IA & confidentialité

Mettre des données financières dans l'IA : est-ce permis par le RGPD ?

Les chiffres d'une entreprise ne sont pas toujours des données personnelles, mais une comptabilité en contient presque toujours. Ce que le RGPD exige quand vous utilisez l'IA pour la comptabilité et les comptes annuels, et ce que vous réglez vous-même.

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✓ Premiers comptes annuels gratuits ✓ Des micro-entités aux grandes entités ✓ Dutch GAAP : titre 9 du livre 2 BW ✓ Base de données principale dans l’UE

La réponse courte

Oui, si vous respectez le RGPD. Les chiffres d'une BV ne sont généralement pas des données personnelles, mais les salaires, le compte courant avec le DGA et la comptabilité d'une entreprise individuelle le sont. Utilisez pour cela un service d'IA professionnel avec contrat de sous-traitance, n'envoyez pas plus que nécessaire et sachez où les données sont traitées. Elles n'ont pas leur place dans un compte de chat personnel.

Mis à jour le 30 octobre 2026

Données clés

Données personnelles	Tout ce qui concerne une personne identifiable (art. 4, point 1 RGPD)
Accord avec le service d'IA	Un contrat de sous-traitance si le service traite pour votre compte (art. 28, par. 3 RGPD)
Le moins possible	Seulement les données nécessaires (art. 5, par. 1, point c RGPD)
Hors EEE	De façon structurelle avec une décision d'adéquation ou des garanties appropriées ; en outre des exceptions limitées (art. 44 et 49 RGPD)
Conservation	La comptabilité sept ans (art. 2:10, al. 3 BW, art. 52, al. 4 AWR)

Quelles données financières sont des données personnelles

Le RGPD protège les personnes physiques, pas les BV. Le chiffre d'affaires ou le total du bilan d'une personne morale n'en relève donc pas. Pourtant, une comptabilité contient presque toujours des données sur des personnes identifiables (art. 4, point 1 RGPD) :

le salaire et les charges de retraite du dirigeant-actionnaire majoritaire et, dans une petite entreprise, des charges de personnel attribuables à un seul salarié ;
le compte courant avec le DGA, les prêts aux dirigeants et leur rémunération. Une personne morale moyenne ou grande indique la rémunération des dirigeants globalement dans l'annexe, mais peut omettre cette mention si elle est attribuable à une seule personne physique (art. 2:383, al. 1 BW) ; une petite en est dispensée (art. 2:396, al. 5 BW) et une micro-entité n'a pas d'annexe (art. 2:395a, al. 6 BW) ;
des noms dans la comptabilité clients et fournisseurs lorsque le client ou le fournisseur est une entreprise individuelle ;
des opérations bancaires avec des noms de contreparties et des factures d'achat avec des adresses ;
pour une entreprise individuelle ou une vof : toute la comptabilité, car elle concerne l'entrepreneur lui-même.

Les données de paie exigent un soin particulier. Un numéro de service citoyen (BSN) ne peut être utilisé que dans les cas où la loi le permet (art. 46, al. 1 UAVG, la loi néerlandaise de mise en œuvre du RGPD), et les données sur une maladie concernent la santé, une catégorie particulière (art. 9, par. 1 RGPD). De telles données n'ont pas leur place dans un service d'IA que vous utilisez pour du texte ou des explications.

Compte de chat personnel ou service professionnel

La différence ne tient pas au modèle, mais aux accords. Si vous faites traiter des données personnelles par un service qui le fait pour votre compte, vous concluez un contrat de sous-traitance au contenu prescrit par l'art. 28, par. 3 RGPD : traitement uniquement sur vos instructions, confidentialité, sécurité, sous-traitants ultérieurs seulement avec votre accord, et suppression ou restitution à la fin.

Avec un compte gratuit ou personnel d'un service de chat, un tel contrat fait généralement défaut. Vous acceptez alors des conditions pour particuliers, et les paramètres du fournisseur déterminent si vos saisies servent à améliorer des modèles. Les abonnements professionnels et l'accès à l'API prévoient plus souvent un contrat de sous-traitance. Lisez vous-même les conditions du fournisseur et consignez quels services votre organisation peut utiliser.

Si un collaborateur a collé des données de paie dans un service de chat sans de tels accords, vérifiez s'il s'agit d'une violation de données. Si un risque pour les personnes concernées n'est pas improbable, vous la notifiez sous 72 heures à l'autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens) (art. 33, par. 1 RGPD).

Cinq règles pour l'IA en comptabilité et comptes annuels

N'envoyez que ce qui est nécessaire (art. 5, par. 1, point c RGPD). Pour une note sur les immobilisations corporelles, un modèle n'a pas besoin des noms des salariés.
Choisissez un service avec contrat de sous-traitance et regardez quels sous-traitants ultérieurs il mobilise.
Sachez où vont les données. Pour un transfert structurel hors EEE, il faut une décision d'adéquation (art. 45, par. 1 RGPD) ou des garanties appropriées, comme les clauses contractuelles types de la Commission européenne (art. 46, par. 2, point c RGPD). L'art. 49 RGPD prévoit en outre des exceptions limitées pour des situations spécifiques ; vous n'y fondez pas une pratique permanente.
Ne laissez pas l'IA décider. Une proposition que vous vérifiez n'est pas une décision automatisée ; un résultat qui affecte significativement quelqu'un sans intervention humaine peut en être une (art. 22, par. 1 RGPD).
Consignez-le dans votre registre des activités de traitement (art. 30, par. 1 RGPD) : quel service d'IA, dans quel but et avec quelles données.

Ce que Jaarrekening.io envoie à l'IA

Jaarrekening.io utilise des modèles de langage d'Anthropic via l'API commerciale, pour des fonctions que vous lancez vous-même. Pour chaque fonction, seul ce dont elle a besoin est transmis :

Fonction	Ce qui va à Anthropic
Affectation de comptes sans code RGS ni choix antérieur	Numéro de compte, nom du compte et solde de ces comptes
Balance générale, relevé des mouvements ou comptes annuels de l'exercice précédent en PDF	Le document que vous téléversez
Projets d'annexe et de rapport de gestion	Les chiffres arrêtés, vos réponses confirmées et des données sur la personne morale
Contrôle par l'IA, contrôle des chiffres et du style	Le texte de la partie et les chiffres arrêtés
Proposition d'écriture pour une opération bancaire	Libellé, contrepartie et montant, avec jusqu'à quarante opérations bancaires déjà traitées comme exemples ; ce que l'application considère comme salaire reste en dehors
Faire lire une facture d'achat ou un justificatif	Le document, avec les données imprimées du fournisseur et du client
Rechercher une entreprise lors de la création d'une personne morale	La requête, pour interroger des sources publiques sur des données que la source du registre du commerce utilisée ne fournit pas, comme les dirigeants ; vous confirmez ce qui a été trouvé

La comptabilité de paie elle-même, avec données des salariés, bulletins de salaire et numéros de service citoyen, ne va pas à Anthropic. Anthropic n'utilise par défaut ni les entrées ni les sorties de l'API pour l'entraînement de modèles et les supprime sous 30 jours selon la durée de conservation standard de l'API, sauf exceptions de sécurité, légales ou convenues séparément. Les requêtes peuvent être traitées dans plusieurs régions et, par défaut, Anthropic les conserve aux États-Unis ; ce transfert repose sur les clauses contractuelles types ou le EU-US Data Privacy Framework. La base de données principale de l'application se trouve dans l'UE.

Pour votre comptabilité, vous êtes responsable du traitement et Jaarrekening.io est sous-traitant ; le contrat de sous-traitance s'applique à cela. Tous les sous-traitants ultérieurs figurent sur Sécurité & confidentialité, le reste dans la déclaration de confidentialité. Ce qu'une fonction d'IA propose est un projet que vous vérifiez et confirmez vous-même ; le contenu des comptes annuels reste sous la responsabilité de la direction (art. 2:362, al. 1 BW).

Règlement sur l'IA et obligation de conservation

Le règlement européen sur l'IA (Règlement (UE) 2024/1689) fixe des règles pour les systèmes d'IA eux-mêmes. Pour les données personnelles que vous mettez dans un tel système, le RGPD continue de s'appliquer ; le règlement n'y porte pas atteinte.

Outre le RGPD s'applique l'obligation de conservation : vous conservez la comptabilité sept ans (art. 2:10, al. 3 BW, art. 52, al. 4 AWR). Une demande de suppression ne prime pas simplement sur elle. Exportez votre comptabilité avant de résilier un service ; voir aussi combien de temps conserver les comptes annuels ?. Une liste de contrôle de la sécurité des logiciels de comptes annuels en général, de l'hébergement à la vérification en deux étapes, se trouve sous logiciel de comptes annuels et RGPD.

Sources

Mention juridique : ces informations sont de nature générale et ne remplacent ni un conseil fiscal ou juridique ni un contrôle par un expert-comptable. L'exactitude et l'exhaustivité du contenu des comptes annuels restent sous la responsabilité de la direction.

Questions fréquentes

Puis-je mettre ma balance générale dans ChatGPT ?

Si elle contient des données personnelles, comme le salaire du DGA ou le compte courant avec le DGA, seulement auprès d'un service avec lequel votre entreprise a un contrat de sous-traitance. Retirez sinon d'abord ces données. Les chiffres d'une BV sans données identifiables ne relèvent pas du RGPD, mais restent confidentiels.

Ai-je besoin d'un contrat de sous-traitance avec un service d'IA ?

Oui, si le service traite des données personnelles pour votre compte (art. 28, par. 3 RGPD). En comptabilité et pour les comptes annuels, c'est presque toujours le cas, ne serait-ce que par les noms des dirigeants et des contreparties.

Jaarrekening.io entraîne-t-il des modèles d'IA avec mes données ?

Non. L'application utilise l'API commerciale d'Anthropic, qui n'utilise par défaut ni les entrées ni les sorties pour l'entraînement de modèles et les supprime sous 30 jours, sauf les exceptions prévues dans la déclaration de confidentialité.

Mes données sont-elles traitées en dehors de l'UE ?

La base de données principale se trouve dans l'UE. Pour une fonction d'IA, les données nécessaires peuvent être traitées en dehors de l'UE, car Anthropic traite dans plusieurs régions et stocke par défaut aux États-Unis. Cela se fait au titre des clauses contractuelles types ou du EU-US Data Privacy Framework.

Ma comptabilité de paie va-t-elle à l'IA ?

Pas dans Jaarrekening.io. Les données des salariés, bulletins de salaire et numéros de service citoyen (BSN) ne vont pas à Anthropic. Pour une proposition d'écriture, les opérations bancaires que l'application considère comme des salaires d'après le compte, le libellé ou la contrepartie restent aussi en dehors, même comme exemples.

Vous établissez des comptes annuels néerlandais ?

Vos premiers comptes annuels sont gratuits, quelle que soit la catégorie de taille. Créez un compte et établissez les comptes annuels néerlandais de votre société immatriculée aux Pays-Bas selon le titre 9 du livre 2 du Code civil néerlandais (BW).

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