Hoe lang moet ik mijn jaarrekening en administratie bewaren?
Zeven jaar op grond van de fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR). Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar in verband met de btw-herzieningstermijn.
Het korte antwoord
Zeven jaar op grond van de fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR). Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar in verband met de btw-herzieningstermijn.
Grondslag: art. 52 AWR jo. art. 2:10 BW
Welke termijn geldt voor uw eigen archief?
De bewaarplicht geldt voor de hele administratie: grootboek, facturen, bankafschriften en de jaarrekening zelf. Digitale bewaring is toegestaan, mits de gegevens leesbaar en controleerbaar blijven gedurende de hele termijn.
Bewaar niet alleen de ondertekende pdf, maar ook de onderliggende gegevens waarmee bedragen zijn na te rekenen. Bij een balanspost debiteuren van € 40.000 horen bijvoorbeeld de openstaande facturen en afletteringen; alleen de totaalsom vertelt niet welke klanten nog moeten betalen. Artikel 2:10 lid 3 BW kent voor boeken en bescheiden van de rechtspersoon zeven jaar. Fiscaal geldt voor basisgegevens eveneens in beginsel zeven jaar, met uitzonderingen. Maak een inventaris van bestanden, zodat een softwarewissel geen bewijsstukken laat verdwijnen.
Wanneer begint de bewaartermijn te lopen?
Naast de fiscale termijn kent het vennootschapsrecht een eigen bewaarplicht voor de boeken en bescheiden van de rechtspersoon (art. 2:10 lid 3 BW), eveneens zeven jaar.
De Belastingdienst rekent niet altijd simpelweg zeven jaar vanaf de factuurdatum. Een gegeven kan eerst jarenlang actueel blijven, bijvoorbeeld een lopend contract. Daarna begint de bewaartermijn voor dat gegeven. Bij onroerende zaken en rechten daarop geldt voor btw-gegevens een periode van tien jaar. Voor sommige gegevens binnen de éénloketregeling gelden eveneens afwijkende termijnen. Een investering in een pand van € 120.000 vraagt daarom een andere archiefcontrole dan een gewone kantoorbon. Beoordeel de toepasselijke termijn per gegevenssoort en documenteer de keuze.
Waarom is de KvK geen vervanging voor uw archief?
De KvK geeft aan dat gedeponeerde jaarrekeningen momenteel tot zeven jaar terug kunnen worden opgevraagd, gerekend volgens haar publicatieregels. Uw eigen wettelijke archiefplicht blijft daarom zelfstandig van belang.
De KvK stelt jaarrekeningen momenteel tot zeven jaar terug beschikbaar, gerekend volgens haar eigen regels vanaf het volgende kalenderjaar. Dat publieke register levert bovendien niet uw volledige administratie, correctieboekingen of facturen. Vertrouw voor een belastingcontrole of discussie met een aandeelhouder dus op uw eigen leesbare archief. Test een teruggezette reservekopie: kunt u de saldibalans, grootboekregels en bijlagen zonder oude software openen? Bewaar ook de versie die daadwerkelijk is vastgesteld en het bewijs van deponering. Een bestandsnaam met boekjaar en status voorkomt verwarring tussen concept en definitief.
Hoe richt u een archief in dat over zeven jaar nog leesbaar is?
Exporteer naast pdf's ook open gegevensformaten voor grootboek en saldibalans, met rekeningnummers en datums. Een afdruk van een rapport toont bijvoorbeeld € 30.000 voorraad, maar zonder inventarisatie en boekingsregels kan die waarde later niet worden verklaard. Bewaar scans van inkoopfacturen met een herkenbare bestandsnaam en controleer of een reservekopie werkelijk kan worden teruggezet. Geef een opvolgende bestuurder toegang tot het archief zonder dat persoonlijke accounts van een vertrokken medewerker nodig zijn. Herhaal die test bij een softwarewissel en bewaar de gebruikte uitleg over de kolommen en tekenconventie.
Maak een overzicht van gegevens met een afwijkende termijn. Een pand dat in 2022 is gekocht en in 2026 nog wordt gebruikt, heeft andere fiscale bewaaraandacht dan een gewone reisbon uit 2022. Noteer wanneer contracten hun actuele betekenis verliezen; pas daarna begint soms de bewaartermijn zoals de Belastingdienst uitlegt. Verwijder documenten niet enkel omdat een KvK-kopie nog te bestellen is. De openbare jaarrekening bevat geen volledige boekhouding en kan na de huidige opvraagperiode verdwijnen. Bewaar ook het bewijs welk bestand door het bestuur is vastgesteld en welk bestand bij KvK is aangekomen.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Mag ik alleen een scan van facturen bewaren?
Digitale bewaring kan, mits de administratie gedurende de hele termijn leesbaar en controleerbaar blijft; toets de conversievoorwaarden.
Geldt zeven jaar ook voor vastgoed?
Voor gegevens over onroerende zaken en rechten daarop noemt de Belastingdienst tien jaar.
Kan ik mijn eigen archief verwijderen omdat de KvK een kopie heeft?
Nee. De KvK bewaart geen volledige onderliggende administratie en haar opvraagtermijn vervangt uw eigen plicht niet.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
Uw eerste jaarrekening is gratis, voor elke grootteklasse. Maak een account aan en stel haar op volgens Titel 9 BW2, van saldibalans tot publicatiestukken.
Gratis starten