Combien de temps dois-je conserver mes comptes annuels et ma comptabilité ?
Sept ans selon l'obligation fiscale de conservation (art. 52 AWR). Pour les données sur les biens immobiliers, dix ans à cause du délai de révision de la TVA.
La réponse courte
Sept ans selon l'obligation fiscale de conservation (art. 52 AWR). Pour les données sur les biens immobiliers, dix ans à cause du délai de révision de la TVA.
Base légale: art. 52 AWR (loi néerlandaise générale sur les impôts d'État) en lien avec l'art. 2:10 BW
Quelle durée s'applique à vos propres archives ?
L'obligation de conservation s'applique à l'ensemble de la comptabilité : grand livre, factures, relevés bancaires et les comptes annuels eux-mêmes. La conservation numérique est autorisée, à condition que les données restent lisibles et contrôlables pendant toute la durée.
Ne conservez pas seulement le pdf signé, mais aussi les données sous-jacentes permettant de recalculer les montants. Un poste clients de € 40.000 s'accompagne par exemple des factures ouvertes et des lettrages ; le total seul ne dit pas quels clients doivent encore payer. L'article 2:10, al. 3 BW prévoit sept ans pour les livres et documents de la personne morale. Sur le plan fiscal, sept ans s'appliquent aussi en principe aux données de base, avec des exceptions. Dressez un inventaire des fichiers, afin qu'un changement de logiciel ne fasse pas disparaître des justificatifs.
Quand le délai de conservation commence-t-il à courir ?
Outre le délai fiscal, le droit des sociétés connaît sa propre obligation de conservation des livres et documents de la personne morale (art. 2:10, al. 3 BW), également sept ans.
La Belastingdienst ne compte pas toujours simplement sept ans à partir de la date de facture. Une donnée peut d'abord rester d'actualité pendant des années, par exemple un contrat en cours. Ensuite seulement commence le délai de conservation pour cette donnée. Pour les biens immobiliers et les droits y afférents, un délai de dix ans s'applique aux données de TVA. Pour certaines données relevant du guichet unique, des délais différents s'appliquent également. Un investissement dans un bâtiment de € 120.000 appelle donc un autre contrôle des archives qu'un ticket de bureau ordinaire. Appréciez le délai applicable par type de donnée et documentez le choix.
Pourquoi la KVK ne remplace-t-elle pas vos archives ?
La KVK indique que les comptes annuels déposés peuvent actuellement être demandés jusqu'à sept ans en arrière, comptés selon ses règles de publication. Votre propre obligation légale d'archivage reste donc importante en elle-même.
La KVK met actuellement les comptes annuels à disposition jusqu'à sept ans en arrière, comptés selon ses propres règles à partir de l'année civile suivante. Ce registre public ne fournit en outre pas votre comptabilité complète, vos écritures de correction ou vos factures. Pour un contrôle fiscal ou une discussion avec un actionnaire, appuyez-vous donc sur vos propres archives lisibles. Testez une sauvegarde restaurée : pouvez-vous ouvrir la balance générale, les lignes du grand livre et les annexes sans l'ancien logiciel ? Conservez aussi la version réellement approuvée et la preuve du dépôt. Un nom de fichier avec l'exercice et le statut évite la confusion entre projet et version définitive.
Comment organiser des archives encore lisibles dans sept ans ?
Exportez, en plus des pdf, des formats de données ouverts pour le grand livre et la balance générale, avec numéros de comptes et dates. L'impression d'un rapport montre par exemple € 30.000 de stocks, mais sans inventaire ni lignes d'écritures, cette valeur ne pourra plus être expliquée. Conservez des scans des factures d'achat avec un nom de fichier reconnaissable et vérifiez qu'une sauvegarde peut réellement être restaurée. Donnez à un dirigeant successeur l'accès aux archives sans avoir besoin des comptes personnels d'un collaborateur parti. Répétez ce test lors d'un changement de logiciel et conservez l'explication utilisée pour les colonnes et la convention de signe.
Établissez un aperçu des données à délai différent. Un bâtiment acheté en 2022 et encore utilisé en 2026 demande une autre attention fiscale en matière de conservation qu'un ticket de voyage ordinaire de 2022. Notez quand les contrats perdent leur portée actuelle ; ce n'est qu'ensuite que le délai de conservation commence parfois, comme l'explique la Belastingdienst. Ne supprimez pas des documents simplement parce qu'une copie KVK peut encore être commandée. Les comptes annuels publics ne contiennent pas la comptabilité complète et peuvent disparaître après la période de consultation actuelle. Conservez aussi la preuve du fichier approuvé par la direction et de celui arrivé à la KVK.
Sources
Questions fréquentes
Puis-je ne conserver qu'un scan des factures ?
La conservation numérique est possible à condition que la comptabilité reste lisible et contrôlable pendant toute la durée ; vérifiez les conditions de conversion.
Les sept ans valent-ils aussi pour l'immobilier ?
Pour les données sur les biens immobiliers et les droits y afférents, la Belastingdienst (administration fiscale néerlandaise) mentionne dix ans.
Puis-je supprimer mes propres archives parce que la KVK en a une copie ?
Non. La KVK ne conserve pas la comptabilité sous-jacente complète et son délai de consultation ne remplace pas votre propre obligation.
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