Wie lange muss ich Jahresabschluss und Buchführung aufbewahren?
Sieben Jahre nach der steuerlichen Aufbewahrungspflicht (Art. 52 AWR). Für Angaben zu Immobilien gelten zehn Jahre wegen der Berichtigungsfrist bei der USt.
Die kurze Antwort
Sieben Jahre nach der steuerlichen Aufbewahrungspflicht (Art. 52 AWR). Für Angaben zu Immobilien gelten zehn Jahre wegen der Berichtigungsfrist bei der USt.
Grundlage: Art. 52 AWR (niederländische Reichsabgabenordnung) i.V.m. Art. 2:10 BW
Welche Frist gilt für Ihr eigenes Archiv?
Die Aufbewahrungspflicht gilt für die gesamte Buchführung: Hauptbuch, Rechnungen, Kontoauszüge und den Jahresabschluss selbst. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, sofern die Daten während der gesamten Frist lesbar und prüfbar bleiben.
Bewahren Sie nicht nur das unterzeichnete PDF auf, sondern auch die zugrunde liegenden Daten, mit denen sich die Beträge nachrechnen lassen. Zu einem Debitorenposten von € 40.000 gehören zum Beispiel die offenen Rechnungen und Zuordnungen; die Gesamtsumme allein sagt nicht, welche Kunden noch zahlen müssen. Artikel 2:10 Abs. 3 BW sieht für Bücher und Unterlagen der juristischen Person sieben Jahre vor. Steuerlich gelten für Grunddaten ebenfalls grundsätzlich sieben Jahre, mit Ausnahmen. Erstellen Sie ein Dateiinventar, damit ein Softwarewechsel keine Belege verschwinden lässt.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist zu laufen?
Neben der steuerlichen Frist kennt das Gesellschaftsrecht eine eigene Aufbewahrungspflicht für die Bücher und Unterlagen der juristischen Person (Art. 2:10 Abs. 3 BW), ebenfalls sieben Jahre.
Die Belastingdienst rechnet nicht immer einfach sieben Jahre ab dem Rechnungsdatum. Eine Angabe kann zunächst über Jahre aktuell bleiben, zum Beispiel ein laufender Vertrag. Danach beginnt die Aufbewahrungsfrist für diese Angabe. Bei Grundstücken und Rechten daran gilt für USt.-Daten eine Frist von zehn Jahren. Für einige Daten im Rahmen der One-Stop-Shop-Regelung gelten ebenfalls abweichende Fristen. Eine Investition in ein Gebäude von € 120.000 erfordert daher eine andere Archivprüfung als ein gewöhnlicher Büro-Kassenbon. Beurteilen Sie die anwendbare Frist je Datenart und dokumentieren Sie die Wahl.
Warum ersetzt die KVK nicht Ihr Archiv?
Die KVK gibt an, dass hinterlegte Jahresabschlüsse derzeit bis zu sieben Jahre rückwirkend angefordert werden können, gerechnet nach ihren Veröffentlichungsregeln. Ihre eigene gesetzliche Archivpflicht bleibt daher eigenständig wichtig.
Die KVK stellt Jahresabschlüsse derzeit bis zu sieben Jahre rückwirkend bereit, gerechnet nach ihren eigenen Regeln ab dem folgenden Kalenderjahr. Dieses öffentliche Register liefert zudem nicht Ihre vollständige Buchführung, Korrekturbuchungen oder Rechnungen. Verlassen Sie sich bei einer Steuerprüfung oder einer Diskussion mit einem Gesellschafter daher auf Ihr eigenes lesbares Archiv. Testen Sie eine zurückgespielte Sicherungskopie: Können Sie die Summen- und Saldenliste, Hauptbuchzeilen und Anlagen ohne die alte Software öffnen? Bewahren Sie auch die tatsächlich festgestellte Fassung und den Nachweis der Hinterlegung auf. Ein Dateiname mit Geschäftsjahr und Status vermeidet Verwechslungen zwischen Entwurf und Endfassung.
Wie richten Sie ein Archiv ein, das in sieben Jahren noch lesbar ist?
Exportieren Sie neben PDFs auch offene Datenformate für Hauptbuch und Summen- und Saldenliste, mit Kontonummern und Daten. Der Ausdruck eines Berichts zeigt zum Beispiel € 30.000 Vorräte, doch ohne Inventur und Buchungszeilen lässt sich dieser Wert später nicht erklären. Bewahren Sie Scans von Eingangsrechnungen mit erkennbarem Dateinamen auf und prüfen Sie, ob eine Sicherungskopie wirklich zurückgespielt werden kann. Geben Sie einem nachfolgenden Geschäftsführer Zugang zum Archiv, ohne dass persönliche Konten eines ausgeschiedenen Mitarbeiters nötig sind. Wiederholen Sie diesen Test bei einem Softwarewechsel und bewahren Sie die verwendete Erläuterung zu den Spalten und der Vorzeichenkonvention auf.
Erstellen Sie eine Übersicht der Daten mit abweichender Frist. Ein 2022 gekauftes Gebäude, das 2026 noch genutzt wird, erfordert steuerlich eine andere Aufbewahrungsaufmerksamkeit als ein gewöhnlicher Reisebeleg von 2022. Halten Sie fest, wann Verträge ihre aktuelle Bedeutung verlieren; erst danach beginnt mitunter die Aufbewahrungsfrist, wie die Belastingdienst erläutert. Löschen Sie Dokumente nicht nur, weil noch eine KVK-Kopie bestellt werden kann. Der öffentliche Jahresabschluss enthält keine vollständige Buchhaltung und kann nach der aktuellen Abruffrist verschwinden. Bewahren Sie auch den Nachweis auf, welche Datei von der Geschäftsführung festgestellt wurde und welche Datei bei der KVK eingegangen ist.
Quellen
Häufige Fragen
Darf ich nur einen Scan der Rechnungen aufbewahren?
Digitale Aufbewahrung ist möglich, sofern die Buchführung während der gesamten Frist lesbar und prüfbar bleibt; prüfen Sie die Umwandlungsvoraussetzungen.
Gelten sieben Jahre auch für Immobilien?
Für Angaben zu Grundstücken und Rechten daran nennt die Belastingdienst (niederländische Steuerverwaltung) zehn Jahre.
Kann ich mein eigenes Archiv löschen, weil die KVK eine Kopie hat?
Nein. Die KVK bewahrt nicht die vollständige zugrunde liegende Buchführung auf, und ihre Abruffrist ersetzt Ihre eigene Pflicht nicht.
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