twee routes
Twee fictieve BV's deponeren de jaarrekening 2025 op 27 oktober 2026. De uiterste grens van twaalf maanden is voor beide 31 december 2026, maar de acht dagen na de vaststelling bepalen de echte deadline. Elke BV moet over twee opeenvolgende boekjaren aan twee van de drie grenzen voldoen om in een klasse te vallen; hier gaat het om beide jaren.
| Jansen Verhuur BV | Van Dam Techniek BV | |
|---|---|---|
| Cijfers 2025 | Balanstotaal € 310.000, omzet € 120.000, één werknemer: micro (grenzen: balanstotaal ≤ € 450.000, netto-omzet ≤ € 900.000, < 10 werknemers) | Balanstotaal € 9,4 miljoen, omzet € 18 miljoen, 62 werknemers: middelgroot |
| Vastgesteld | Vergadering van de DGA op 4 november 2026; deponeren uiterlijk 12 november 2026 | Vastgesteld door de aandeelhouders op 20 oktober 2026; deponeren uiterlijk 28 oktober 2026 |
| Route | Zelf Deponeren, inloggen met eHerkenning niveau 2+ | Het accountantskantoor verstuurt met SBR-software |
| Certificaat nodig? | Nee, volgens de KVK-pagina over het portaal | Ja, bij het kantoor; de BV hoeft er zelf geen aan te schaffen |
| Wat de BV zelf doet | Voorbeeld controleren, indienen en de ontvangstbevestiging bewaren | Machtiging geven en de jaarrekening plus controleverklaring aanleveren |
Het patroon: een certificaat wordt pas een vraag als u zelf met SBR-software wilt verzenden, en dan vooral bij middelgroot en groot. Wie het portaal gebruikt, heeft een inlogmiddel nodig, geen certificaat.
Misverstanden
- "Zonder PKIoverheid kan niemand deponeren." Voor het portaal noemt de KVK het niet.
- "eHerkenning is hetzelfde als een certificaat." Het ene logt in, het andere verzendt.
- "Met de juiste software hoef ik niets te regelen." Software maakt het bericht; wie verzendt, heeft het certificaat of de machtiging.
- "Ik betaal de KVK voor het deponeren." De KVK rekent daar niets voor.
Zo werkt het bij Jaarrekening.io
Jaarrekening.io verstuurt niets naar de KVK, dus u hebt voor onze app geen certificaat nodig. De app maakt de publicatieversie en, voor ondersteunde boekjaren, een XBRL-bestand. Bij micro en klein neemt u de cijfers over in het portaal; bij middelgroot uploadt u in het portaal of geeft u het bestand aan uw accountant; bij groot dient de accountant met SBR-software in. De eerste jaarrekening in uw account is gratis, voor elke grootteklasse.
Bronnen
- KVK: zelf deponeren van je jaarrekening
- KVK: deponeren met SBR (PKIoverheid voor middelgroot en groot)
- KVK: jaarrekening deponeren, bedrijfsklasse micro en klein
- KVK: jaarrekening deponeren, bedrijfsklasse groot
- KVK: een XBRL-jaarrekening opstellen en deponeren (middelgroot)
- Besluit elektronische deponering handelsregister, art. 2 (wetten.overheid.nl)
Veelgestelde vragen
Heb ik een PKIoverheid-certificaat nodig om mijn jaarrekening te deponeren?
Niet altijd. De KVK noemt het certificaat op de SBR-pagina voor middelgroot en groot, naast de software. Voor het Zelf Deponeren-portaal (micro en klein) logt u in met eHerkenning, minimaal niveau 2, of met e-mail en wachtwoord plus machtiging, en de KVK noemt daar geen certificaat.
Kost deponeren bij de KVK iets?
Nee. De KVK schrijft dat deponeren zelf gratis is, ook via SBR. U betaalt wel voor het middel waarmee u inlogt of verzendt: een eHerkenningsmiddel, SBR-software en, bij middelgroot en groot, het PKIoverheid-certificaat.
Kan ik zonder eHerkenning deponeren?
Ja, via het portaal met e-mail en wachtwoord, maar dan hebt u een machtiging nodig. Een machtiging op e-mail en wachtwoord is gratis. Middelgrote en grote rechtspersonen kunnen het portaal volgens de KVK alleen zo gebruiken (met machtiging).
Kan mijn boekhouder of accountant voor mij deponeren?
Ja. U verleent een machtiging, schriftelijk of met uw eigen eHerkenningsmiddel. De wettelijke plicht om tijdig en juist te deponeren blijft bij het bestuur van de rechtspersoon.
Mag ik de jaarrekening per e-mail of post naar de KVK sturen?
Alleen als digitaal deponeren niet kan, en dan neemt u eerst contact op met de KVK. De pdf gaat naar sbr.ontheffing@kvk.nl met uw redenen. Voor grote rechtspersonen geldt de pdf-uitzondering voor boekjaren tot en met 2024.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
Uw eerste jaarrekening is gratis, voor elke grootteklasse. Maak een account aan en stel haar op volgens Titel 9 BW2, van saldibalans tot publicatiestukken.
Gratis starten