Welke persoonsgegevens zitten er in een jaarrekeningtraject?
Meer dan men denkt. Lonen en salarissen per functie, pensioenlasten, de rekening-courantverhouding met de DGA, bezoldiging van bestuurders (art. 2:383 BW), leningen aan bestuurders (art. 2:395a lid 5 BW voor micro), en in de aandeelhoudersadministratie de namen van natuurlijke personen. Zodra die gegevens door een dienstverlener worden verwerkt, is er sprake van verwerking in de zin van de AVG en is een verwerkersovereenkomst vereist (art. 28 AVG).
Drie vragen die u aan elke AI-leverancier moet stellen
Ten eerste: waar worden de primaire data en AI-verzoeken verwerkt en opgeslagen? Onze primaire database staat in de EU; noodzakelijke AI-data kan via Anthropic buiten de EER worden verwerkt onder de beschreven contractuele waarborgen.
Ten tweede: wordt mijn data gebruikt voor het trainen van modellen? De commerciële Anthropic API gebruikt invoer en uitvoer standaard niet voor modeltraining; de toepasselijke afspraken staan in onze privacydocumenten.
Ten derde: worden gegevens gedeeld met subverwerkers, en welke? De betrokken infrastructuur- en AI-leveranciers worden in de privacyverklaring en verwerkersovereenkomst beschreven, zodat u de verwerkingsketen kunt beoordelen.
Wat u zelf moet regelen
Als verwerkingsverantwoordelijke bent u degene die de verwerkersovereenkomst sluit, uw verwerkingsregister bijwerkt (art. 30 AVG) en beoordeelt of de bewaartermijnen kloppen. Voor de jaarrekening zelf geldt bovendien de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (art. 52 AWR) — die staat los van de AVG en gaat in de meeste gevallen vóór op een verwijderverzoek voor administratieve gegevens.
Van saldibalans naar deponering in vier stappen
1. Saldibalans inlezen
De AI herkent de structuur van uw export uit Exact, Twinfield, AFAS, Visma, SnelStart of een ander pakket en controleert of de balans in evenwicht is.
2. Mapping voorstellen
Elke rekening krijgt een voorgestelde RGS-code en wettelijke post; twijfelgevallen worden apart voorgelegd in plaats van stilzwijgend gekoppeld.
3. Genereren
Balans, W&V, toelichting en — waar verplicht — het bestuursverslag worden opgesteld, met bedragen die gekoppeld blijven aan de bron.
4. Beoordelen & exporteren
U beoordeelt de beslispunten en exporteert een PDF plus een SBR/XBRL-bestand dat vóór deponering tegen de toepasselijke Nederlandse Taxonomie moet worden gevalideerd.
Veelgestelde vragen
Heb ik een verwerkersovereenkomst nodig met mijn jaarrekeningsoftware?
Ja, als er persoonsgegevens worden verwerkt — en dat is bij een jaarrekeningtraject vrijwel altijd het geval (salarissen, bestuurdersbezoldiging, DGA-gegevens). Art. 28 AVG schrijft die overeenkomst voor.
Wordt mijn data gebruikt om AI-modellen te trainen?
Bij Jaarrekening.io niet; dat is contractueel uitgesloten in de verwerkersovereenkomst. Data blijft per klant geïsoleerd en wordt binnen de EU verwerkt.
Hoe lang moet ik mijn jaarrekening bewaren?
De fiscale bewaarplicht bedraagt zeven jaar (art. 52 AWR); voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. Gedeponeerde jaarrekeningen blijven daarnaast openbaar raadpleegbaar bij de KvK.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
Maak gratis een account aan en stel uw jaarrekening op conform Titel 9 BW2 — van saldibalans tot controleerbare publicatiestukken.
Gratis starten →